🔓 Zugriffsebene in Planday: Administrator, Dienstplan-Manager
🌐 Paket: Starter, Plus, Pro
⏱️ Lesezeit: 4 Minuten
🟡 Diese Funktion steht derzeit nur ausgewählten Planday-Organisationen oder Regionen zur Verfügung, wird aber schrittweise für alle freigeschaltet.
Diese Funktion befindet sich in der Beta-Phase: Der Auto-Dienstplaner ist eine brandneue, agentenbasierte Methode zur Erstellung Ihres Dienstplans. Er wird derzeit für eine ausgewählte Gruppe von Kunden eingeführt, bevor er für alle verfügbar ist.
Wichtig: Während der Beta-Phase sehen Sie möglicherweise sowohl diesen neuen Auto-Dienstplaner als auch das bestehende Auto-Dienstplaner-Tool (nur im Pro-Paket) gleichzeitig in Ihrem Portal. Wenn Sie das ältere Tool verwenden, lesen Sie stattdessen den Artikel „So nutzen Sie den Auto-Dienstplaner (Nur im Pro-Paket)“.
Was ist der Auto-Dienstplaner?
Der Auto-Dienstplaner ist eine neue, agentenbasierte Funktion, die mit nur wenigen Klicks einen Dienstplan für eine ganze Woche für Sie erstellt. Anstatt mit einem leeren Dienstplan oder einer Vorlage zu beginnen, die Sie selbst erstellen und pflegen müssen, analysiert der Auto-Dienstplaner den bisherigen Dienstplanverlauf Ihres Portals und erstellt einen vollständigen Entwurf – inklusive Schichten, die Sie direkt überprüfen können.
Der Auto-Dienstplaner berücksichtigt beim Erstellen Ihres Dienstplans Folgendes:
Arbeitsstunden laut Vertrag
Verfügbarkeit der Mitarbeiter
Arbeitszeitregelungen
Bisherige Dienstplanmuster
Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, wendet der Auto-Dienstplaner die erstellten Schichten als Entwurf auf Ihren Dienstplan an. Sie haben dann ein kurzes Zeitfenster, um dies rückgängig zu machen, bevor Sie es bestätigen. Sie können den Entwurf überprüfen, Anpassungen vornehmen und entweder den gesamten Durchlauf rückgängig machen oder die Änderungen beibehalten. Ihre Mitarbeiter sehen den erstellten Dienstplan erst, wenn Sie den Entwurf veröffentlichen – genau wie bei jedem anderen Entwurf in Planday.
So lernt der Auto-Dienstplaner aus Ihren Daten
Der Auto-Dienstplaner basiert auf Ihren eigenen Dienstplandaten. Eine kleine Vorbereitung hilft Ihnen also dabei, die besten Ergebnisse zu erzielen:
Sie benötigen mindestens zwei Wochen tatsächlichen Dienstplanverlauf in der Abteilung, für die Sie einen Dienstplan erstellen möchten. Je länger Ihr Verlauf ist, desto besser, da das System aus mehr Daten mehr lernt.
Es funktioniert am besten, wenn Arbeitsstunden laut Vertrag, Verfügbarkeit der Mitarbeiter, Arbeitszeitregelungen und Personalgruppen für Ihre Mitarbeiter eingerichtet sind.
Am genauesten ist es für Portale mit vorhersehbaren, sich wiederholenden Mustern. Wenn eine Woche ungewöhnlich unregelmäßig ist, eine Ausnahme darstellt oder stark von Ihrem normalen Trend abweicht, ist der Vorschlag möglicherweise weniger genau.
Hinweis: Alle zur Erstellung Ihres Dienstplans verwendeten Daten verbleiben in Planday und nichts wird nach außen weitergegeben.
So erstellen Sie einen Dienstplan mit dem Auto-Dienstplaner
Um einen Dienstplan mit dem Auto-Dienstplaner zu erstellen, führen Sie folgende Schritte aus:
1. Gehen Sie zu Planday-Web > Dienstplan und wählen Sie die Abteilung aus, für die Sie einen Dienstplan erstellen möchten.
2. Klicken Sie oben auf der Dienstplan-Seite auf die Schaltfläche „Auto-Dienstplaner“.
3. Wählen Sie aus, für wie viele Wochen Sie Dienstpläne erstellen möchten (Standard: 1 Woche, bis zu 11 Wochen).
4. Schließen Sie bei Bedarf bestimmte Positionen, Mitarbeiter oder Schichtarten aus, die der Auto-Dienstplaner nicht berücksichtigen soll.
5. Klicken Sie auf „Analyse starten“. Die Verarbeitung dauert etwa eine Minute. Sie können den Vorgang während der Ausführung jederzeit abbrechen.
6. Sobald die Analyse abgeschlossen ist, wendet der Auto-Dienstplaner die erstellten Schichten als Entwurf auf Ihren Dienstplan an. Ein Banner oben auf der Dienstplan-Seite bestätigt, wie viele Schichten für welchen Zeitraum hinzugefügt wurden, zusammen mit der Option „Rückgängig verfügbar bis“ und einem Countdown.
7. Während das Banner sichtbar ist, können Sie den Entwurf noch anpassen: Ziehen Sie eine Schicht auf einen anderen Tag oder einen anderen Mitarbeiter, bearbeiten Sie die Start- und Endzeit, den Mitarbeiter, die Position oder die Personalgruppe und sehen Sie unten im Dienstplan live, wie sich Stunden und Kosten bei Änderungen aktualisieren.
8. Wenn das Ergebnis nicht ganz passt, klicken Sie auf „Rückgängig“, bevor der Countdown abläuft – alle erstellten Schichten werden entfernt und Ihr Dienstplan wird genau so wiederhergestellt, wie er vorher war.
9. Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, klicken Sie auf „Änderungen beibehalten“, um es zu bestätigen. Die erstellten Schichten verbleiben als Entwurf in Ihrem Dienstplan und können von Ihnen wie gewohnt überprüft und für Ihre Mitarbeiter veröffentlicht werden.
Auto-Dienstplaner – Gut zu wissen
Ihr Dienstplan bleibt jederzeit sicher – der Auto-Dienstplaner fügt Schichten als Entwurf hinzu, sodass Ihre Mitarbeiter erst nach der Veröffentlichung etwas sehen, genau wie bei jedem anderen Entwurf. Sie können den Vorgang während der Analyse des Auto-Dienstplaners jederzeit abbrechen oder den angewendeten Entwurf innerhalb des angezeigten Zeitfensters rückgängig machen, ohne dass Ihre bestehenden Schichten beeinträchtigt werden.
Der Auto-Dienstplaner ist derzeit nur im Web verfügbar.
Während der Beta-Phase wird der Auto-Dienstplaner Region für Region für eine ausgewählte Gruppe von Plus- und Pro-Kunden eingeführt, beginnend mit Großbritannien und Irland, gefolgt von den nordischen Ländern und der DACH-Region und anschließend dem Rest der Welt. Wenn Sie ihn in Ihrem Portal noch nicht sehen, ist er bereits auf dem Weg.
Je mehr Dienstplanverlauf Sie in Planday aufbauen, desto genauer wird der Auto-Dienstplaner – die Ergebnisse werden sich also im Laufe der Zeit immer weiter verbessern.
Machen Sie eine Tour:
🎓: Planday | Auto schedule in Beta (EN)
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