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ℹ️ Wichtig: Lernen Sie Plandays Abwesenheitsmanagement kennen, um herauszufinden, welche Einstellung für Urlaubszeiten am besten zu Ihren Anforderungen passt.
✅ Erforderliche Schritte: Wie Sie eine Abwesenheitsrichtlinie für festgelegten Urlaubsanspruch einrichten; Wie Sie eine Abwesenheitsrichtlinie für angesammelten Urlaubsanspruch einrichten; Wie Sie Abwesenheitskonten für Mitarbeiter erstellen.
Sind Sie Mitarbeiter? Siehe So beantragen Sie Urlaub.
Um Benachrichtigungen über Abwesenheitsanträge für den Vorgesetzten eines bestimmten Mitarbeiters einzurichten, lesen Sie bitte die Anleitung zur Funktion „Teamleiter”.
Was ist ein Abwesenheitsantrag?
Planday bietet die Möglichkeit, den Urlaub Ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Sind Mitarbeitern Abwesenheitskonten zugewiesen, können sie mit Abwesenheitsanträgen Urlaub für einen bestimmten Tag oder Zeitraum beantragen.
Als Manager erhalten Sie eine Benachrichtigung über Anträge und können sie genehmigen oder ablehnen. Es ist nicht möglich, Abwesenheitsanträge zu löschen – Lehnen Sie sie ab, werden sie immer im Überblick der abgelehnten Anträge einsehbar sein.
Abwesenheitsanträge – Überblick
Gehen Sie dafür zu Dienstplan > Abwesenheitsanträge.
Hier finden Sie eine Liste mit Anträgen. Standardmäßig werden Ihnen diejenigen mit dem Status Ausstehend angezeigt. Klicken Sie auf einen Antrag, damit Details angezeigt werden.
Tipp: Gehen Sie oben rechts auf das Kalender-Symbol, um genehmigte Abwesenheiten noch übersichtlicher zu überblicken.
Abwesenheitsanträge filtern
Erhalten Sie einen besseren Überblick, indem Sie nach bestimmten Details filtern. Dies ist vor Allem nützlich, wenn Sie viele Anträge vorliegen haben. Falls Ihnen ein gesuchter Antrag nicht angezeigt wird, können Sie Folgendes tun:
Suchleiste – Suchen Sie mit dem Vor- oder Nachnamen direkt nach einem Mitarbeiter.
Zeitraum – Legen Sie den Zeitraum fest, in dem Sie Anfragen sehen möchten.
Status – Filtern Sie Anfragen nach ihrem Status. Sie können den Status ändern, um alle Anfragen oder nur genehmigte, abgelehnte oder ausstehende Anfragen zu sehen.
Filter – Klicken Sie auf Filter, um genau nach Abteilungen, Personalgruppen, Mitarbeitertypen, einzelnen Mitarbeiter, Teamleiter oder Kontonamen zu filtern.
Einen Abwesenheitsantrag ablehnen oder genehmigen
Hinweis:
Sie können keinen Urlaub von einem abgelaufenen Konto buchen, da dieses Konto inaktiv geworden ist. Stellen Sie daher sicher, dass Sie alle Abwesenheitsanträge vor Ablauf der bearbeiten.
Stellen Sie sicher, dass Sie alle Schichten genehmigen, die zur Ansammlung beitragen, und alle Anträge vor Ablauf der Konten genehmigen. Andernfalls würden bei der Verwendung von Übertragungskonten diese mit dem falschen Saldo erstellt.
Um einen Urlaubsantrag zu genehmigen oder abzulehnen, klicken Sie auf den Antrag, um dessen Details anzuzeigen. Von hier aus können Sie den Urlaubsantrag genehmigen oder ablehnen.
💡 Bitte beachten Sie, dass das System standardmäßig Samstag und Sonntag als Arbeitstage betrachtet. Das bedeutet, dass Urlaubsanträge, die über ein Wochenende hinausgehen, je einen Tag für Samstag und Sonntag beinhalten werden. Vor dem Genehmigen können Sie diese Tage jedoch entfernen. Möchten Sie, dass das System gewisse Tage standardmäßig nicht als Arbeitstage betrachtet, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.
Lesen Sie in folgender Liste, was die einzelnen Punkte bedeuten:
Erstellt: Datum und Uhrzeit, wann der Antrag erstellt wurde.
