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Lernen Sie den Dienstplan kennen
Lernen Sie den Dienstplan kennen

In diesem Artikel wird Ihnen der Dienstplan in der Browser-Version samt seinen verschiedenen Ansichten und Funktionen vorgestellt.

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Verfasst von Anton E
Vor über einer Woche aktualisiert

🎯 Für Admins. Als Mitarbeiter informieren Sie sich hier.


Was ist der Dienstplan?

Der Dienstplan ist das Herz Ihres Planday-Portals. Für das effektive Management Ihres Betriebs werden Sie diesen höchstwahrscheinlich täglich nutzen. Dieser Artikel verhilft Ihnen zu einem Überblick über den Dienstplan in der Browser-Version. Zum Dienstplan navigieren Sie, indem Sie in der Menüleiste am oberen Bildschirmrand Dienstplanwählen.

💡 Die meisten der in diesem Artikel beschriebenen Funktionen können Sie nicht nur in der Browser-Version, sondern auch von unterwegs in der Planday App nutzen.

💡 Detailliertere Artikel rund um die Dienstplanung finden Sie im Artikel Richten Sie Ihren Betrieb in Planday ein.


Wählen Sie die passende Ansicht Ihres Dienstplans aus

Im oberen linken Bereich Ihres Dienstplans können Sie entscheiden, in welcher Ansicht Ihr Dienstplan dargestellt werden soll. Stellen Sie verschiedene Filter ein, wählen Sie die zu betrachtende Abteilung oder den Zeitraum oder sortieren Sie nach Mitarbeitern, Gruppen oder Positionen.

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Filter

Klicken Sie auf das Filter-Symbol unter dem Planday-Icon in der oberen linken Ecke, sodass sich ein Bearbeitungsfenster öffnet. Hier können Sie Filter gezielt anwenden, um sich den Dienstplan nur mit Schichten innerhalb eines bestimmten Zeitraums, mit bestimmtem Status, bestimmten Schichtarten, Mitarbeitern, Personalgruppen oder Positionen anzeigen zu lassen.

Abteilung

💡 In Planday hat jede Abteilung ihren eigenen Dienstplan.

Falls Sie mehrere Abteilungen in Ihrem Portal eingerichtet haben, können Sie hier aus der Dropdown-Liste auswählen, welchen Dienstplan Sie sich anzeigen lassen möchten.

Zeitraum

Wählen Sie in der Dropdown-Liste, welchen Zeitraum Sie angezeigt bekommen möchten. Zur Verfügung stehen die Optionen Monat, 2 Wochen, Woche oder Tag – Zusätzlich können Sie über Klicken auf Heute direkt zum aktuellen Datum springen und sich über die Pfeile nach links und rechts im Kalender rückwärts und vorwärts bewegen.

Mitarbeiter, Gruppen, Positionen

Sie können sich Ihren Dienstplan sortiert nach Mitarbeitern, Gruppen oder Positionen anzeigen lassen. Je nachdem, wie Sie Ihr Portal einrichten, werden Sie die eine oder die andere Ansicht am Nützlichsten finden – Es ist empfehlenswert, alle drei Optionen zu probieren. Im Beispiel in diesem Artikel wird der Dienstplan sortiert nach Positionen betrachtet, am Ende des Artikels wird auf die Mitarbeiteransicht eingegangen.

Je nach Auswahl können Sie durch das Klicken auf Mitarbeiter verwalten, Gruppen verwalten oder Positionen und Kategorien verwalten weitere Einstellungen vornehmen. Es öffnet sich jeweils rechts ein Bearbeitungsfenster, in dem Sie die Reihenfolge ändern können, in welcher die Elemente angezeigt werden sollen. Auch können Sie weitere Kategorien und Positionen erstellen, um sich Ihren Dienstplan anhand des Aufbaus Ihres Betriebes noch übersichtlicher zu gestalten.

