🎯 Für Admins. Erfahren Sie hier, wie Sie Mitarbeiter de- und reaktivieren.

Mitarbeiter deaktivieren

Was passiert mit den Daten eines Mitarbeiters, wenn sein Account deaktiviert wird?

Daten, die gespeichert werden, sind:

die gearbeiteten Stunden des Mitarbeiters
der Verlauf der Abwesenheitsanträge, sowie das Guthaben von Abwesenheits- und Überstundenkonten
die Dokumente, die im Mitarbeiterprofil hochgeladen sind
im Profil angegebene Details wie Lohn, Gehalt oder Vertragsbedingungen

Funktionen/Daten, die deaktiviert werden, sind:

der Zugriff des Mitarbeiters auf seinen Account
die ihm zugewiesenen Abwesenheits- und Überstundenkonten
der Mitarbeiter ist keiner Abteilung mehr zugewiesen
der Benutzername des Mitarbeiters

Sie können für deaktivierte Accounts keine Abwesenheitsanträge mehr genehmigen oder ablehnen. Stellen Sie aus diesem Grund sicher, dass Sie vor dem Deaktivieren...

verbliebene Abwesenheitsanträge genehmigen oder ablehnen.
im Dienstplan die verbliebenen Schichten genehmigen, die ggf. Einfluss auf das Überstundenkonto haben.

Wie lange bleiben deaktivierte Mitarbeiter gespeichert?

Standardmäßig bleiben alle Mitarbeiter für einen Zeitraum von 5 Jahren gespeichert. Als Admin können Sie diesen Zeitraum anpassen: Gehen Sie zu Einstellungen > HR > Allgemein > Deaktivierte Mitarbeiter automatisch löschen. Wählen Sie dort die Anzahl an Monaten, nach denen deaktivierte Mitarbeiter und ihre Daten dauerhaft gelöscht werden sollen.

Ein Mitarbeiter-Account, der dauerhaft gelöscht wurde, kann nicht wiederhergestellt werden. Auch alle Lohn- und HR-Daten gehen verloren. Führen Sie diese Aktion daher nur dann durch, wenn Sie vollkommen sicher sind.

Wenn ein Mitarbeiter deaktiviert wird, ab wann kann er sich nicht mehr zu Planday einloggen?

Mitarbeiter, die deaktiviert werden, haben bis zum Ende ihres Deaktivierungsdatums Zugriff auf ihren Planday-Account.

Wenn Sie das Deaktivierungsdatum in die Vergangenheit gelegt haben, verliert der Mitarbeiter bei der Deaktivierung sofort jeden Zugriff.

Web: Der Mitarbeiter erhält eine Fehlermeldung, dass sein Benutzername oder Passwort nicht korrekt sind.
App: Der Mitarbeiter erhält eine Fehlermeldung, dass der Kontakt zum Server fehlgeschlagen ist.

Kann ich die Deaktivierung eines Mitarbeiters auf ein zukünftiges Datum setzen?

Ja. In diesem Fall stellen Sie beim Deaktivieren das Deaktivierungsdatum auf den gewünschten zukünftigen Tag. In diesem Fall sehen Sie im Mitarbeiterprofils ein gelbes Banner mit diesem Datum angezeigt. Diese Information ist nur für Benutzer sichtbar, die den Mitarbeiter bearbeiten können.

Ich habe einen Mitarbeiter deaktiviert. Wie kann ich das verbliebene Urlaubsguthaben auszahlen?

Um das verbliebene Guthaben einzusehen, können Sie sich einen Abwesenheitskontenbericht herunterladen:

Gehen Sie zu Dienstplan > Abwesenheitskonten.
Bei Zeitraum stellen Sie als Startdatum den Beginn des Gültigkeitszeitraums des Kontos ein, als Enddatum den Tag, an dem der Mitarbeiter deaktiviert wird.
nutzen Sie ggf. weitere Filter, um das richtige Abwesenheitskonto zu finden.
Klicken Sie auf Exportieren.

Im Bericht finden Sie in der letzten Spalte – Bezahlte Urlaubstage – am letzten Tag des Zeitraums – das verbliebene Guthaben, das Sie auszahlen können.

Kann ich einen Lohndatenexport für deaktivierte Mitarbeiter durchführen?

Ja: Gehen Sie dafür zu Lohn > Lohndatenexport > bei Mitarbeiter auswählen auf Benutzerdefinierte Auswahl der Mitarbeiter > Mitarbeiter auswählen > Deaktivierte Mitarbeiter. Führen Sie mit dieser Auswahl den Export durch.

