Was ist der Dienstplan?

Der Dienstplan bildet das zentrale Element Ihres Planday-Portals und ist essenziell für das tägliche Management Ihres Betriebs. Dieser Artikel bietet Ihnen eine Übersicht über die Funktionen des Dienstplans in der Browser-Version. Um zum Dienstplan zu gelangen, klicken Sie in der Menüleiste am oberen Bildschirmrand auf Dienstplan.

💡 Viele der in diesem Artikel beschriebenen Funktionen sind auch unterwegs in der Planday-App verfügbar.

Wählen Sie die passende Ansicht Ihres Dienstplans aus

Im oberen linken Bereich des Dienstplans können Sie:

Abteilung wählen: Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die gewünschte Abteilung.
Ansicht anpassen: Entscheiden Sie sich zwischen Mitarbeiter-, Gruppen- oder Positionsansicht.
Zeitraum festlegen: Anzeigen nach Tag, Woche, 2 Wochen oder Monat. Mit den Pfeilen wechseln Sie zwischen Zeiträumen oder springen direkt zu einem Datum.

Klicken Sie auf Heute, um zum aktuellen Datum zurückzukehren. Im oberen linken Bereich Ihres Dienstplans können Sie entscheiden, in welcher Ansicht Ihr Dienstplan dargestellt werden soll. Stellen Sie verschiedene Filter ein, wählen Sie die zu betrachtende Abteilung oder den Zeitraum oder sortieren Sie nach Mitarbeitern, Gruppen oder Positionen.

Einstellungen, Vorlagen, Tools und Filter

In der oberen rechten Ecke finden Sie zusätzliche Einstellungen (für die Dienstplanansicht), Vorlagen, Tools und Filter.

1. Ansichtseinstellungen (Einstellungen)
Hier können Sie zusätzliche Informationen wie Mitarbeiter- und Gehaltsdaten, Umsätze, Schichtdetails sowie Funktionen zur Verfügbarkeit und Feiertagsverwaltung aktivieren. Nutzer des Pro- oder Enterprise-Plans können außerdem anzeigen, welche Data-Centre Formeln verfügbar sind.

2. Vorlagen
Erstellen, bearbeiten oder speichern Sie Vorlagen. Nutzen Sie die Vorlagenfunktion, oder kopieren Sie den aktuellen Wochenplan, um diesen auch für die nächste Woche einzusetzen.

3. Tools
Das Dropdown-Menü Tools bietet wichtige Funktionen für die Verwaltung von Dienstplänen, darunter:

Mehrere Schichten genehmigen - Wählen und genehmigen Sie mehrere Schichten gleichzeitig.
Woche löschen - Löschen Sie alle Schichten der aktuellen Woche.
Diese Ansicht exportieren (CSV oder PDF) - Exportieren Sie den Dienstplan als CSV-Datei oder PDF zum Drucken.
Zeitraum ausblenden/anzeigen - Steuern Sie die Sichtbarkeit von Schichten für Mitarbeitende, indem Sie Tage als verborgen markieren.
Berichte zu Arbeitszeitregeln - Laden Sie einen Bericht herunter, um mögliche Verstöße gegen Arbeitszeitregelungen zu überprüfen.
Arbeitsstunden laut Vertrag (Ab dem Plus Paket) - Sehen Sie einen Bericht über die wöchentlich, monatlich oder jährlich vertraglich vereinbarten Stunden ein.
Dienstplanhistorie - Greifen Sie auf ein Protokoll aller Aktivitäten im Dienstplan zu, einschließlich Änderungen oder Löschungen von Schichten.
Schichtübersicht - Mit den Dienstplanfiltern können Sie gezielt bestimmte Schichten, Kollegen oder Gruppen in Ihrem Dienstplan identifizieren.
4. Filter -Filtern Sie nach spezifischen Schichten, Mitarbeitern oder Gruppen, um den Überblick zu behalten.

Erkennen Sie den Status Ihrer Schichten

💡 Eine detaillierte Übersicht zum Thema Schichten finden Sie im Artikel Schichten erstellen und bearbeiten.