Was sind Positionen und Kategorien? Klicken, um mehr zu erfahren

⬆️ Sie können im Video-Menü Untertitel aktivieren.

Mehr erfahren Sie im Artikel Dienstplanung mit Positionen und Kategorien.


Einstellungen, Vorlagen und Tools

Im oberen rechten Bereich können Sie weitere individuelle Einstellungen zur Dienstplanansicht vornehmen, Vorlagen erstellen und bearbeiten, sowie auf mehrere Funktionen zugreifen.

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Einstellungen

Durch das Klicken auf Einstellungen anzeigen erscheint rechts ein Bearbeitungsfenster. An den Schiebereglern können Sie einstellen, ob bestimmte Informationen oder Funktionen im Dienstplan angezeigt werden oder aktiviert werden sollen.

Beispielsweise wird Ihnen unter dem Dienstplan eine Leiste mit Informationen zu Umsatz und Lohnkosten angezeigt, wenn Sie die Schieberegler Umsatz und Lohn – Stunden und Kosten aktivieren.

Bestätigen Sie Ihre Auswahl über Fertig.

Vorlagen

Klicken Sie auf Vorlagen, um in der Dropdown-Liste mehrere Optionen zu sehen.
Vorlagen sind eine hervorragende Möglichkeit zur Erstellung eines oder mehrerer Grundgerüste für Ihren Dienstplan.

Sie können verschiedene Dienstpläne zu verschiedenen wiederkehrenden Umständen (Beispiele: Sommer-/Winterdienstplan, halbe Auslastung/volle Auslastung) zur späteren Verwendung speichern, bearbeiten und immer wieder anwenden.

Weitere Informationen finden Sie im Artikel Vorlagen erstellen und verwenden.


Tools

In der Dropdown-Liste unter Tools finden Sie verschiedene weitere Funktionen: Genehmigen Sie mehrere Schichten und geben Sie sie so für die Lohnabrechnung frei, drucken oder exportieren Sie Ihren Dienstplan, lassen Sie sich Berichte und Übersichten anzeigen oder verfolgen Sie in der Dienstplanhistorie die Bearbeitungsschritte zurück.


Erkennen Sie den Status Ihrer Schichten

💡 Eine detaillierte Übersicht zum Thema Schichten finden Sie im Artikel Schichten erstellen und bearbeiten.

Im Zentrum Ihres Dienstplans finden Sie Ihre Schichten vor. Eine normale Schicht erscheint mit dem Namen des Mitarbeiters und der Schichtzeit, durch Klicken auf die Schicht, sehen Sie weitere Informationen und können die Schicht bearbeiten.
Schichten können mit unterschiedlichen (farblichen) Markierungen erscheinen, die eine mit der Schicht zusammenhängende Information vermitteln. Im Folgenden werden sechs geläufige Beispiele erklärt:

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🔴 Offene Schicht (im obigen Screenshot Nr. 1.): Schichten in komplett roter Farbe sind Offene Schichten. Haben Sie eine Schicht zu besetzen, wissen jedoch noch nicht, welcher Mitarbeiter sie übernehmen kann, können Sie sie als Offene Schicht erstellen. Mitarbeitern werden diese angezeigt, sodass sie die Übernahme anfragen können.

🔴 Offene Schicht, angefragt (Nr. 2.): Hat ein Mitarbeiter die Übernahme einer Offenen Schicht angefragt, wird Ihnen das u. A. direkt in der Schicht mit der Bemerkung Schichtanfrage angezeigt.

🟡 Schichtabgabe (Nr. 3.): Mitarbeiter können z. B. bei Krankheit oder Unpässlichkeit versuchen, ihnen zugeteilte Schichten zu tauschen, zu übergeben oder abzugeben. In Fall einer Schichtabgabe wird Ihnen die Schicht im Dienstplan als gelb markiert angezeigt.

Lesen Sie mehr zu den obigen drei Punkten im Artikel Offene Schichten, Schichtanfragen und Schichttäusche.

