Was sind Schichtentwürfe?

In Planday können Sie Schichten als Entwürfe speichern, bevor Sie Ihren Dienstplan veröffentlichen. Dies ermöglicht es Ihnen, Schichten zu erstellen und zuzuweisen und sie erst dann zu veröffentlichen, wenn der gesamte Dienstplan fertig ist.

Mit Schichtentwürfen können Sie am Dienstplan arbeiten, ohne die gesamte Woche oder einzelne Tage ausblenden zu müssen. Mitarbeitende sehen Entwürfe erst nach der Veröffentlichung, während bereits veröffentlichte Schichten weiterhin sichtbar bleiben.

So erstellen und verwenden Sie Schichtentwürfe

Erstellen Sie eine neue Schicht im Dienstplan.
Legen Sie die Start- und Endzeit der Schicht fest.
Lassen Sie die Schicht offen oder weisen Sie sie einem Mitarbeitenden zu.
Wählen Sie bei Bedarf eine Gruppe, Position oder Schichtart aus.
Aktivieren Sie die Option Schichtentwurf und klicken Sie auf Als Entwurf speichern.

Der Schichtentwurf wird gespeichert und orange im Dienstplan angezeigt. Sie können Schichtentwürfe wie jede andere Schicht bearbeiten, verschieben oder zuweisen. Diese bleiben für Mitarbeitende unsichtbar, außer für diejenigen mit Admin- oder Dienstplanmanager-Zugriff. Sobald die geplanten Schichten vollkommen sind, klicken Sie oben rechts auf Schichten veröffentlichen, um den Dienstplan für Mitarbeitende sichtbar zu machen.

⬆️ Der Screenshot oben zeigt Schichtentwürfe (Donnerstag bis Samstag) und eine offene Schicht (Freitag) zusammen mit einigen veröffentlichten Schichten im selben Dienstplan. Dieses flexible Setup erleichtert die Planung – Sie können einige Schichten zuweisen, andere als Entwürfe speichern und offene Schichten veröffentlichen, während Sie den Dienstplan fertig stellen.

Nur ausgewählte Schichtentwürfe veröffentlichen

Mit einem Klick auf Schichten veröffentlichen können Sie alle Schichten sichtbar machen oder nur ausgewählte veröffentlichen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, bestimmte Mitarbeitende auszuschließen oder offene Schichten nicht zu veröffentlichen – für maximale Flexibilität und Kontrolle über Ihren Dienstplan.

Sie können Schichtentwürfe im Dienstplan auswählen und nur die gewünschten Schichten veröffentlichen.

Mitarbeiter benachrichtigen, wenn Schichten veröffentlicht werden

Wenn Sie Schichten veröffentlichen, zeigt eine Bestätigungsmeldung die Anzahl der veröffentlichten Schichten an. Sie können dann wählen, ob Ihre Mitarbeiter über die neuen Schichten benachrichtigt werden sollen.

Nachricht: Sendet eine Mitteilung über Planday. Erfahren Sie mehr über Nachrichten in Planday.
SMS: Sendet eine Textnachricht an die Mobilnummer der Mitarbeiter (es können Gebühren anfallen).

Unabhängig davon, wie viele Schichtentwürfe Sie hinzugefügt haben, erhält jeder eingeplante Mitarbeiter nur eine einzige Benachrichtigung.

So verwenden Sie Schichtentwürfe mit Schichtvorlagen

Speichern Sie Ihren Wochenplan als Vorlage, ideal für sich wiederholende Muster. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Schichtvorlagen erstellen und verwenden.

Optionen beim Anwenden einer Schichtvorlage:

Als Entwurf anwenden: Fügt die Schichten als Entwürfe hinzu. Sie müssen den Plan veröffentlichen, damit Mitarbeiter ihn sehen können.
Anwenden: Veröffentlicht die Schichten direkt und macht sie sofort sichtbar.
Das gleiche Prinzip gilt, wenn Sie die Woche-kopieren-Funktion unter Dienstplan > Vorlagen > Woche kopieren verwenden.

So nutzen Sie Schichtentwürfe in der Planday-App

Für Dienstplan-Manager, die die Planday-App nutzen, werden Schichtentwürfe im Dienstplan sichtbar und wie in der Webversion orange hervorgehoben.

Manager können Entwürfe, die über den Dienstplan in der Web Version erstellt wurden, in der mobilen App bearbeiten und veröffentlichen. Wenn Sie in der App Als Entwurf speichern drücken, bleiben die Schichten als Entwürfe im Web-Dienstplan erhalten.