Im Zentrum Ihres Dienstplans finden Sie Ihre Schichten vor. Eine normale Schicht erscheint mit dem Namen des Mitarbeiters und der Schichtzeit, durch Klicken auf die Schicht, sehen Sie weitere Informationen und können die Schicht bearbeiten.
Schichten können mit unterschiedlichen (farblichen) Markierungen erscheinen, die eine mit der Schicht zusammenhängende Information vermitteln. Im Folgenden werden sechs geläufige Beispiele erklärt:

🔴 Offene Schicht (im obigen Screenshot Nr. 1.): Schichten in komplett roter Farbe sind Offene Schichten. Haben Sie eine Schicht zu besetzen, wissen jedoch noch nicht, welcher Mitarbeiter sie übernehmen kann, können Sie sie als Offene Schicht erstellen. Mitarbeitern werden diese angezeigt, sodass sie die Übernahme anfragen können.

🔴 Offene Schicht, angefragt (Nr. 2.): Hat ein Mitarbeiter die Übernahme einer Offenen Schicht angefragt, wird Ihnen das u. A. direkt in der Schicht mit der Bemerkung Schichtanfrageangezeigt.

🟡 Schichtabgabe (Nr. 3.): Mitarbeiter können z. B. bei Krankheit oder Unpässlichkeit versuchen, ihnen zugeteilte Schichten zu tauschen, zu übergeben oder abzugeben. In Fall einer Schichtabgabe wird Ihnen die Schicht im Dienstplan als gelb markiert angezeigt.

🟢 Genehmigte Schicht (Nr. 4.): Schichten in grüner Farbe sind von Ihnen oder einem Manager genehmigt worden und somit für die Lohnabrechnung freigegeben. So erhalten Sie im Umkehrschluss direkt eine Übersicht, welche Schichten noch zur Genehmigung ausstehen.

🖍 Schicht mit besonderer Schichtart (Nr. 5.): Sie können Schichtarten nutzen, um Abwesenheit durch Krankheit, Probeschichten, Schichten bei Hitze oder andere außergewöhnliche Umstände zu vermerken. Ist eine Schicht mit einer Schichtart markiert, wird die betroffene Schicht im Dienstplan mit einem farblichen Streifen am Rand versehen und der Name der Schichtart angezeigt (im Beispiel: Probearbeit).
Erfahren Sie mehr im Artikel Schichtarten erstellen und benutzen.

⏱ Schicht mit Stempelzeiten (Nr. 6.): Nutzen Sie in Ihrem Betrieb die Stempeluhr, sehen Sie die Stempelzeiten Ihrer Mitarbeiter in der Schicht. Im Beispiel hat sich Jürgen Krause um 15:15 Uhr eingestempelt, aber noch nicht ausgestempelt.
Erfahren Sie mehr im Artikel Richten Sie Ihre Stempeluhr ein.

Tagesaktionen und Tägliche Übersicht

Im Bereich über den einzelnen Tagen haben Sie verschiedene Optionen: Klicken Sie auf das Datum, um zur Tagesansicht zu wechseln. Über das Augen-Symbol können Sie den Tag im Dienstplan verbergen bzw. wieder anzeigen, über das Bearbeiten-Symbol können Sie bei Bedarf eine erklärende Überschrift und einen Kommentar zum Tag hinzufügen. Klicken Sie auf die Angabe der Schichtanzahl, um zur Täglichen Übersicht zu navigieren.

Hier sehen Sie in einem Bearbeitungsfenster eine Übersicht über die Schichten des Tages. Von hier aus können Sie beispielsweise allen Mitarbeitern, die an diesem Tag im Dienst sind, eine Nachricht schicken. Über das Einstellungen-Symbol ⚙️ können Sie ändern, welche Art von Schichten Ihnen in der Täglichen Übersicht angezeigt wird.

Umsatz und Lohnkosten

Aktivieren Sie über Einstellungen die Schieberegler Umsatz und Lohn – Stunden und Kosten. Dadurch können Sie in der erscheinenden Leiste unter dem Dienstplan Ihren täglichen Umsatz mit den Lohnkosten vergleichen.
Lernen Sie mehr über die weiterführenden Optionen in den Artikeln Lohnkosten im Dienstplan – FAQ und Wie Sie in Planday mit Umsatz arbeiten.

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