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✅ Erforderliche Schritte: Vorbereitungen für den Lohnbericht
ℹ️ Wichtige Lektüre: Die Einstellungen Ihres Lohnberichts anpassen, Lohnberichte – FAQs und Fehlerbehebung
⬆️ Sie können im Video-Menü Untertitel aktivieren.
Hinweis: Wenn Sie eine der folgenden Lohnabrechnung-Integrationen nutzen, lesen Sie bitte die jeweiligen Anleitungen:
Datev LODAS: Datev LODAS mit Planday verwenden
Datev Lohn Und Gehalt: Wie Sie Datev Lohn und Gehalt mit Planday verbinden
Was ist ein Lohnbericht?
Was ist ein Lohnbericht?
Ein Lohnbericht in Planday fasst alle für die Lohnabrechnung erforderlichen Daten, wie z.B.:
Genehmigte Schichten
Festgehälter und Stundenlöhne
Lohnzuschläge
Pausen (bezahlt/unbezahlt)
Lohnberichte können jederzeit für einzelne Mitarbeiter, pro Abteilung oder auch für alle aktiven oder deaktivierten Mitarbeiter generiert werden.
Die Erstellung eines Lohnberichts verändert keine Daten in Planday und Sie können jederzeit eine PDF-Datei zur Vorschau Ihrer Daten herunterladen. Die meisten Betriebe exportieren Lohnabrechnungsdaten am Ende eines Zeitraums für die Lohnabrechnung oder Monats.
So gelingt der Lohnbericht
Gehen Sie zu Planday-Web > Lohn > Lohnbericht.
Hier können Sie Ihr Lohndatenintervall festlegen, Mitarbeiter auswählen und Download-Einstellungen für Ihren Bericht wählen.
Geben Sie das Lohndatenintervall an
Zahlungsperioden: Wählen Sie einen oder mehrere Zahlungsperioden aus. Wählen Sie Monatlich, Vierzehntägig, Wöchentlich oder Vierwöchentlich. Standardmäßig werden alle in Ihren Bericht aufgenommen.
Hinweis: Die ausgewählten Zahlungsperioden bestimmen, welche Mitarbeiterdaten in den Bericht aufgenommen werden. Lesen Sie So richten Sie eine Zahlungsperiode ein, um mehr zu erfahren.
Datumsbereich: Wählen Sie ein Start- und Enddatum für den Bericht.
Hinweis: Planday zeigt standardmäßig einen monatlichen Zeitraum. Der Tag im Startdatum basiert auf dem Datum, das Sie in den Standardeinstellungen für den Lohnbericht unter Einstellungen > Lohn > Allgemein festgelegt haben.
Festgehälter:
Gehalt basierend auf dem Datumsbereich berechnen – Die Kosten für Mitarbeiter mit Festgehalt werden auf Basis des gewählten Datumsbereichs und der Festgehaltssumme im Mitarbeiterprofil unter der Registerkarte “Anstellung” berechnet.
Datumsbereich ignorieren und Gehalt nur für einen Zeitraum vollständig bezahlen – Festgehälter werden für eine einzelne Zahlungsperiode in voller Höhe angezeigt.
Wählen Sie Dienstplandaten für Ihren Bericht aus
Abteilungen: Wählen Sie Alle Abteilungen (Standardeinstellung) aus oder filtern Sie den Bericht nach bestimmten Abteilungen.
Hinweis: Wenn bestimmte Abteilungen ausgewählt werden, werden im Bericht nur die in diesen Abteilungen geleisteten Arbeitsstunden angezeigt. Die gearbeiteten Stunden in den nicht ausgewählten Abteilungen werden im Bericht nicht berücksichtigt, auch wenn ein Mitarbeiter dort gearbeitet hat.
Mitarbeitertypen: Wählen Sie Alles oder filtern Sie nach bestimmten Mitarbeitertypen
Mitarbeiter: Wählen Sie Alle Mitarbeiter oder Bestimmte Mitarbeiter
Hinweis: Sie können die Auswertung des Berichts weiter eingrenzen, indem Sie Bestimmte Mitarbeiter auswählen und nach Namen oder Lohnnummer suchen oder nach Personalgruppen filtern. Darüber hinaus können Sie nicht mehr aktive Mitarbeiter finden, indem Sie auf Deaktivierte Mitarbeiter umschalten.
Download-Einstellungen für den Lohnbericht einrichten
Schichten einbeziehen: Wählen Sie aus, ob Schichten, die Für Lohn genehmigt (Standardeinstellung) oder Nicht für Lohn genehmigt sind, oder Alle Schichten heruntergeladen werden sollen.
Bericht sortieren nach: Legen Sie die Sortierungslogik der exportierten Daten fest nach Mitarbeiternamen, Lohnnummern oder Benutzernamen fest.
Dateiformat: Wählen Sie aus, in welchem Format der Bericht exportiert wird:
CSV (Semikolon getrennt)
Microsoft Excel
Oder ein anderes, über eine Lohnabrechnung-Integration für Ihr Portal verfügbares Format
Einschließen:
Festgehälter der Mitarbeiter: Fügt Gehaltsinformationen dem Export zu.
