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✅ Erforderliche Schritte: Wie Sie einen Lohnbericht exportieren
ℹ️ Wichtige Lektüre: Lohnberichte – FAQs und Fehlerbehebung
Passen Sie die Standardeinstellungen für Ihre Lohnberichte an
Sie können Standard-Einstellungen für PDF- und Excel/CSV-Lohnberichte unter Einstellungen > Lohn > Allgemein konfigurieren.
Mit diesen Einstellungen können Sie Folgendes festlegen:
Den Standardzeitraum für die Lohnabrechnung
Eine Lohnart für geleistete und normale Arbeitsstunden
Optionen zur Schichtgruppierung
Regeln für die Erfassung der Stunden in Berichten
Startdatum
Das hier festgelegte Startdatum bestimmt:
Das Standard-Startdatum für die Ausführung eines Lohnberichts.
Das Datum, das Mitarbeiter unter Meine Stunden in der Planday-App sehen.
Gruppierung von Schichten
Beachten Sie: Diese Einstellungen haben nur auf den Excel/CSV-Export Auswirkungen, nicht auf die PDF-Version.
Möchten Sie Schichten im Lohnbericht nach Abteilung, Stundensatz oder Lohnart gruppiert dargestellt haben, können Sie dies hier einstellen.
Nach Abteilung gruppieren: Die Stunden für jede Abteilung werden in der Datei in separaten Zeilen angezeigt.
Nach Stundensatz gruppieren: Die Stunden werden für jeden Mitarbeiter pro Personalgruppe (mit dem zusammenhängenden Lohn) und pro Lohnzuschlag getrennt aufgelistet.
Tipp: Das ist insbesondere hilfreich, wenn Sie über die Stunden im Zusammenhang mit einem Lohnzuschlag oder einer Personalgruppe einen einfachen Überblick behalten möchten.
Beispiel anzeigen
Beispiel anzeigen
Ein Beispiel eines Excel-Lohnberichts mit den beiden oben aktivierten Optionen sieht so aus: ⬇️
⬆️ Im obigen Beispiel hat der Mitarbeiter 22,5 Stunden in einer Abteilung und 20 Stunden in einer anderen gearbeitet. Die Stunden in der anderen Abteilung sind jedoch aufgeschlüsselt: Die Stunden für jede Personalgruppe „Waiter“ und „Admin“ stehen in separaten Zeilen und die 2 Stunden für den Zuschlag stehen in einer eigenen Zeile.
Gruppiere pro Lohnart – Die Stunden, für die mit Lohn pro Stunde (Stundensatz) bezahlt wird, werden getrennt von denen gelistet, für die mit Lohn pro Schicht bezahlt wird.
Berücksichtigung der Stunden im Lohnbericht
Nullschichten sind Stunden, bei denen kein Lohn gezahlt wird, also “0” eingetragen ist.
Option 1 – Möchten, dass Nullschichten im Export angezeigt werden und zu der Gesamtanzahl an gearbeiteten Stunden dazuzählen?
Wählen Sie in diesem Fall unter Berücksichtigung der Stunden im Lohnbericht die Option Nullschichten aus, und unter Nullschichten die Optionen Nullschichten in PDF bzw. Nullschichten in Datei (für CSV/Excel).
Option 2 – Möchten Sie nicht, dass Nullschichten im Export angezeigt / dazugezählt werden, lassen Sie beide Optionen unausgewählt.
Hinweis: Nullschichten in Datei beziehen sich auf die Excel/CSV-Formate.
Lohnarten
Mit Lohnarten können verschiedene Kostenpunkte im Lohnbericht leichter erkannt und verarbeitet werden.
Sie können eine allgemeine Lohnart für alle normalen Schichten einrichten: Im Feld Geleistete Arbeitsstunden (gemäß Schichten) kann eine Lohnart für Bezahlung nach Stunden angegeben werden, im Feld Festgehalt eine Lohnart für feste Bezahlung.
Die Lohnarten sind sowohl im PDF- als auch im CSV-Export sichtbar.
