Vorlagen erstellen und anwenden

Nutzen Sie Dienstplan-Vorlagen zur zeitsparenden und effizienten Dienstplanung.

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Verfasst von Anton E
Vor über einer Woche aktualisiert

🎯 Für Admins und Dienstplan-Manager. Lernen Sie hier den Dienstplan kennen.

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Was ist eine Dienstplan-Vorlage?

Vorlagen sind eine gute Option zum Erstellen von immer wieder anwendbaren Grundgerüsten Ihres Dienstplans. Haben Sie wiederkehrende Tage und Wochen, können Sie diese als Vorlagen speichern, bearbeiten und je nach Bedarf anwenden. Dadurch sparen Sie sich in der Dienstplanung Zeit und sichern Kontinuität.

In Vorlagen haben Sie verschiedene Optionen, wie das Anwenden von Schichtarten, den Vermerk von Offenen Schichten einbauen oder das Ausschließen von Positionen.

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Vorlagen – Übersicht

Auf der Seite Dienstplan finden Sie das Vorlagen-Menü im oberen rechten Bereich. In der Dropdown-Liste können Sie folgende Optionen wählen:

  • Eine Vorlage Neu erstellen

  • Den Dienstplan der angezeigten Woche Als Vorlage speichern

  • Eine Vorlage bearbeiten

  • Auf den Dienstplan eine Vorlage anwenden

  • Den Dienstplan der angezeigten Woche kopieren, und auf eine zukünftige Woche anwenden.

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Erstellen Sie eine Vorlage

Dafür haben Sie zwei Optionen:

  • Vorlagen > Neu erstellen – Sie erhalten eine leere Vorlage zum Bearbeiten. Wählen Sie eine Option, geben Sie der Vorlage einen Namen und bestätigen Sie über Speichern.
    Woche – Sie können Dienstplan-Vorlagen für ganze Wochen erstellen.
    Tag – Sie können eine Dienstplan-Vorlage für einen Tag erstellen, und diese zu besonderen Tagen anwenden, beispielsweise Neujahr oder Ostern.

  • Sie können einen Ihrer Dienstpläne als Vorlage speichern, um diese zu bearbeiten.

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In der Vorlagen-Ansicht können Sie wie beim Erstellen eines regulären Dienstplans vorgehen. Möchten Sie eine Schicht kopieren, klicken Sie mit gedrückter ALT/Option-Taste (Mac) oder der ALT-Taste (Windows) darauf und ziehen Sie die erscheinende Kopie per Drag-and-Drop an die gewünschte Stelle.

Bei der Erstellung können Sie je nach Ihrer Präferenz zwischen der Mitarbeiter-, der Gruppen-, oder der Positionen-Ansicht wechseln.

Erstellen Sie eine Wochen-Vorlage, können Sie Wochen über das Plus-Symbol duplizieren, um Vorlagen im Umfang von mehreren Wochen oder Monaten zu planen. Auch können Sie die Reihenfolge der Wochen im oberen Bereich per Drag-and-Drop ändern. Klicken Sie zum Abschluss auf Speichern.

​Nutzen Sie Pausenregeln / Pausen in der Stempeluhr? In diesem Fall sollten Sie in den Schichten Ihrer Vorlage keine Pausen eintragen, denn: In der Praxis könnten so Pausen doppelt eingetragen und berechnet werden.

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Eine Vorlage auf den Dienstplan anwenden

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Dazu gehen Sie zuerst im Dienstplan zu der Woche oder dem Tag, wo die Vorlage angewandt werden soll. Navigieren Sie dann zu Vorlagen > Vorlage anwenden > wählen aus der Dropdown-Liste die gewünschte Vorlage > Weiter.

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Die Optionen, die Sie im erscheinenden Bearbeitungsfenster haben, werden Ihnen in der folgenden Liste vorgestellt:

  • Vorhandene Schichten aktualisieren und neue hinzufügen: Der aktuelle Dienstplan wird mit den Schichten aus der Vorlage ergänzt. Eine Schicht aus der Vorlage würde bestehende Schichten überschreiben, falls Mitarbeiter gleichzeitig bereits Schichten zugewiesen sind.

Beachten Sie: Offene Schichten werden überschrieben, wenn sie die genau gleichen Zeitangaben und die gleiche Personalgruppe haben wie die Schicht aus der Vorlage. Andernfalls wird eine neue Schicht erstellt.

  • Alle löschen und neue Schichten hinzufügen: Der vorhandene Dienstplan wird komplett gelöscht und mit den Daten aus der Vorlage ersetzt.

  • Vorhandene Schichten beibehalten und neue hinzufügen: Die Schichten der Vorlage werden dem bestehenden Dienstplan hinzugefügt, ohne Änderungen vorzunehmen. Alle Schichten bleiben erhalten, beachten Sie aber, dass ggf. Überschneidungen auftreten können.

Je nach Ihrer Auswahl aus den obigen drei Optionen sehen Sie im Dienstplan eine Vorschau. Für eine übersichtliche und kontrollierte Dienstplanung ist es empfehlenswert, eine Vorlage auf einen leeren Dienstplan anzuwenden.

  • Vorlage x-Mal wiederholen: Geben Sie an, wie oft die Vorlage angewandt werden soll. Wenn Sie beispielsweise eine Tages-Vorlage anwenden, können Sie diese 14 Mal wiederholen, um 2 Wochen abzudecken.

  • Mitarbeiter: Standardmäßig sind alle Mitarbeiter ausgewählt, Sie können jedoch auch die Mitarbeiter, auf die die Vorlage angewandt werden soll, selbst auswählen.

  • Schichtart: Sie können entscheiden, nur bestimmte Schichtarten aus Ihrer Vorlage anzuwenden.

  • Positionen: Sie können entscheiden, nur bestimmte Positionen aus Ihrer Vorlage anzuwenden.

Sind alle Informationen eingetragen, klicken Sie Weiter. Sie erhalten ggf. eine Warnung bzgl. Arbeitszeitregelungen, die Sie prüfen können. Möchten Sie die Vorlage final anwenden, bestätigen Sie über Anwenden.

💡 Falls Sie einen Fehler gemacht haben und erneut mit der Erstellung beginnen wollen, können Sie jederzeit Tools > Diese Woche löschen wählen, um jegliche Dienstpläne zu entfernen. Zudem haben Sie die Möglichkeit, während Ihrer Bearbeitung ausgewählte Zeiträume des Dienstplans zu verbergen.


Woche kopieren

Haben Sie einen Dienstplan, den Sie auf eine zukünftige Woche anwenden wollen, können Sie dies über Vorlagen > Woche kopieren tun. Wählen Sie die Woche, auf die der Dienstplan angewandt werden soll, und bestätigen Sie über Auswählen.

Wenn Sie eine Woche kopieren, werden alle nicht genehmigten Schichten oder solche ohne Stempelzeiten überschrieben.

Für eine kontrollierte, fehlerfreie Dienstplanung ist es empfehlenswert, eine Vorlage in eine leere Woche hinein zu kopieren.


Vorlagen und Arbeitszeitregelungen

Wenn Sie eine Vorlage anwenden, wird von Planday ein Abgleich mit Ihren Arbeitszeitregelungen durchgeführt. Dies ist hilfreich, damit die Regelungen Ihres Betriebes oder Ihrer Branche eingehalten werden.

Auch bei Änderungen im Dienstplan, beispielsweise beim Bearbeiten, Verschieben oder Kopieren von Schichten, können Sie auf Arbeitszeitregelungen aufmerksam gemacht werden. Informieren Sie sich im Artikel Arbeitszeitregelungen.


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