🎯 Für Admins. Möchten Sie Mitarbeiter erstellen und verwalten, klicken Sie hier. Gehen Sie hier zu FAQ rund um das De- und Reaktivieren von Mitarbeitern.

Bitte beachten Sie, dass deaktivierte Mitarbeiter nicht zu der Gesamtanzahl an Mitarbeitern zugerechnet werden, die die Grundlage für Ihre Rechnung für die Nutzung von Planday sind.

Deaktivieren Sie einen Mitarbeiter

Wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt, können Sie sein Konto deaktivieren, um einen weiteren Zugriff auf Planday zu verhindern.

Sie können den Mitarbeiter entweder Sofort deaktivieren, oder ein Deaktivierungsdatum in der Zukunft einstellen.
Entscheiden Sie, was mit den zukünftigen Schichten des Mitarbeiters geschehen soll. Sie können

a) alle Schichten löschen
b) die Schichten auf “offen” setzen
c) ggf. Schichten zugewiesen lassen, die noch bis zum Deaktivierungsdatum gearbeitet werden sollen
d) ggf. Schichten anderen Mitarbeitern zuweisen (dafür müssen die Schichten einer Position zugewiesen sein).
Zudem können Sie bei Bedarf einen Grund für die Deaktivierung und eine vertrauliche Notiz für Manager hinzufügen.

Mehr zu Kündigungsgründen erfahren

Sie können sich für eine bessere Übersicht verschiedene Kündigungsarten hinterlegen. Dies tun Sie unter Einstellungen > Bereich HR > Allgemein > Kündigungsarten. Wählen Sie Kündigungsgrund erfordert aus, wenn beim Deaktivieren eines Mitarbeiters einer der hier vorbereiteten Gründe ausgewählt werden muss.

💡 Tipp: Wenn Sie Mitarbeiterdaten exportieren, können Sie darin nach Kündigungsgründen filtern.

Deaktivierte Mitarbeiter finden Sie unter Mitarbeiter > Verschiedene > Deaktiviert.

Bei Bedarf können Sie die Deaktivierungshistorie von Mitarbeitern einsehen. Navigieren Sie dazu über Mitarbeiter > Bereich Verschiedene > Deaktiviert > ins Profil des Mitarbeiters und wählen Sie dort Deaktivierungshistorie anzeigen.

Sonderfall: Admins deaktivieren, die eine Integration / OpenAPI-App autorisiert hatten

💡 Manche Integrationen (wie Personio) oder OpenAPI-Anwendungen werden möglicherweise nicht mehr funktionieren, wenn der Admin deaktiviert wird, der diese Verknüpfung autorisiert hatte. In diesem Fall erscheint eine Warn-Nachricht – Ein anderer Administrator wird die Verknüpfung neu autorisieren müssen.

Um eine Integration zu reaktivieren, navigieren Sie zu Einstellungen > Integrationen > Übersicht, finden Sie die Anwendung in der Liste und aktivieren Sie sie. Um eine OpenAPI-Anwendung zu re-autorisieren, folgen Sie den Hinweisen in diesem Artikel: Mit der OpenAPI mit Planday integrieren.

Reaktivieren Sie einen Mitarbeiter

Um einen Mitarbeiter zu reaktivieren, navigieren Sie zu Mitarbeiter > Verschiedene > Deaktiviert. Dort sind alle deaktivierten Mitarbeiter angezeigt. Klicken Sie auf den Namen des Mitarbeiters, und wählen Sie im Schnellbearbeitungs-Fenster rechts Mitarbeiter reaktivieren. Alternativ gelingt dies über das Stift-Symbol in der Zeile rechts ✏️ in der großen Ansicht Mitarbeiter bearbeiten durch Klicken auf Reaktivieren.

Daraufhin können Sie wählen, welchen Abteilungen Sie den Mitarbeiter hinzufügen möchten, und einen Kommentar hinzufügen. Der Mitarbeiter ist daraufhin wieder in der Dienstplanung einsetzbar.

Interne Benachrichtigungen bei Deaktivierung von Mitarbeitern

Sie können Mitarbeiter auswählen, die bei der Deaktivierung von Mitarbeitern automatisch benachrichtigt werden. Unter Einstellungen > Portal-Einstellungen > Mitteilungen finden Sie die Option Deaktiviert. Fügen der Liste unter Mitarbeiter auswählen Mitarbeiter hinzu, die automatisch über neue Mitarbeiter benachrichtigt werden sollen.

Bitte beachten Sie, dass nur Administratoren und HR-Manager benachrichtigt werden, auch, wenn Sie andere Mitarbeiter hier eintragen. Sie können wählen, ob dazu Nachrichten, SMS oder beides genutzt werden sollen.

💡 Dies kann für Ihr Management-Team nützlich sein, um sich gegenseitig über die neuesten Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten. Es fallen womöglich Standard-SMS-Kosten an.

Deaktivierte Mitarbeiter automatisch löschen

Je nach Standort Ihres Unternehmens und im Hinblick auf die DSGVO können Sie dazu verpflichtet sein, Informationen über ehemalige Mitarbeiter nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses dauerhaft zu löschen.

Um das automatische Löschen von deaktivierten Mitarbeiten aus Ihrem Planday-Konto einzustellen, navigieren Sie zu Einstellungen > Bereich HR > Allgemein > Deaktivierte Mitarbeiter automatisch löschen und aktivieren Sie den Schieberegler. Sie können festlegen, wie viele Monate nach der Deaktivierung (Mindestanzahl: 60) ein Nutzer dauerhaft von Ihrem Planday-Konto gelöscht werden soll.

Permanente Löschung inaktiver Mitarbeiterkonten

Unter bestimmten Umständen und immer nach Anfrage eines Portal-Administrators kann das Support-Team von Planday Ihnen dabei helfen, Mitarbeiterkonten permanent zu löschen.

Um ein Mitarbeiterkonto dauerhaft aus dem Portal zu entfernen, muss dieses Konto mindestens 5 Jahre lang inaktiv gewesen sein. Der Grund dafür ist, dass die Daten im Planday-Portal für die Personal- und Lohnabrechnungen der Arbeitgeber verwendet werden. Wenn ein Konto weniger als 5+ Jahre inaktiv ist, muss ein Mitarbeiter zunächst seinen Administrator kontaktieren, um zu erfahren, ob die Daten gelöscht werden können.

Wenn der Portal-Administrator der Löschung der Daten zustimmt, können die Daten des Mitarbeiters dauerhaft gelöscht werden. Sie sind danach nicht mehr abrufbar. Auch die mit dem Konto verbundenen Daten können unwiderruflich gelöscht werden.

Planday empfiehlt, diese Maßnahme nur dann zu ergreifen, wenn sie unbedingt notwendig ist. Gehen Sie mit der gebotenen Vorsicht vor, da ein Mitarbeiter bei permanenter Löschung beispielsweise alle Lohnabrechnungen und Personalmanagement-Daten verliert.

Um eine Kontolöschung zu beantragen, wenden Sie sich bitte zuerst an Ihren Portal-Administrator und anschließend an das Support-Team von Planday.

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