🔓 Zugriffsebene in Planday: Administrator, Dienstplan-Manager
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ℹ️ Wichtig: Grundlagen der Dienstplanung, Dienstplan – FAQ und Fehlerbehebung
⏱️ Lesezeit: 5 Minuten
✅ Erforderliche Schritte: Schichten erstellen oder bearbeiten
Was ist Verfügbarkeit und wie funktioniert es?
Mit der Funktion Verfügbarkeit können Mitarbeiter ihre bevorzugten Arbeitszeiten und Zeiten, zu denen sie nicht arbeiten können, angeben. So wird der Planungsprozess vereinfacht und ein effizienter Dienstplan ermöglicht – mit weniger Stress, weniger Schichttausch und geringerer Ausfallquote. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter zunächst ihre Verfügbarkeiten für einen bestimmten Zeitraum eintragen und sperren Sie diese anschließend. Diese Informationen dienen Ihnen dann als Orientierung bei der Erstellung des Dienstplans oder beim Zuweisen offener Schichten.
💡 Gut zu wissen: Auch wenn sich Mitarbeiter als nicht verfügbar markieren, können Sie sie bei Bedarf dennoch einplanen. Die Kenntnis über Verfügbarkeiten hilft jedoch, Rückfragen zu reduzieren, Schichttausche zu vermeiden und No-Shows zu minimieren. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, ihre Verfügbarkeiten bis zu einem bestimmten Stichtag einzureichen. Sobald sie eingegangen sind, sperren Sie diese zur zuverlässigen Schichtzuweisung.
Manager können die Verfügbarkeit auch manuell erfassen und sperren – z. B. basierend auf Vereinbarungen außerhalb von Planday.
Verfügbarkeit bei der Dienstplanung im Planday Web nutzen
Beim Erstellen einer Schicht sehen Sie die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter durch Daumen-Symbole neben den Namen:
🟢 Grüner Daumen hoch = verfügbar
🔴 Roter Daumen runter = nicht verfügbar
So funktioniert’s:
Mitarbeiter legen ihre Verfügbarkeit in der App oder im Web fest.
Diese wird direkt im Dienstplan angezeigt.
Sie können mit der Maus über das Daumen-Symbol fahren, um Kommentare der Mitarbeiter zu sehen.
Nutzen Sie diese Informationen als Orientierung für Ihre Schichtplanung. Auch wenn nicht jeder Wunsch berücksichtigt werden kann, unterstützt Sie die Verfügbarkeit bei fundierten Entscheidungen.
Verfügbarkeitsoptionen in den Einstellungen anpassen
Wenn Sie die Standardoptionen ändern möchten, können Sie die Verfügbarkeitseinstellungen in Ihrem Planday-Arbeitsbereich anpassen.
📍 Pfad: Planday Web > Einstellungen > Dienstplan > Tausch & Verfügbarkeit > Verfügbarkeit
Verfügbare Einstellungen:
Anzeigebeschränkung auf X Monate im Voraus – (nicht mehr unterstützt)
Verfügbare Tage
Kalendertage verwenden (Standard) – Verfügbarkeit kann für beliebige Tage im Jahr eingetragen werden
Öffnungstage aus dem Dienstplan verwenden (nicht mehr unterstützt)
CRM-Projekte verwenden (nicht mehr unterstützt)
Auswahlmöglichkeiten:
Kann / kann nicht arbeiten (Standard)
Intervalle – Mitarbeiter wählen aus vordefinierten Zeitblöcken (z. B. Früh-, Spät-, Nachtschicht)
Start- und Endzeit angeben – Mitarbeiter legen exakte Zeiten fest, wann sie arbeiten können oder nicht
Beispiel: Sie möchten wissen, wer am Wochenende verfügbar ist, aber nicht für wie lange? Dann nutzen Sie diese Option, um genaue Zeiträume abzufragen.
Die folgenden Einstellungen werden nicht mehr unterstützt:
Zusage, Filter, Abweichungen
So sehen Mitarbeiter die konfigurierten Optionen
In diesem Beispiel hat der Manager über die Option Intervalle spezifische Zeiträume zur Auswahl gestellt. Mitarbeiter wählen beim Eintragen ihrer Verfügbarkeit dann aus diesen definierten Intervallen.
Wie Mitarbeiter ihre Verfügbarkeit eintragen
Am einfachsten tragen Mitarbeiter ihre Verfügbarkeit über die Planday App ein. Für eine detailliertere Ansicht können sie sich alternativ über einen Browser anmelden. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie im Artikel: So legen Sie Ihre Verfügbarkeit in Planday fest
FAQ zur Verfügbarkeit
FAQ zur Verfügbarkeit
Können Manager die Verfügbarkeit im Namen von Mitarbeitern festlegen?
Ja, aber nur über Planday im Web (nicht in der App).
Gehen Sie zu Planday Web > Dienstplan > Verfügbarkeit > Neue Verfügbarkeit, um die Verfügbarkeitsangaben eines Mitarbeiters zu erfassen.
Im Web kann die Verfügbarkeit nur für einen Mitarbeiter pro Tag festgelegt werden – Massenbearbeitungen sind weder im Web noch in der App möglich.
In der Planday App können Mitarbeiter nur ihre eigene Verfügbarkeit angeben.
Weitere Informationen finden Sie im Artikel: Dienstplan – FAQ und Fehlerbehebung
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