🔓 Zugriffsebene in Planday: Administrator oder HR-Manager/in mit Zugriff auf alle Abteilungen in Planday.
🌐 Paket: Plus, Pro.
⏱️ Lesezeit: 3 Min.
⏱️ Einrichtungszeit: 10 Min.
ℹ️ Wichtige Lektüre: Personio-Integration – FAQ und Fehlerbehebung
✅ Erforderliche Schritte: Mitarbeiterverwaltung in Planday – Übersicht
Hauptfunktionen der Personio-Integration:
Neue Mitarbeiter synchronisieren
Mitarbeiterprofile aktualisieren
Personalgruppen erstellen
Abteilungen erstellen oder zuordnen
Ausgeschiedene Mitarbeiter deaktivieren
Genehmigte Abwesenheiten importieren
Voraussetzungen und Konfiguration in Personio
Navigation:
a. Navigieren Sie in Personio zum Marketplace.
b. Klicken Sie auf den Tab „Verbundene Integrationen".
c. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Benutzerdefinierte Integration erstellen".
Einrichtung:
a. Geben Sie Planday oder einen anderen geeigneten Integrationsnamen ein.
b. Klicken Sie auf „Weiter".
c. Zugriff konfigurieren – stellen Sie sicher, dass folgender Zugriff gewährt wird:
Zugriffsrechte prüfen
Attribute | Read | Write |
Employees | Enabled |
|
Attendance | Enabled |
|
Time Off | Enabled |
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Documents |
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Custom Reports |
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Recruiting |
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Webhooks | Enabled | Enabled |
Org Units | Enabled |
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Legal Entities |
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Cost Centres |
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Workplaces |
|
|
Hinweis: Mitarbeiterattribute und rechtliche Einheiten sind auf „Alle auswählen" gesetzt.
3. Fertig: ClientID und API-Secret kopieren.
Sie können jetzt die Integration in Planday einrichten.
Gehen Sie zu Ihrem Planday-Portal und melden Sie sich als Administrator mit Zugriff auf alle Abteilungen an.
Schließen Sie die Einrichtung in Planday ab
Schließen Sie die Einrichtung in Planday ab
1. Einrichtung:
Sie können eine HR-Integration von jeder dieser Seiten in Planday aus einrichten:
a. Planday-Web > Einstellungen > Integrationen > Übersicht > Personio > Einrichten.
b. Planday-Web > Mitarbeiter > Mitarbeiter erstellen > Connect with HR system.
2. Authentifizieren: Geben Sie Ihre Personio-API-Benutzerdaten ein. Fügen Sie die Client-ID und das API-Secret, die Sie in Ihrem Personio-Konto generiert haben, in die entsprechenden Felder ein.
3. Filter konfigurieren: Wählen Sie aus, welche Filter angewendet werden sollen.
4. Prüfen und bestätigen: Überprüfen Sie die zu synchronisierenden Daten und klicken Sie auf „Verbinden".
Pflichtfelder: Wenn Ihr Planday-Portal Pflichtfelder enthält, kann der Import nicht fortgesetzt werden. Das System zeigt eine Meldung an, die Sie auffordert, diese Felder in Planday als „Optional/Nicht erforderlich" zu markieren.
Beachten Sie, dass das Geschlechtsfeld eine Ausnahme bildet und stattdessen archiviert wird. Wenn Sie die Pflichtfelder nicht aktualisieren, schlägt der Import fehl.
Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Artikeln:
5. Fertig: Sie können das Integrations-Modalfenster jetzt schließen und warten, bis die Daten in Ihr Portal synchronisiert werden.
Datenzuordnung zwischen Personio und Planday
Alles wird automatisch zugeordnet, d. h. es gibt keinen manuellen Zuordnungsablauf, den Sie einrichten müssen.
Personio-Felder, die Planday zuordnet:
Personio-Felder, die Planday zuordnet:
Personio Field | Personio Attribute ID | Planday |
First name (legal) | first_name | First Name |
Last name (legal) | last_name | Surname |
Email (username) | ||
Date of birth | date_of_birth | Birthday |
Hire date | hire_date | Hire date |
Termination Date | contract_end_date |
|
Profile Picture | avatar | Profile Picture |
Department | department_id | Department |
Team | team_id | Employee Group |
Position | position | Employee Group |
Address |
| Address |
City |
| City |
Postcode |
| Postcode |
Employee ID (internal) | company_employee_ID | Salary ID |
Hinweis: Die Zuordnung anderer Felder, einschließlich benutzerdefinierter Felder, wird in dieser Integration derzeit nicht unterstützt.
