🔓 Zugriffsebene in Planday: Administrator, Dienstplanmanager

🌐 Paket: Alle
ℹ️ Wichtig: Lernen Sie den Dienstplan kennen
⏱️ Lesezeit: 5 Minuten

✅ Erforderliche Schritte: Aufgaben zum Einstieg in Planday, Schichten verschieben, kopieren und genehmigen

Schichten im Planday-Web erstellen

1. Gehen Sie zum Dienstplan. Stellen Sie sicher, dass Sie in der Dropdown-Liste oben links die korrekte Abteilung ausgewählt haben.

2. Ob in der Mitarbeiter-, Gruppen- oder Positionen-Ansicht (in den Beispielen in diesem Artikel wird die Mitarbeiter-Ansicht betrachtet) – Zum Erstellen einer Schicht gehen Sie mit dem Mauszeiger zur gewünschten Stelle im Dienstplan und klicken auf das blaue Plus-Symbol.

3. Ein Bearbeitungsfenster öffnet sich. In diesem können Sie verschiedene Einstellungen rund um die Schicht vornehmen:

Zeit: Geben Sie eine Start- und Endzeit für die Schicht an.
Vergeben an: Weisen Sie die Schicht einem bestimmten Mitarbeiter zu, oder wählen Sie optional Offene Schicht, falls Sie die Schicht bewusst nicht zuteilen möchten. Siehe auch: Wie Planday Mitarbeiter für Schichten vorschlägt.
Gruppe oder Position: Wählen Sie in der Dropdown-Liste eine Personalgruppe oder eine bestimmte Position aus, zu welcher diese Schicht zugeordnet sein soll.
Schichtart: Erstellen Sie eine gewöhnliche Schicht, lassen Sie die Auswahl auf Normal. Möchten Sie eine bestimmte Schichtart anwenden, wählen Sie die gewünschte aus der Dropdown-Liste.
Dauer & Pausen: Oben rechts werden Ihnen Schichtdauer und Pausen angezeigt. Pausen können Sie unten im Modul bearbeiten.
Schicht für die Lohnabrechnung genehmigen: Genehmigen Sie die Schicht für die Lohnabrechnung (nur für vergangene Schichten möglich).
Mitarbeiter benachrichtigen: Wählen Sie das Feld Nachricht, damit der Mitarbeiter mit Erstellung der Schicht automatisch eine Planday-Nachricht erhält.

4. Bestätigen Sie zum Schluss über Erstellen, sodass die fertige Schicht im Dienstplan erscheint.

Erfahren Sie mehr im Artikel Schichten verschieben, kopieren, löschen und genehmigen.

Zusätzliche Optionen beim Erstellen einer Schicht im Planday-Web

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Kommunikation: Optional können Sie eine Beschreibung oder Hinweise hinzufügen, die auch für den Mitarbeiter sichtbar sind.
Pause: Verwalten Sie hier die Pausen der Schicht. Erfahren Sie mehr in den Artikeln zu Pausen.
Lohn: Optional können Sie für eine einzelne Schicht pro Stunde oder pro Schicht einen Lohn eingeben, der Ihre standardmäßigen Lohneinstellungen überschreibt.
Lohnzuschläge: Aus der Dropdown-Liste können Sie optional einen manuellen Lohnzuschlag wählen, der für diese Schicht gelten soll.
Fähigkeiten: Wenn Sie mit dieser Funktion arbeiten, können Sie direkt in der Schicht Fähigkeiten zuweisen, die Mitarbeiter haben müssen, um sie zu übernehmen.
Administratorhinweis: Wenn diese Option in Ihrem Planday-Portal aktiviert ist, können Sie eine Notiz hinzufügen, die nur für diejenigen Mitarbeiter sichtbar ist, die Dienstpläne erstellen dürfen.
Kopien: Wählen Sie, ob eine bestimmte Anzahl von Kopien dieser Schicht erstellt werden soll. Diese erscheinen am gleichen Tag im Dienstplan und können von Ihnen bearbeitet werden.
Schichtentwürfe: Mit Schichtentwürfen können Sie Schichten erstellen, ohne diese für Ihre Mitarbeiter zu veröffentlichen. Erfahren Sie mehr im Artikel So nutzen Sie Schichtentwürfe.

Warum erscheint eine Personalgruppe nicht?

In der Regel ist der Grund, dass ein Admin/Manager in der Gruppen-Ansicht des Dienstplans die Personalgruppe ausgeblendet hat. Diese Einstellung wirkt sich auf alle Dienstplanansichten und Benutzer mit Zugriff auf den Dienstplan aus.

Prüfen Sie dies im Dienstplan > Gruppen-Ansicht > Gruppen verwalten. Hier können Sie über Klicken auf die Symbole Personalgruppen ein- bzw. ausblenden.
💡 Diese Einstellung gilt für jede Dienstplan-Ansicht und jeden Admin/Manager mit Zugriff.

Schichten im Planday-Web bearbeiten

Klicken Sie dazu einfach auf die zu bearbeitende Schicht, nehmen Sie Änderungen vor und bestätigen Sie über Speichern.