Status: Ausstehend, Genehmigt oder Abgelehnt.
Name: Name des Mitarbeiters
Dauer: Angefragter Zeitraum und die voraussichtliche Dauer
Kontoauswirkung: Beeinflussen Sie die Genehmigung des Antrags, die sich voraussichtlich auf den Abwesenheitssaldo auswirken wird. Hier wird angezeigt, wie hoch der Saldo am Tag nach dieser Abwesenheit sein wird. Klicken Sie auf „Details anzeigen“, um eine Aufschlüsselung dieser Berechnung zu öffnen.
Tägliche Aufschlüsselung: Überprüfen Sie den Abzug pro Tag, um genaue Zeit- und Kostenberechnungen im Dienstplan sicherzustellen. Die Stunden werden auf die Arbeitsstunden laut Vertrag des Mitarbeiters angerechnet, wenn die Richtlinie so eingestellt ist, dass sie zu den Arbeitsstunden laut Vertrag beiträgt. Um die Auswirkungen eines Tages zu bearbeiten, kann ein Manager die Tage anpassen, für die Urlaubskosten anfallen sollen, sowie die Kosten pro Tag. Durch die Bearbeitung des Urlaubsantrags werden die Werte für „Abzug“, „erwarteter verbleibender Saldo“ und „Auswirkung“ aktualisiert. Es ist auch möglich, einen Dezimalwert von 0,5 hinzuzufügen, um einen halben freien Tag zu berücksichtigen.
Sich überschneidende Schichten: Entscheiden Sie, was mit sich überschneidenden Schichten geschehen soll.
Wenn es keine Überschneidungen gibt, werden hier keine weiteren Details angezeigt.
Wenn sich eine oder mehrere zugewiesene Schichten mit dem angefragten Zeitraum überschneiden, können Sie wählen, was mit diesen Schichten geschehen soll.
Schichten beibehalten: Der genehmigte Abwesenheitsantrag hat keine Auswirkungen auf geplante, sich überschneidende Schichten.
Schicht(en) löschen: Die geplanten Schichten für diesen Mitarbeiter im beantragten Zeitraum werden gelöscht.
Schicht beibehalten und Schichtart ändern: Die Standard-Schichtart aus der Abwesenheitsrichtlinie wird in dieser Dropdown-Liste vorausgewählt, Sie können jedoch vor der Genehmigung manuell eine andere auswählen.
Schichten zur Abdeckung im Dienstplan: Optionen zum Erstellen zusätzlicher Schichten, um Ihren Dienstplan für den beantragten Zeitraum automatisch abzudecken.
Keine Schichten zur Abdeckung erstellen: Es werden keine zusätzlichen Schichten erstellt.
Schichten kopieren und als „Offen“ einstellen (für relevante Gruppen/Positionen): Es wird eine Kopie der bestehenden Schicht im Dienstplan mit derselben Personalgruppe/Position erstellt, aber als Offene Schicht markiert.
Option zum Ablehnen oder Genehmigen des Antrags.
Sie können dabei optional Mitarbeiter benachrichtigen wählen und eine Nachricht an den Mitarbeiter hinzufügen. Klicken Sie schließlich auf Genehmigen, um den Abwesenheitsantrag zu bestätigen.
Sehen Sie den Verlauf eines Abwesenheitsantrags ein
Sie können den Verlauf aller durchgeführten Aktionen eines Antrags einsehen, z. B. wer den Antrag gestellt hat oder welcher Administrator / Manager den Antrag genehmigt / abgelehnt hat, einschließlich aller Nachrichten, die hinterlassen wurden. Sie haben auch die Möglichkeit, den genehmigten Urlaub zu verweigern und dies als Aktion zu vermerken.
Klicken Sie dafür im Abwesenheitsantrag auf Verlauf.
Abwesenheitsanträge in der App einsehen und verwalten
Unterwegs haben Sie jetzt die Möglichkeit, Abwesenheitsanträge direkt in der App einzusehen sowie zu genehmigen oder abzulehnen. Öffnen Sie dazu die Planday App und tippen Sie in der Übersicht unter Anfragen auf Abwesenheitsanträge.
💡Für detaillierte Anpassungen an Abwesenheitsanträgen muss jedoch die Browser-Version von Planday verwendet werden.
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