1) Zuordnungslogik – Abteilungszuordnung
Planday ordnet Abteilungen aus Personio direkt Planday zu. Teams werden nun standardmäßig Personalgruppen zugeordnet
Hinweis: Planday-Abteilungen werden nur für Gruppen erstellt, die Mitarbeiter enthalten, die gerade importiert werden.
Standardabgleich
Standardabgleich
Wenn eine Abteilung in Planday denselben Namen wie die Gruppe in Personio hat, werden sie in Planday zusammen zugeordnet. Gibt es keine Übereinstimmung, wird eine neue Abteilung in Planday erstellt.
Duplikate von Namen auflösen
Duplikate von Namen auflösen
Wenn Personio mehrere Gruppen mit demselben Namen enthält (zum Beispiel: ein „Service"-Team an zwei verschiedenen Standorten), wird folgende Strategie verwendet, um eindeutige Namen in Planday sicherzustellen:
Übergeordneten Kontext hinzufügen: Dem Gruppennamen wird der Name des übergeordneten Ordners oder der übergeordneten Abteilung vorangestellt, um sie zu unterscheiden (zum Beispiel: „Standort X – Service" vs. „Standort Y – Service").
Redundanz bereinigen: Beim Kombinieren von Namen werden wiederholte Wörter entfernt, um den Namen lesbar zu halten. Zum Beispiel wird „Standort X Operations – Operations Manager" automatisch zu „Standort X Operations – Manager" gekürzt.
2) Zuordnungslogik – Zuordnung von Anstellungsdaten
Wenn die Integration „Anstellungs"-Daten aus Personio synchronisiert, ordnet sie diese Daten zu, um Personalgruppen in Planday zu erstellen.
Bitte beachten Sie diese zwei wichtigen Verhaltensweisen während des Synchronisierungsprozesses:
Neue Personalgruppen werden immer erstellt
Neue Personalgruppen werden immer erstellt
Die Integration ist so konzipiert, dass sie bestehende Personalgruppen niemals ändert oder aktualisiert. Sie erstellt immer einen neuen, separaten Eintrag für jeden synchronisierten „Anstellungs"-Datensatz.
Doppelte Namen werden mit einem Suffix behandelt
Doppelte Namen werden mit einem Suffix behandelt
Wenn die Integration eine Gruppe namens „Barkeeper" erstellen muss, aber bereits eine Gruppe mit diesem Namen existiert, wird eine neue Gruppe erstellt und ein Suffix hinzugefügt (zum Beispiel: „Barkeeper-Personio"), um sie zu unterscheiden.
Wichtig: Diese Suffix-Regel wird nur einmal angewendet, um endlose Duplikate zu vermeiden. Wenn eine Gruppe namens „Barkeeper-Personio" bereits existiert, erstellt die Integration keine neue Gruppe (zum Beispiel: „Barkeeper-Personio-Personio").
Dieser Ansatz ist entscheidend, da Datensätze mit einem Gültigkeitsdatum versehen sind. Das Erstellen einer neuen Personalgruppe bewahrt die vollständige Anstellungshistorie und stellt die Datenintegrität sicher.
Hauptfunktionen und Datensynchronisierung
So importieren Sie Mitarbeiter aus Personio in Planday
Die Personio-Integration ist als „Single Source of Truth"-System konzipiert, bei dem Personio alle Mitarbeiterdaten verwaltet, die dann mit Planday synchronisiert werden.
Datenduplizierung verhindern
Datenduplizierung verhindern
Die Integration verwendet persistente externe IDs, um Profile zwischen Personio und Planday zu verknüpfen. Dadurch wird die Erstellung doppelter Mitarbeiter verhindert, wenn Daten in Planday, aber nicht in Personio geändert werden. Ein Mitarbeiter wird bei der Synchronisierung anhand der E-Mail-Adresse zugeordnet – aber selbst wenn die E-Mail-Adresse nach der Erstellung der ursprünglichen Verknüpfung geändert wird, bleibt die ID bestehen und die E-Mail-Adresse wird in Planday überschrieben, um der in Personio zu entsprechen.
Einseitige Datensynchronisierung
Einseitige Datensynchronisierung
Daten fließen einseitig von Personio zu Planday. Manuelle Änderungen an synchronisierten Mitarbeiterfeldern in Planday werden bei der nächsten Synchronisierung überschrieben, um die Datenintegrität zu wahren.
Hinweis: Es gibt eine Ausnahme: die E-Mail-Adresse (Benutzername) in Planday.