Felder des Lohnberichts (CSV/Excel) bearbeiten
Sie können Ihre Exportdatei anpassen, um zusätzliche Datenfelder hinzuzufügen, z. B. E-Mail-Adresse, Steuer-ID, Abteilungsname.
Gehen Sie zu Einstellungen > Lohn > Bericht-Format-Einrichtung
Was ist Bericht-Format-Einrichtung?
Die Funktion Bericht-Format-Einrichtung, früher Ausdrücke genannt, ermöglicht es Ihnen, festzulegen, welche Daten in Ihrem Lohnbericht angezeigt werden und in welcher Reihenfolge. Sie können:
Datenfelder hinzufügen oder entfernen
Spalten neu anordnen
Feldüberschriften umbenennen
Dezimalformatierung auf numerische Daten anwenden
Zum Beispiel benötigen Sie vielleicht die E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters im Lohnbericht, damit Ihre Buchhaltung elektronische Lohnabrechnungen versenden kann. Ihr Lohnbericht kann diese Angabe enthalten, die unter Bericht-Format-Einrichtung angepasst werden kann.
Bitte beachten Sie, dass die Änderungen hier nur für Excel/CSV-Exporte gelten, nicht für PDF-, dynamische oder Integrationsberichte.
So sehen Sie Ihre bestehenden Lohn-Datenfelder
Jeder Eintrag entspricht einer Spalte in Ihrer Exportdatei:
Name: Die Spaltenüberschrift, die im Export angezeigt wird.
Daten aus Planday: Die Datenquelle (Mitarbeiter oder Dienstplan).
Dezimalformatierung: Für numerische Werte.
Sortierreihenfolge: Im Export erscheint die Spalte mit der kleinsten Zahl zuerst, die mit der höchsten zuletzt
Tipp:
Verwenden Sie für die Sortierreihenfolge Schritte von 10, damit Sie später leicht neue Datenfelder hinzufügen können.
Wenn Sie Administrator sind und die Registerkarte Bericht-Format-Einrichtung nicht finden können, wenden Sie sich an unser Support-Team, damit diese in Ihrem Plandy-Portal aktiviert wird.
Wenn Lohnabrechnung-Integrationen wie Datev Lohn und Gehalt aktiviert sind, werden möglicherweise zusätzliche Registerkarten angezeigt.
Neue Felder für den Lohnbericht erstellen
Gehen Sie zu Einstellungen > Lohn > Bericht-Format-Einrichtung.
Klicken Sie auf Erstellen.
Wählen Sie das Feld Daten aus Planday (z. B. E-Mail oder Summe geleisteter Stunden).
Geben Sie einen Namen für die Spalte ein (dieser erscheint im Export).
Legen Sie eine Zahl für die Sortierreihenfolge fest.
Klicken Sie auf Speichern.
Ihre neue Spalte erscheint in der Liste und wird in den nächsten von Ihnen erstellten Lohnbericht aufgenommen.
In diesem Beispiel muss ein Feld für die E-Mail-Adresse zur Lohnabrechnungsdatei hinzugefügt werden.
Felder, die sich auf Mitarbeiter beziehen, enthalten Profildaten (wie E-Mail oder Steuer-ID), während andere Daten aus dem Dienstplan ziehen (wie Summe geleisteter Stunden oder Stundensatz).
Klicken Sie auf Speichern und Ihr neues Feld sollte in der Lohn-Ausdrucksliste und in Ihrem Excel-Lohnbericht beim nächsten Export erscheinen.
Wie das neu erstellte Feld im Lohnbericht erscheint, wird hier beispielhaft in einer Excel-Datei dargestellt:
FAQs zum Anpassen des Lohnberichts
Wie Sie die Stunden für Lohnzuschläge anzeigen können
Wie Sie die Stunden für Lohnzuschläge anzeigen können
Wenn Sie die Stunden, die den Schichtarten oder Lohnzuschlägen entsprechen, in separaten Zeilen anzeigen möchten, müssen Sie diese Schritte befolgen:
Option 1: Aktivieren Sie die Option Nach Stundensatz gruppieren unter Einstellungen > Lohn > Allgemein > Gruppierung von Schichten.
