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Schichten erstellen und bearbeiten
Schichten erstellen und bearbeiten

Lernen Sie, wie Sie in der Web-Version oder in der Planday App Schichten erstellen können.

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Verfasst von Anton E
Vor über einer Woche aktualisiert

🎯 Für Admins. Lernen Sie hier die Struktur Planday’s kennen. Machen Sie sich hier mit dem Dienstplan vertraut.


💡 Gehen Sie hier direkt zum Artikel Schichten verschieben, kopieren, löschen und genehmigen.


Schichten erstellen

Gehen Sie zum Dienstplan. Stellen Sie sicher, dass Sie in der Dropdown-Liste oben links die korrekte Abteilung ausgewählt haben.

Ob in der Mitarbeiter-, Gruppen- oder Positionen-Ansicht (in den Beispielen in diesem Artikel wird die Mitarbeiter-Ansicht betrachtet) – Zum Erstellen einer Schicht gehen Sie mit dem Mauszeiger zur gewünschten Stelle im Dienstplan und klicken auf das blaue Plus-Symbol.

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Ein Bearbeitungsfenster öffnet sich. In diesem können Sie verschiedene Einstellungen rund um die Schicht vornehmen:

Klicken Sie hier, um Details zu den Einstellungen einer Schicht zu sehen

Zeit: Geben Sie eine Start- und Endzeit für die Schicht an.

Vergeben an: Weisen Sie die Schicht einem bestimmten Mitarbeiter zu, oder wählen Sie optional Offene Schicht, falls Sie die Schicht bewusst nicht zuteilen möchten.

Gruppe oder Position: Wählen Sie in der Dropdown-Liste eine Personalgruppe oder eine bestimmte Position aus, zu welcher diese Schicht zugeordnet sein soll.
💡 Für Mitarbeiter können nur Personalgruppen ausgewählt werden, denen sie zugewiesen sind.

Schichtart: Erstellen Sie eine gewöhnliche Schicht, lassen Sie die Auswahl auf Normal. Möchten Sie eine bestimmte Schichtart anwenden, wählen Sie die gewünschte aus der Dropdown-Liste.

Dauer & Pausen: Oben rechts werden Ihnen Schichtdauer und Pausen angezeigt. Pausen können Sie unten im Modul bearbeiten.

Schicht für die Lohnabrechnung genehmigen: Wählen Sie diese Option, um die Schicht zu genehmigen und für die Lohnabrechnung freizugeben.
Schichten, die mehr als 14 Tage in der Zukunft liegen, können noch nicht genehmigt werden.

Mitarbeiter benachrichtigen: Wählen Sie das Feld Nachricht, damit der Mitarbeiter mit Erstellung der Schicht automatisch eine Planday-Nachricht erhält.

Kommunikation: Optional können Sie eine Beschreibung oder Hinweise hinzufügen, die auch für den Mitarbeiter sichtbar sind.

Der Kommentar kann eine max. Länge von 250 Zeichen inkl. Leerzeichen haben.

Pause: Verwalten Sie hier die Pausen der Schicht. Erfahren Sie mehr in den Artikeln zu Pausen.

Lohn: Optional können Sie für eine einzelne Schicht pro Stunde oder pro Schicht einen Lohn eingeben, der Ihre standardmäßigen Lohneinstellungen überschreibt.

Lohnzuschläge: Aus der Dropdown-Liste können Sie optional einen manuellen Lohnzuschlag wählen, der für diese Schicht gelten soll.

Fähigkeiten: Wenn Sie mit dieser Funktion arbeiten, können Sie direkt in der Schicht Fähigkeiten zuweisen, die Mitarbeiter haben müssen, um sie zu übernehmen.

Kopien: Wählen Sie, ob eine bestimmte Anzahl von Kopien dieser Schicht erstellt werden soll. Diese erscheinen am gleichen Tag im Dienstplan und können von Ihnen bearbeitet werden.


Bestätigen Sie zum Schluss über Erstellen, sodass die fertige Schicht im Dienstplan erscheint.

Erfahren Sie mehr im Artikel Schichten verschieben, kopieren, löschen und genehmigen.

Warum erscheint eine Personalgruppe nicht?

In der Regel ist der Grund, dass ein Admin/Manager in der Gruppen-Ansicht des Dienstplans die Personalgruppe ausgeblendet hat. Prüfen Sie dies im Dienstplan > Gruppen-Ansicht > Gruppen verwalten. Hier können Sie über Klicken auf die Symbole Personalgruppen ein- bzw. ausblenden.
💡 Diese Einstellung gilt für jede Dienstplan-Ansicht und jeden Admin/Manager mit Zugriff.

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Hat ein Mitarbeiter gearbeitet, aber Sie hatten keine Schicht dafür erstellt? In diesem Fall können Sie einfach rückwirkend eine Schicht mit den gearbeiteten Stunden erstellen.


​ Schichten in der Planday App erstellen

💡 Im Beispiel wird die Android-Version dargestellt. Als iOS-Nutzer werden Sie kleine Unterschiede im Design bemerken, die Funktionalität ist jedoch gleich.

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Tippen Sie in der Menüleiste auf Dienstplan und stellen Sie sicher, die richtige Abteilung angewählt zu haben. Tippen Sie daraufhin an der gewünschten Stelle im Dienstplan auf ein blaues Plus.

Beim Erstellen der Schicht finden Sie nahezu alle Optionen vor, die es auch in der Browser-Version gibt. Die Start- und Endzeit der Schicht können Sie Als Zeitblock Speichern, um sie auf diesem Gerät als Vorlage zur Verfügung zu haben.

Sind alle Details eingetragen, bestätigen Sie Häkchen-Symbol ✔️ (Android) bzw. Speichern (iOS) oben rechts, sodass die fertige Schicht im Dienstplan erscheint.

Erfahren Sie mehr im Artikel Schichten verschieben, kopieren, löschen und genehmigen.


Schichten bearbeiten

Klicken Sie dazu einfach auf die zu bearbeitende Schicht, nehmen Sie Änderungen vor und bestätigen Sie über Speichern.

Je nachdem, in welcher Ansicht des Dienstplans Sie sich befinden, können Sie auch schnelle Bearbeitungsaktionen durchführen: Bewegen Sie Ihren Mauszeiger an der Schicht über die Schichtzeit, die Personalgruppe, die Position bzw. den Mitarbeiternamen und klicken Sie, um direkt Änderungen vorzunehmen.

💡 In der Schicht können Sie unter Verlauf sehen, wer wann Änderungen vorgenommen hat.

Mehrere Schichten bearbeiten

Wählen Sie über die Kästchen mehrere Schichten an und klicken Sie in der Bearbeitungsleiste unten auf das Stift-Symbol ✏️ Schichten bearbeiten.

Im Bearbeitungsfenster können Sie Änderungen an der Zeit, der Schichtart und dem Kommentar vornehmen. Die Änderungen werden auf alle ausgewählten Schichten gleich angewandt.

Schichten in der Planday App bearbeiten

Tippen Sie kurz auf die Schicht, nehmen Sie in der Ansicht Schicht bearbeiten Ihre Änderungen vor und bestätigen Sie über das Häkchen-Symbol ✔️ (Android) bzw. Speichern (iOS) oben rechts.


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