Wenn Sie den Namen eines deaktivierten Mitarbeiters nicht sehen, wenden Sie sich gerne an Planday’s Support-Team.

Wo kann ich sehen, wer einen Mitarbeiter deaktiviert hat?

Gehen Sie dafür zu Mitarbeiter und wählen Sie aus der Liste am linken Bildschirmrand die Option Deaktiviert. Wählen Sie den Mitarbeiter aus und klicken Sie im roten Banner auf Deaktivierungshistorie anzeigen.

Warum erhalte ich eine Fehlermeldung, wenn ich einen Mitarbeiter deaktivieren möchte?

Dies kann an einem dieser Gründe liegen:

Der Mitarbeiter ist keiner Abteilung zugewiesen. Weisen Sie den Mitarbeiter einer Abteilung zu, indem Sie ihn in der Liste anwählen und dort eine Abteilung hinzufügen.
Das Geburtsjahr oder eine andere Angabe sind ungültig.

Warum kann ich deaktivierte Mitarbeiter nicht sehen?

Der wahrscheinlichste Grund ist, dass Ihr Zugriff auf bestimmte Abteilungen beschränkt ist. Wenn ein Mitarbeiter deaktiviert wird, ist er keiner Abteilung mehr zugewiesen.
Bitte wenden Sie sich an einen anderen Admin auf Ihrem Portal, der Zugriff auf alle Abteilungen hat, um Ihnen die Berechtigungen für die benötigte Abteilung zu geben.

Mitarbeiter reaktivieren

Ich habe einen Mitarbeiter reaktiviert. Warum kann ich keinen Urlaub über sein Abwesenheitskonto eintragen?

Wenn ein Mitarbeiter deaktiviert wird, werden auch seine Abwesenheitskonten deaktiviert. Beim Reaktivieren eines Mitarbeiters werden die Abwesenheitskonten nicht reaktiviert. Weisen Sie dem Mitarbeiter ein neues Abwesenheitskonto zu oder wenden Sie sich gerne an Planday’s Support-Team.

Wie kann ich das Überstundenkonto eines Mitarbeiters reaktivieren?

Wenn ein Mitarbeiter deaktiviert wird, wird sein Überstundenkonto inaktiv. Dieses kann nicht mit reaktiviert werden, wenn der Mitarbeiter reaktiviert wird.

Wenn Sie dieses Konto reaktiviert haben möchten, wenden Sie sich bitte an Planday’s Support-Team.

Andernfalls können Sie ein neues Konto erstellen. Folgen Sie dazu diesen Schritten:

Gehen Sie zu Dienstplan > Abwesenheitskonten > Konten für Überstundenausgleich > wählen Sie im Dropdown unter Kontostatus die Option Inaktiv.
Finden Sie das Konto des betreffenden Mitarbeiters und geben Sie ein Enddatum für den Gültigkeitszeitraum an.
Gehen Sie zu Einstellungen > Abwesenheit, Überstunden, Urlaub > Kontovorlagen > Bearbeiten Sie die Kontovorlage.
Geben Sie in der Kontovorlage einen Stichtag an. Stellen Sie sicher, dass die Option Automatisch verlängern nicht ausgewählt ist.
Weisen Sie dem Mitarbeiter auf Grundlage dieser Kontovorlage ein neues Überstundenkonto zu. Setzen Sie dabei das Startdatum auf den Tag nach dem Enddatum des Gültigkeitszeitraums des alten, inaktiven Kontos.
Gehen Sie nach dem Zuweisen zurück zur Kontovorlage und entfernen Sie den Stichtag.

Wo kann ich sehen, wer einen Mitarbeiter reaktiviert hat?

Gehen Sie dazu zu Mitarbeiter > wählen Sie den reaktivierten Mitarbeiter aus > Benutzeraktionen > Deaktivierungshistorie.

Ich habe einen Mitarbeiter reaktiviert, der sich jetzt nicht einloggen kann – Was kann ich tun?

Prüfen Sie, ob der korrekte Benutzername genutzt wird. Bei Bedarf können Sie den Benutzernamen erneuern – Folgen Sie dazu den Schritten im Artikel Benutzernamen ändern.
Setzen Sie das Passwort für den Mitarbeiter zurück und schicken Sie eine neue Bestätigungs-E-Mail. Folgen Sie dazu den Schritten im Artikel Wie Sie ein Passwort zurücksetzen.

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