🎯 Diese Funktion ist im Pro- und Enterprise-Paket enthalten. Wenden Sie sich gerne an unser Support-Team, wenn Sie sie testen möchten. Lernen Sie hier den Dienstplan kennen.

Was ist der Auto-Dienstplaner?

Der Auto-Dienstplaner ist eine Funktion im Dienstplan, die Ihnen die Möglichkeit gibt, Offene Schichten zeitsparend mehreren Mitarbeitern zuzuteilen.

In der Anwendung erstellt Ihnen das System einen Vorschlag für die Zuteilung der Schichten. Dabei werden Ihre vorhandenen Daten wie Arbeitszeitregelungen, Vertragsbedingungen, Verfügbarkeit, oder Abwesenheit der Mitarbeiter berücksichtigt. Die Vorschläge des Auto-Dienstplaners werden nicht automatisch angewandt, sondern bedürfen Ihrer finalen Zustimmung.

So benutzen Sie den Auto-Dienstplaner

Damit der Auto-Dienstplaner optimal funktioniert, sollten diese Voraussetzungen erfüllt sein:

Sie haben Offene Schichten im Dienstplan, die darauf warten, Mitarbeitern zugeteilt zu werden.
Den Mitarbeitern im Dienstplan sind Vertragsbedingungen zugewiesen.
Ihre Mitarbeiter haben für den betreffenden Zeitraum ihre Verfügbarkeit eingetragen.
Ihre Mitarbeiter wurden gebeten, ihre Abwesenheitsanträge für den betreffenden Zeitraum im Voraus zu stellen. Sie haben alle Anträge bearbeitet.
Sie haben Arbeitszeitregelungen eingerichtet, um Vereinbarungen, tarifliche Vorgaben o. Ä. einzuhalten.

Zum Erstellen, gehen Sie im Dienstplan auf Tools > Auto-Dienstplaner.

Geben Sie im Bearbeitungsfenster die Anzahl der Wochen an, für die Sie Vorschläge für die Schichtzuweisung erhalten möchten. Geben Sie optional Mitarbeiter, Positionen oder Schichtarten an, die Sie vorerst auslassen möchten. Bestätigen Sie durch Klicken auf Analyse starten.

Daraufhin beginnt das System, Ihnen einen Vorschlag für das Ausfüllen des Dienstplans vorzubereiten. Vor dem Aktivieren können Sie den Entwurf prüfen und genehmigen.

Sie erhalten möglicherweise eine Meldung, wie Sie die Leistung des Auto-Dienstplaners verbessern können. Klicken Sie auf Ignorieren, wenn die Hinweise zu diesem Zeitpunkt nicht relevant für Sie sind.

Als (Dienstplan)-Administrator ist es Ihre Entscheidung, ob z.B. eine Arbeitszeitregelung ignoriert werden kann, oder ob Mitarbeiter über den Rahmen der Vereinbarungen hinaus eingeplant werden sollen.

💡 Es kann ggf. wenige Minuten dauern, um einen passenden Entwurf zu erstellen.

Wenn die Berechnungen fertig sind, sehen Sie den Dienstplan in der Vorschau-Ansicht. Klicken Sie auf Dienstplan anwenden, um den Vorschlag anzunehmen. Dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden.

Klicken Sie alternativ auf Abbrechen, um den Vorschlag zu verwerfen und zurück zum Dienstplan zu gehen.

Beachten Sie: Wenn der vorgeschlagene Dienstplan nicht Ihren Erwartungen entspricht, Brechen Sie ab und starten Sie eine erneute Analyse. Wenn es für einen Dienstplan mehrere Lösungen geben kann, kann Ihnen der Auto-Dienstplan mit gleichen Voraussetzungen unterschiedliche Vorschläge machen.

Ggf. bemerken Sie, dass der Vorschlag des Auto-Dienstplaners noch offene Schichten enthält. Dies kann auftreten, wenn Ihre Einstellungen, Verfügbarkeit, Arbeitszeitreglungen oder Vertragsbedingungen verhindern, dass eine Schicht zugeteilt werden kann.

Auto-Dienstplaner – Gut zu wissen

Der Auto-Dienstplaner berücksichtigt bei der Erstellung seiner Vorschläge folgende Komponenten:

übereinstimmende Personalgruppe/Fähigkeiten der Offenen Schichten und Mitarbeiter
das Anstellungs-/Deaktivierungsdatum von Mitarbeitern
Im Konflikt stehende Schichten – Wenn Mitarbeiter zur gleichen Zeit bereits eine Schicht in einer anderen Abteilung oder einer anderen Position zugewiesen haben, werden sie als Kandidaten für eine offene Schicht ausgeschlossen.
Wenn ein Mitarbeiter bereits die Übernahme einer Offenen Schicht beantragt hat, wird diese Schicht dem Mitarbeiter mit Priorität zugewiesen.
Verfügbarkeit – Mitarbeiter, die sich als Verfügbar eingetragen haben, werden, sofern möglich, priorisiert. Gleichzeitig werden Mitarbeiter, die sich als Unverfügbar eingetragen haben, nicht zugewiesen, solange es möglich ist.
Bitte beachten Sie: Wenn Sie bei den Einstellungen zur Verfügbarkeit unter Verfügbare Optionen die Option Intervalle ausgewählt haben, wird der Auto-Dienstplaner die Verfügbarkeit nicht berücksichtigen können. Es ist empfehlenswert, eine der anderen Optionen auszuwählen.
Abwesenheit – Mitarbeiter mit genehmigten Abwesenheitsanträgen können in diesem Zeitraum nicht Offenen Schichten zugewiesen werden.
Arbeitszeitregelungen & Vertragsbedingungen – Gibt es Einträge über die Absprachen zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern, werden Sie durch den Auto-Dienstplaner berücksichtigt.

Erweiterte Einstellungen

Navigieren Sie zu Einstellungen > Bereich Dienstplan > Auto-Dienstplaner, um weitere Möglichkeiten zum Anpassen des Auto-Dienstplaners zu finden.

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