Die Stempeluhr ist eine Funktion, mit der Sie die Anwesenheit und Pünktlichkeit von Mitarbeitern erfassen.
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Ist die Stempeluhr aktiv, können sich Mitarbeiter zu Schichten ein- und ausstempeln. Dafür können die Mitarbeiter die mobile Planday App nutzen. Der Gebrauch der Stempeluhr kann auch auf die Web-Version beschränkt bleiben oder über die Planday Kiosk App für das iPad und Tablets gelöst werden.

So gehen Sie bei der Einrichtung vor:

Damit sich Mitarbeiter nur am Arbeitsplatz ein- und ausstempeln können, wird Geofencing genutzt. Das bedeutet, dass sich Mitarbeiter in einem vorher von Ihnen bestimmten Bereich aufhalten müssen. Klicken Sie zur Einrichtung bei Standorte auf Hinzufügen.

Nach Einrichtung Ihres Standortes können sich Mitarbeiter mit der Planday App ein- und ausstempeln. Voraussetzung ist, dass sie sich im angegebenen Radius befinden und GPS auf Ihrem Smartphone eingeschaltet haben.

Ist der Web-Zugriff eingerichtet, können Ihre Mitarbeiter über kiosk.planday.com die Stempeluhr auf einem Desktop am Arbeitsplatz nutzen. Erstellen Sie dafür ein Stempeluhr Profil und einen Aktivierungsschlüssel für Ihr Gerät.

Navigieren Sie dafür zu Einstellungen > Bereich Stempeluhr > Profile. Klicken Sie dort auf Profil erstellen, und ein Bearbeitungsfenster öffnet sich rechts.
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​Name – Wählen Sie einen aussagekräftigen Namen für das Profil, der Ihnen am passendsten erscheint. Planday empfiehlt für die Zeiterfassung einen intuitiven, auf die Abteilung oder den Standort bezogenen Namen.
Möchten Sie beispielsweise zwei verschiedene Kiosk-Profile für zwei Restaurants an verschiedenen Standorten erstellen, wäre folgendes Beispiel denkbar: Restaurant1-Zeiterfassung / Restaurant2-Zeiterfassung.
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​Abteilungen – Dem Profil können Sie eine oder mehrere Abteilungen zuordnen. Das kann hilfreich sein, wenn Sie die Mitarbeiter gruppieren und filtern möchten, die dieses Profil nutzen. Eine Abteilung kann gegebenenfalls auch zu mehreren Profilen hinzugefügt werden. Mitarbeiter von Abteilungen, die Sie nicht dem Stempeluhrprofil zuweisen, werden sich nicht darüber ein- und ausstempeln können.
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​Methode zur Identifikation von Mitarbeitern – Sie geben die Methode an, mit der sich Mitarbeiter bei der Zeiterfassung auf diesem Profil identifizieren müssen. Hier wählen Sie zwischen Benutzername und Mitarbeiterübersicht.
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Mit der Option Benutzername müssen Mitarbeiter vor dem Einstempeln ihren Benutzernamen und ihr Passwort eingeben.

Mitarbeiterübersicht: Zeigt eine Liste der Mitarbeiter mit geplanten Schichten für den Tag an, aus der sie ihren Namen auswählen können.​ Klicken Sie auf Speichern, um das Profil zu erstellen.

Was ist ein Aktivierungsschlüssel für die Stempeluhr?

Ein Stempeluhr-Aktivierungsschlüssel ist eine eindeutige Kennung, die bei der Aktivierung eines Geräts für die Stempeluhr-Funktion erstellt wird. Dieser Schlüssel wird direkt auf dem Gerät gespeichert.

Stempeluhr-Aktivierungscodes ermöglichen den Zugriff für kiosk.planday.com, um sich über einen Browser für Schichten ein- und auszustempeln.

Sobald das Gerät eingerichtet ist, können sich Mitarbeiter darüber einstempeln, was eine nahtlose Zeiterfassung und einfache Zugänglichkeit gewährleistet.

Gehen Sie dafür in den Einstellungen > Stempeluhr > Profile > Klicken Sie in der Zeile des Profils rechts auf das Symbol Aktivierungsschlüssel.
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Im daraufhin erscheinenden Fenster wird Ihnen der aktuelle Aktivierungsschlüssel für dieses Kiosk-Profil angezeigt.
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Fahren Sie mit der Einrichtung der Planday Kiosk-Funktion fort indem Sie Ihren Browser auf Ihrem Computer öffnen. Gehen Sie zu kiosk.planday.com und fügen Sie den zuvor kopierten Aktivierungsschlüssel ein, um die Einrichtung abzuschließen.

Wenn Ihre Mitarbeiter die Stempeluhr nutzen, können Sie die Stempelzeiten einsehen und genehmigen. Nur so werden die Schichten für den Lohndatenexport freigegeben.

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Wenn Sie diese Funktion aktivieren, wird – wie im Titel beschrieben – die ID des verwendeten GPS-Standortradius oder der Name des Profils der Kiosk-App aufgezeichnet und die Informationen auf der dazugehörigen Schicht angezeigt.

Sobald Sie die Einwilligung Ihrer Mitarbeiter eingeholt haben und diese Funktion aktivieren möchten, gehen Sie zu Einstellungen > Stempeluhr > Zugang. Die Funktion befindet sich am unteren Ende der Seite – aktivieren Sie sie dort per Umschalter.

Wenn die Funktion aktiviert ist, speichert jeder Ein- und Ausstempelvorgang die ID des dazugehörigen GPS-Radius, Profils oder Zeitraums sowie die Kommunikationsart (App, Kiosk-Web, Kiosk-App). Das Ergebnis wird in der Schicht unter der Gesamtanzahl der Stunden in der oberen rechten Ecke angezeigt.

Dieselben Informationen können auch auf der Stundenlisten-Seite eingesehen werden.

Wenn beim Einrichten des Geofencings „Von überall einstempeln" ausgewählt wurde, zeichnet das System nur die Einstempelmethode (App oder Kiosk) auf, nicht jedoch den Radius.

Wenn die Funktion durch Deaktivieren der Einstellung ausgeschaltet wird, sind alle zuvor erfassten Daten nicht mehr verfügbar: Sie werden nicht mehr auf den Schichten angezeigt, mit denen sie verknüpft waren.

Wenn Sie die Funktion erneut aktivieren, wird die Aufzeichnung fortgesetzt und alle zuvor erfassten Daten bleiben verfügbar. Für den Zeitraum zwischen der Deaktivierung und der erneuten Aktivierung werden jedoch keine Daten erfasst.