Schichtentwürfe können nicht über die Planday-App erstellt werden – dafür müssen Sie die Webversion des Dienstplans verwenden. Dies gilt auch für die Anwendung von Dienstplan Vorlagen. Schichtentwürfe, die Teil einer Vorlage sind und über die Planday-App angewendet werden, werden automatisch veröffentlicht.

Vergleich zwischen Dienstplanentwürfen und offenen Schichten

Unterschiede:

Keine Stempelfunktion: Mitarbeiter können sich für Dienstplanentwürfe nicht ein- oder ausstempeln, bevor sie veröffentlicht werden.
Nicht sichtbar: Mitarbeiter können Entwürfe weder tauschen noch abgeben, da diese erst nach Veröffentlichung sichtbar sind.

Ähnlichkeiten:

Zugriff: Nur Dienstplanmanager oder höhere Zugriffsberechtigungen können Entwürfe erstellen oder bearbeiten.
Verfügbarkeiten: Beim Zuweisen zeigt Planday die hinterlegte Verfügbarkeit des Mitarbeiters an.
Benachrichtigung: Eine Nachricht reicht aus, um alle veröffentlichten Entwürfe mitzuteilen.
API-Zugriff: Entwürfe sind über unsere API verfügbar. Weitere Infos: Developer.Planday.com.

Wie verwendet man Schichtentwürfe zusammen mit der Funktion ausgeblendeten Tage?

Hier ist eine Tabelle, die zeigt, wie Sie Schichtentwürfe zusammen mit dem Verbergen von Tagen oder Zeiträumen im Dienstplan verwenden können.

Status	Beschreibung	Sichtbarkeit	Zweck
Entwurf	Schichten befinden sich in Bearbeitung und sind noch nicht bereit für die Mitarbeiter.	Führungskräfte mit Bearbeitungsrechten für den Dienstplan.	Kollaborative Bearbeitung ohne Änderungen öffentlich zu machen.
Veröffentlicht	Schichten sind finalisiert und für Mitarbeiter sichtbar.	Alle Mitarbeiter.	Finalisierte und kommunizierte Schichten sind fertiggestellt, öffentlich zugänglich und für Mitarbeiter sichtbar.
Verbergt (Veröffentlicht)	Schichten sind veröffentlicht, aber vorübergehend verborgen. Mitarbeiter können den Dienstplan erst einsehen, wenn die Tage wieder eingeblendet werden.	Führungskräfte mit Bearbeitungsrechten für den Dienstplan.	Vorübergehendes Verbergen von Tagen in einen veröffentlichten Dienstplan

Mit Schichtentwürfen können Sie Mitarbeiter beim Veröffentlichen von Schichten benachrichtigen, im Gegensatz zur Funktion "Verbergen/Anzeigen“, bei der Schichten sichtbar werden, ohne Benachrichtigungen zu senden. Schichtentwürfe konzentrieren sich auf die Vorbereitung und Bearbeitung einzelner Schichten vor der Veröffentlichung. Verborgene Tage steuern die Sichtbarkeit auf Tages- bzw. Wochenebene, unabhängig von Schichtstatus. Möchten Sie Schichten für bestimmte Mitarbeitergruppen an einem Tag sichtbar machen, verwenden Sie die Funktion der Schichtentwürfe, um nur bestimmte Schichten zu veröffentlichen.

Beispiel-Szenarien für die Verwaltung der Sichtbarkeit von Dienstplänen

A. Verborgene (veröffentlichte) Dienstpläne

Bedarf: Verhindern, dass Mitarbeiter Tage einsehen können, an denen Änderungen vorgenommen werden.

Lösung: Verwenden Sie "Verborgene Tage“, um Dienstpläne vorübergehend zu verbergen:

Aktivieren Sie "Verborgene Tage“, um den Tage im Dienstplan unsichtbar zu machen.

Aktualisieren Sie den Dienstplan ohne Unterbrechungen.

Machen Sie den Dienstplan nach Abschluss der Aktualisierungen wieder sichtbar.

B. Dienstpläne vor der Veröffentlichung anpassen

Bedarf: Schichten vor Veröffentlichung verfeinern.

Lösung: Verwenden Sie den Entwurfsmodus:

Behalten Sie den Dienstplan im Entwurfsmodus, um sie vor den Mitarbeitern zu verbergen.

Finalisieren Sie alle Änderungen.

Veröffentlichen Sie den Dienstplan, wenn Sie bereit ist.

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