Option 2:
Weisen Sie den relevanten Lohnzuschlägen eine Lohnart zu.
Fügen Sie das Datenfeld Lohnart in den Lohnabrechnungsausdrucken hinzu.
Hinweis: Sie können Lohnarten auch Schichtarten zuweisen, wenn Sie zum Beispiel Stunden für Schulung, Krankheit oder Abwesenheit unterscheiden möchten.
Hier erfahren Sie, wie Sie Lohnarten in Planday einrichten.
Wie Sie die Stunden nach Personalgruppe anzeigen
Wie Sie die Stunden nach Personalgruppe anzeigen
Angenommen, ein Mitarbeiter arbeitet in verschiedenen Personalgruppen. Sie möchten, dass die Stunden für jede Personalgruppe in separaten Zeilen angezeigt werden. Sie haben zwei Optionen:
Option 1: Aktivieren Sie die Option “Nach Stundensatz gruppieren” unter Einstellungen > Lohn > Allgemein > Gruppierung von Schichten.
Option 2:
Weisen Sie jeder Ihrer Personalgruppen eine Lohnart zu, indem Sie zu Mitarbeiter > Personalgruppen gehen. Weitere Informationen finden Sie unter “Wie Sie Lohnarten einrichten”.
Fügen Sie das Datenfeld „Lohnart” in den Lohnabrechnungsausdrucken hinzu.
Sie können das Datenfeld “Personalgruppenname” zu der Lohn Bericht-Format-Einrichtung hinzufügen, um die Personalgruppen oder Jobrollen besser zu identifizieren.
Ein Beispiel einer Excel-Datei mit den Stunden pro Personalgruppe und den Stunden pro Lohnzuschlag sieht so aus:
Wie Sie die Stunden für Urlaubsanträge anzeigen können
Wie Sie die Stunden für Urlaubsanträge anzeigen können
Wenn der Name des Urlaubskontos in der Excel/CSV-Datei angezeigt werden soll, müssen Sie folgende Schritte ausführen:
Wenden Sie eine Lohnart auf das Urlaubskonto an. Gehen Sie dazu zu Einstellungen > Abwesenheit, Überstunden, Urlaub > Richtlinien > bearbeiten Sie das entsprechende Urlaubskonto und fügen Sie unter dem Bereich Lohn eine Lohnart hinzu.
Stellen Sie dann sicher, dass das Datenfeld Lohnart zu der Lohn Bericht-Format-Einrichtung unter Einstellungen > Lohn > Lohn Bericht-Format-Einrichtung > CSV/Excel-Datenfelder > Erstellen > Lohnart hinzugefügt wird. (1.)
Wenn der Name des Urlaubskontos angezeigt werden soll, fügen Sie das Feld Abteilungsname zu den Datenfeldern in den Lohnabrechnungsausdrucken hinzu. (2.)
Lohnarten in Excel- oder CSV-Exporten ignorieren
Lohnarten in Excel- oder CSV-Exporten ignorieren
Manchmal müssen Sie eine Urlaubs-Schichtart zusätzlich zu der gebuchten Abwesenheit anwenden, wenn mindestens eine der folgenden Situationen vorliegt:
Die Urlaubsstunden sollen auf die Arbeitsstunden laut Vertrag angerechnet werden.
Sie möchten die Urlaubskosten auf Ihre Lohnkosten im Dienstplan anwenden.
Wenn Sie die Schichtart zusätzlich zum Urlaubsantrag verwenden, wird der Urlaub im Lohnbericht doppelt angezeigt, einmal für die Schichtart und einmal für den Urlaubsantrag. Um dies zu vermeiden, sollten Sie Folgendes tun:
Wenden Sie eine Lohnart auf die Urlaubs-Schichtart an.
Gehen Sie zu Einstellungen > Lohn > Lohn Bericht-Format-Einrichtung > Ausgeschlossene Lohnarten und geben Sie die Lohnart der Schichtart ein, die ignoriert werden soll.
Hinweis: Dies funktioniert nur für die CSV- und Excel-Formate des Lohnberichts.
Weitere FAQs finden Sie im Artikel Lohnberichte – FAQs und Fehlerbehebung
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