🟢 Genehmigte Schicht (Nr. 4.): Schichten in grüner Farbe sind von Ihnen oder einem Manager genehmigt worden und somit für die Lohnabrechnung freigegeben. So erhalten Sie im Umkehrschluss direkt eine Übersicht, welche Schichten noch zur Genehmigung ausstehen.

🖍 Schicht mit besonderer Schichtart (Nr. 5.): Sie können Schichtarten nutzen, um Abwesenheit durch Krankheit, Probeschichten, Schichten bei Hitze oder andere außergewöhnliche Umstände zu vermerken. Ist eine Schicht mit einer Schichtart markiert, wird die betroffene Schicht im Dienstplan mit einem farblichen Streifen am Rand versehen und der Name der Schichtart angezeigt (im Beispiel: Probearbeit).
Erfahren Sie mehr im Artikel Schichtarten erstellen und benutzen.

Schicht mit Stempelzeiten (Nr. 6.): Nutzen Sie in Ihrem Betrieb die Stempeluhr, sehen Sie die Stempelzeiten Ihrer Mitarbeiter in der Schicht. Im Beispiel hat sich Jürgen Krause um 15:15 Uhr eingestempelt, aber noch nicht ausgestempelt.
Erfahren Sie mehr im Artikel Richten Sie Ihre Stempeluhr ein.


Tagesaktionen und Tägliche Übersicht

Im Bereich über den einzelnen Tagen haben Sie verschiedene Optionen: Klicken Sie auf das Datum, um zur Tagesansicht zu wechseln. Über das Augen-Symbol können Sie den Tag im Dienstplan verbergen bzw. wieder anzeigen, über das Bearbeiten-Symbol können Sie bei Bedarf eine erklärende Überschrift und einen Kommentar zum Tag hinzufügen. Klicken Sie auf die Angabe der Schichtanzahl, um zur Täglichen Übersicht zu navigieren.

Hier sehen Sie in einem Bearbeitungsfenster eine Übersicht über die Schichten des Tages. Von hier aus können Sie beispielsweise allen Mitarbeitern, die an diesem Tag im Dienst sind, eine Nachricht schicken. Über das Einstellungen-Symbol ⚙️ können Sie ändern, welche Art von Schichten Ihnen in der Täglichen Übersicht angezeigt wird.

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Umsatz und Lohnkosten

Aktivieren Sie über Einstellungen anzeigen die Schieberegler Umsatz und Lohn – Stunden und Kosten. Dadurch können Sie in der erscheinenden Leiste unter dem Dienstplan Ihren täglichen Umsatz mit den Lohnkosten vergleichen.
Lernen Sie mehr über die weiterführenden Optionen in den Artikeln Lohnkosten im Dienstplan – FAQ und Wie Sie in Planday mit Umsatz arbeiten.

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Die Mitarbeiteransicht

Neben der Gruppen- und Positionenansicht (wie in den obigen Beispielen) können Sie auch die Mitarbeiteransicht wählen.

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Falls Sie Vertragsbedingungen eingerichtet haben, werden Sie eine farbliche Umrandung des Profilbild erkennen (im obigen Screenshot Nr. 1). Die grüne, gelbe bzw. rote Farbe gibt an, ob dem Mitarbeiter genau richtig, zu wenig oder zu viel Arbeitszeit zugewiesen wurde.

Aus der Mitarbeiteransicht können Sie zudem über das 🖍 Stift-Symbol (Nr. 2) neben dem Mitarbeiter direkt in das Bearbeitungsfenster Mitarbeiter bearbeiten navigieren, oder Mitarbeitern über das ✉️ Nachrichten-Symbol direkt eine Nachricht senden. Klicken Sie auf Sortieren nach (Nr. 3), um Ihre Mitarbeiter im Dienstplan nach unterschiedlichen Faktoren wie Vorname, Stunden oder Lohn sortiert anzuzeigen.


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