Synchronisierungshäufigkeit
Synchronisierungshäufigkeit
Die Integration synchronisiert Daten automatisch alle drei Stunden. In den Integrationseinstellungen ist auch eine manuelle Schaltfläche „Jetzt synchronisieren" verfügbar.
Kommentar: Die manuelle Synchronisierung ist eine Teilsynchronisierung (synchronisiert nur Änderungen), während die Option „Jetzt synchronisieren" eine vollständige Synchronisierung ist.
Filtern
Filtern
Sie können bestimmte Abteilungen, Standorte, Mitarbeitertypen usw. aus Personio zur Synchronisierung auswählen. Die Filterung erfolgt bei der Einrichtung der Integration. Um Filter zu ändern, müssen Sie die Integration deaktivieren und erneut aktivieren. Sie können sich auch an den Support wenden, der Ihnen einen Link zur Verfügung stellen kann, über den die Filterseite erneut geöffnet wird. Auf diese Weise vermeiden Sie, dass möglicherweise Duplikate entstehen (Verlust der Datenverbindung).
Integration erneut verbinden (Datenverlinkung verloren)
Integration erneut verbinden (Datenverlinkung verloren)
Wenn Sie die Integration deaktivieren und dann reaktivieren, werden alle vorherigen Benutzerverknüpfungen zwischen Personio und Planday dauerhaft entfernt. Das System behandelt die erneute Verbindung als neue Integrationseinrichtung.
Warum entstehen dadurch Duplikate?
Dieser Verlust von Verknüpfungen wird kritisch, wenn der primäre Bezeichner (zum Beispiel: E-Mail/Benutzername) in Personio geändert wurde, aber in Planday noch nicht aktualisiert wurde.
Da die E-Mail-Adresse in Planday eine Ausnahme von der einseitigen Datensynchronisierungsregel darstellt, wird die E-Mail-Änderung in Personio das entsprechende Planday-Profil nicht automatisch aktualisieren. Wenn die Integration in diesem Zustand deaktiviert und reaktiviert wird, erkennt das System die Profile nicht als denselben Benutzer und erstellt den Benutzer als Duplikat in Planday neu.
So importieren Sie Abwesenheitsdaten aus Personio in Planday
Wenn die Abwesenheitssynchronisierung für Ihre Personio-Integration aktiviert ist, werden in Personio erfasste und genehmigte Abwesenheiten automatisch in Planday importiert. Personio bleibt die einzige verlässliche Quelle für alle Abwesenheitsdaten; Planday zeigt lediglich an, was in Personio genehmigt wurde.
Wie Urlaub im Dienstplan angezeigt wird
Wie Urlaub im Dienstplan angezeigt wird
Visuelle Urlaubsanzeigen: Genehmigte Abwesenheiten aus Personio werden im Dienstplan als Abwesenheitsbalken (blauer Balken) angezeigt, damit Manager schnell sehen können, wann ein Mitarbeiter nicht verfügbar ist.
Bestehende Schichten bleiben unverändert: Wenn ein Mitarbeiter in Planday bereits eine Schicht an einem Tag hat, für den Personio genehmigten Urlaub meldet, wird diese Schicht standardmäßig nicht automatisch in eine offene Schicht umgewandelt, sondern bleibt unverändert. Dies könnte in Zukunft als Einstellung hinzugefügt werden, doch bis dahin ist es am wenigsten eingreifend, keine automatischen Aktualisierungen an einer Schicht vorzunehmen.
Nur genehmigter Urlaub: Nur genehmigte Abwesenheiten aus Personio werden in Planday synchronisiert; anstehende Abwesenheiten werden ignoriert.
Umgang mit teilweisen Abwesenheitstagen
Umgang mit teilweisen Abwesenheitstagen
Ein Kommentar wird zur Abwesenheit in Planday hinzugefügt, der klarstellt, dass der Mitarbeiter nur für einen Teil des Tages abwesend ist.
Konfiguration der Abwesenheiten in Personio
Konfiguration der Abwesenheiten in Personio
Synchronisierungsrichtung: Die Abwensenheitssynchronisierung erfolgt in eine Richtung (von Personio zu Planday). Alle Ansammlungen, Genehmigungen und Richtlinienprüfungen erfolgen in Personio.
Aktivieren/Deaktivieren: Die Abwensenheitssynchronisierung wird über einen Schalter in den Integrationseinstellungen gesteuert, und jeder importierte Abwesenheitseintrag wird zur Nachverfolgbarkeit im Integrations-Synchronisierungsprotokoll erfasst. Die Abwensenheitssynchronisierung ist standardmäßig aktiviert.
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