Vorschau der exportierten Datei als separate Datei: Erstellt neben dem Hauptexport eine Vorschau-Kopie.
Vorschauformat: Um Daten zu überprüfen oder eine Kopie in einem von Menschen lesbaren Format zu erhalten, wählen Sie Vorschau als PDF exportieren oder HTML.
Sobald Sie bereit sind, klicken Sie oben rechts auf Bericht herunterladen. Ihr Lohnbericht wird gemäß den von Ihnen ausgewählten Einstellungen heruntergeladen werden.
Tipp: Um Diskrepanzen in der gearbeiteten Stunden zu verhindern, - insbesondere für Mitarbeiter, die Schichten haben, welche sich mit der Sommerzeit oder Winterzeit überschneiden, - prüfen Sie bitte vor dem Export Ihre Lohnabrechnungsdaten nach Daten, die von der Sommerzeit oder Winterzeit betroffen sind. Das können Sie am besten tun, indem Sie den Bericht als PDF-Vorschau prüfen, bevor Sie eine Excel- oder CSV-Datei herunterladen.
Sehen Sie, wie Lohnkosten und Stunden im Lohnbericht dargestellt werden
Sehen Sie, wie Lohnkosten und Stunden im Lohnbericht dargestellt werden
PDF-Dateilayout
Wenn Sie Ihren Lohnbericht als PDF-Format exportieren, beinhaltet die Datei zwei Hauptteile:
Zusammenfassung der Lohnabrechnung (erste Seite)
Aufgliederung der Mitarbeiter (nachfolgende Seiten)
Zusammenfassung der Lohnabrechnung (erste Seite)
Die PDF-Lohnabrechnungszusammenfassung zeigt sowohl die Summe der Stunden und Kosten pro Personalgruppe als auch die Summe der Kosten für Mitarbeiter, die Monatsgehälter beziehen, inklusive Lohnzuschläge und “verschiedener” Stunden.
Hinweis: “Verschiedene” Stunden beziehen sich auf bezahlte Stunden, die jedoch nicht zu den Arbeitsstunden hinzugezählt werden, wie z.B. “Trainings-, Einführungs-Schichten oder Krankheit”.
Mitarbeiteraufgliederung (nachfolgende Seiten)
Auf den weiteren Seiten finden Sie genauere Informationen pro Mitarbeiter:
(1.) eine Auflistung der gearbeiteten Stunden, der Pausen und der Kosten, aufgeteilt nach Personalgruppe.
Pausen können bezahlt oder unbezahlt sein. Erfahren Sie in diesem Artikel mehr.
(2.) eine Zusammenfassung aller Stunden, Abwesenheiten, Kosten, sowie:
Stunden, die nicht zu den Arbeitsstunden dazugerechnet werden (Verschiedene)
Stunden im Zusammenhang mit Pausen
Stunden im Zusammenhang mit besonderen Schichtarten
Stunden im Zusammenhang mit Lohnzuschlägen oder Verpflegungszuschlägen / -abzügen.
Hinweis: Die Stunden werden in Industriezeit, d.h. In Dezimalzahlen, und nicht im Format hh:mm angezeigt. Im obigen Beispiel arbeitete der Mitarbeiter 81,00 Stunden: das sind 81 Stunden.
Excel/CSV-Dateilayout
Für den Lohnberichtsexport in Excel- oder CSV-Format können Sie die Daten für Ihre Bedürfnisse oder auch gemäß den Anforderungen von Drittanbietern entsprechend anpassen.
Gehen Sie zu: Einstellungen > Lohn > Bericht-Format-Einrichtung > Lohnberichte, um:
Spalten zu entfernen oder hinzuzufügen (z.B. Lohnnummer)
Festzulegen, wie Arbeitsstunden gruppiert bzw. unterteilt werden
Die Standardeinstellungen für künftige Exporte abzuspeichern
Lernen Sie mehr im Artikel Die Einstellungen Ihres Lohndatenexport anpassen
Ein Beispiel einer CSV-Datei sieht so aus:
Hinweis: Wie im PDF-Dokument wird auch im CSV-Format die Uhrzeit in Dezimalzahlen angegeben, nicht im Format Stunden:Minuten.
Optional: Laden Sie einen Abwesenheitsbericht herunter
Optional: Laden Sie einen Abwesenheitsbericht herunter
💡 Dieser Schritt ist dann für Sie relevant, wenn Sie Abwesenheitskonten mit festgelegtem Urlaub nutzen.
Optional verschaffen Sie sich mit einem Abwesenheitsbericht einen Überblick über das genutzte Guthaben auf den Abwesenheitskonten Ihrer Mitarbeiter (⚠️ nicht bei Konten für angesammelten Urlaub). So können Sie ggf. noch im laufenden Abrechnungszeitraum nötige Aktionen durchführen.
Sie können einen Bericht unter Dienstplan > Abwesenheitsanträge > Exportieren > Abwesenheitsbericht herunterladen.
Geben Sie den Zeitraum an
Wählen Sie bei Status die Optionen Beantragt und Abgelehnt ab
Wählen Sie die Option Tage außerhalb des Zeitraums ausschließen
Wählen Sie die zu betrachtenden Abteilungen
Bestätigen Sie über Bericht drucken > Datei herunterladen
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