Je nachdem, in welcher Ansicht des Dienstplans Sie sich befinden, können Sie auch schnelle Bearbeitungsaktionen durchführen: Bewegen Sie Ihren Mauszeiger an der Schicht über die Schichtzeit, die Personalgruppe, die Position bzw. den Mitarbeiternamen und klicken Sie, um direkt Änderungen vorzunehmen.

💡 Sie können alle Änderungen an einer Schicht auf der Registerkarte „Verlauf“ einsehen oder unter Dienstplan > Tools > Dienstplanhistorie alle Änderungen anzeigen.

Mehrere Schichten im Planday-Web bearbeiten

Wählen Sie über die Kästchen mehrere Schichten an und klicken Sie in der Bearbeitungsleiste unten auf das Stift-Symbol ✏️ Schichten bearbeiten.

Im Bearbeitungsfenster können Sie Änderungen an der Zeit, der Schichtart und dem Kommentar vornehmen. Die Änderungen werden auf alle ausgewählten Schichten gleich angewandt.

Schichten in der Planday-App erstellen

💡 Im Beispiel wird die Android-Version dargestellt. Als iOS-Nutzer werden Sie kleine Unterschiede im Design bemerken, die Funktionalität ist jedoch gleich.

Tippen Sie in der Menüleiste auf Dienstplan und stellen Sie sicher, die richtige Abteilung angewählt zu haben. Tippen Sie daraufhin an der gewünschten Stelle im Dienstplan auf ein blaues Plus.

Beim Erstellen der Schicht finden Sie nahezu alle Optionen vor, die es auch in der Browser-Version gibt.

Sind alle Details eingetragen, bestätigen Sie Häkchen-Symbol ✔️ (Android) bzw. Speichern (iOS) oben rechts, sodass die fertige Schicht im Dienstplan erscheint.

Schichten zuweisen (wenn Sie in der App die Ansicht Gruppen oder Positionen verwenden)

Unter Zugewiesen an können Sie:

Offene Schicht (Standard) beibehalten oder
auf das Dropdown-Menü tippen, um einen verfügbaren Mitarbeiter auszuwählen.

Beim Zuweisen von Mitarbeitern werden folgende Informationen angezeigt:

Mitarbeiter, die für die Schicht verfügbar sind.
Mitarbeiter, die aufgrund von Verstößen gegen Arbeitszeitregeln, widersprüchlicher Verfügbarkeit oder sich überschneidender Schichten nicht verfügbar sind.

Sie können Schichten auch dann zuweisen, wenn dadurch gegen eine Regel verstoßen wird. In diesem Fall wird jedoch ein Warnhinweis angezeigt, der erklärt, welche Regel betroffen ist. Tippen Sie auf den Warnhinweis, um weitere Informationen zur jeweiligen Regel zu erhalten.

Sobald Sie die Schicht veröffentlichen möchten, können Sie unten auf der Seite auswählen, wie der Mitarbeiter benachrichtigt werden soll:

Planday Inbox-Nachricht (kostenlos)
SMS (es können Standardgebühren anfallen)
Beides

Weitere Optionen beim Erstellen von Schichten in der App

Unter Weitere Optionen können Sie:

die Mitarbeitergruppe oder Position für die Schicht festlegen.
den Schichttyp auswählen.
eine manuelle Pause hinzufügen oder eine Vorschau der Pausenregel anzeigen, die angewendet wird.
unter Schichtnotiz einen Kommentar für den Mitarbeiter hinzufügen (dieser ist auf der Schicht sichtbar).
die Schicht als Entwurf speichern.
festlegen, wie der Mitarbeiter benachrichtigt werden soll, wenn die Schicht veröffentlicht, aktualisiert oder gelöscht wird. Benachrichtigungsoptionen: Planday Inbox-Nachricht (kostenlos), SMS (es können Standardgebühren anfallen) oder beides.

Tipp:

Verwenden Sie Offene Schichten, damit Mitarbeiter verfügbare Schichten direkt in der App übernehmen können – ideal für Teams mit flexiblen Arbeitszeiten.
Weitere Informationen finden Sie im Artikel Schichten verschieben, kopieren, löschen und genehmigen.

Schichten in der Planday-App bearbeiten

Tippen Sie kurz auf die Schicht, nehmen Sie in der Ansicht Schicht bearbeiten Ihre Änderungen vor und bestätigen Sie diese über das Häkchen-Symbol ✔️ (Android) bzw. Speichern (iOS) oben rechts.

Hinweis: Wenn Sie die Startzeit einer Schicht in der Planday-App ändern, verschiebt sich die Endzeit um denselben Zeitraum, damit die Schichtdauer gleich bleibt. Wenn Sie eine andere Endzeit festlegen möchten, passen Sie diese bitte manuell an, nachdem Sie die Startzeit angepasst haben.

Erfahren Sie mehr im Artikel Schichten verschieben, kopieren, löschen und genehmigen

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