🔓 Access level in Planday: Administrator, HR Admin.
🌐 Subscription plan: Plus, Pro, Enterprise.
⏱️ Lesetid: 3 min.
Koble fraværssøknader til kontraktregler
Når du kobler fravær og kontraktregler sammen, kan du knytte fraværsregler til kontraktregler, slik at godkjent fravær automatisk teller med i medarbeiderens avtalte timer. Dette fjerner behovet for å opprette fraværsvakter manuelt i vaktplanen for å holde avtalefestede timer nøyaktige.
Bruker du ikke fraværsvakter i vaktplanen? Du trenger bare å sørge for at kontraktsreglene og regelsett for fravær er på plass, og deretter koble dem sammen:
Gå til Innstillinger > HR > Kontraktsregler og åpne kontraktsregel din
I kategorien for regelsett for fravær velger du regelsettet (eller regelsettene) som skal telles mot kontraktregelen, og Lagre
Verifiser ved å gå til Vaktplan > Avtalefestede timer. I den nye kolonnen Fravær, gjenspeiles godkjent fravær for medarbeidere i gjeldende periode
Det er alt. Resten av denne artikkelen er for organisasjoner som har brukt fraværsvakter som en midlertidig løsning.
Hvis du bruker fraværsvakter i vaktplanen
Hvis du har opprettet vakter med vakttyper som ‘’Ferie’’ for å få godkjent fravær til å telle mot avtalefestede timer, må du fullføre dette ekstra trinnet før du tar dette i bruk. Dette forhindrer at fravær telles dobbelt.
Hvorfor fravær kan telles dobbelt:
Når du kobler et regelsett til en kontraktsregel, telles godkjent fravær automatisk. Hvis du fortsatt oppretter fraværsvakter for samme fraværstype, telles timene to ganger: én gang i fraværssøknaden og én gang i vakten.
For å unngå dette, ekskluder fraværsvakttypen din fra kontraktsregelen før du koblet til regelsettet.
Notat: Hvis du bruker fraværsvakter til å overføre fraværsdata til lønneksporten din, les lønnsnotatet før du starter.
Følg kategorien som samsvarer med hvordan dere sporer fravær:
Fravær sporet i timer
Trinn 1: Identifiser fraværsvakttypen(e) dine
Gå til Innstillinger > Vaktplan > Vakttyper og noter navnet/navnene på vakttypene du har brukt til å representere fravær.
Trinn 2: Konfigurer kontraktsregelen
Gå til Innstillinger > HR > Kontraktsregler og åpne den relevante kontraktsregelen. Her gjør du begge deler:
I vakttype-innstillingene setter du fraværsvakttypen(e) til å ikke telle mot avtalefestede timer
I kategorien regelsett for fravær velger du regelsettet (eller regelsettene) som skal telles mot denne regelen
Så Lagre.
Trinn 3: Verifiser
Gå til Vaktplan > Avtalefestede timer og sjekk den nye kolonnen Godkjente fraværstimer for medarbeidere med godkjent fravær i gjeldende periode. Avviket skal gjenspeile fraværet – fraværstimer reduserer differansen.
Verdiene for godkjent fravær er basert på fradrag i godkjente fraværssøknader. Ved mistanke om unøyaktighet, verifiser at fraværssøknader er godkjent med korrekte fradrag og at kontraktsregler er knyttet til de tilsvarende regelsettene.
Trinn 4 (valgfritt): Slutt å opprette fraværsvakter
Når du er fornøyd med at oppsettet fungerer korrekt, kan du slutte å opprette fraværsvakter for disse fraværstypene. Den godkjente fraværssøknaden alene er nå tilstrekkelig.
Fravær sporet i dager
Dagsbaserte regelsett følger de samme trinnene som ovenfor, med én ekstra vurdering: avtalefestede timer er nå avhengig av varighetsverdien som er lagret i hver godkjente fraværssøknad. Varighetsfeltet representerer lengden på en fraværsdag i timer.
Notat: Varighetsfeltet ble introdusert i mars 2026, så søknader godkjent før den datoen har en varighet på 0 og vil ikke bidra til avtalefestede timer med mindre de oppdateres manuelt.
Trinn 1: Identifiser fraværsvakttypen(e) dine
Gå til Innstillinger > Vaktplan > Vakttyper og noter navnet/navnene på vakttypene du har brukt til å representere fravær.
Trinn 2: Konfigurer kontraktsregelen
Gå til Innstillinger > HR > Kontraktsregler og åpne den relevante kontraktsregelen. Her gjør du begge deler:
I vakttype-innstillingene setter du fraværsvakttypen(e) til å ikke telle mot avtalefestede timer
I kategorien regelsett for fravær velger du regelsettet (eller regelsettene) som skal telles mot denne regelen
Så Lagre.
Trinn 3: Oppdater varighet på fraværssøknader (valgfritt)
For å holde tallene for avtalefestede timer nøyaktige, gå over godkjent fravær og oppdater eventuelle varighetsverdier som fortsatt er 0 for fraværssøknader godkjent før mars 2026
Trinn 4: Verifiser
Gå til Vaktplan > Avtalefestede timer og sjekk kolonnen Godkjente fraværstimer. Husk at perioden før mars 2026 kan vise lavere verdier enn forventet hvis historiske søknader ikke er oppdatert i trinn 3.
Trinn 5 (valgfritt): Slutt å opprette fraværsvakter
Når du er fornøyd med at oppsettet fungerer korrekt, kan du slutte å opprette fraværsvakter for disse fraværstypene. Den godkjente fraværssøknaden alene er nå tilstrekkelig.
Bruker du fraværsvakter til lønn?
Hvis du bruker fraværsvakter for å få med fraværsdata i lønnseksporten, må du fortsatt opprette vakter for å kunne eksportere timer og lønn for fravær.
Notat: Full kobling av fraværsmodulen til lønnseksporten er planlagt som en fremtidig forbedring. Du kan velge å ta i bruk denne tilkoblingen nå, eller vente til du kan gå helt bort fra fraværsvakter.
ℹ️ Trenger du mer hjelp?
🔍 Søk i Help Center | Se Videoopplæringer på Tutorials.Planday.com (EN)
💬 For personlig support
Logg på Planday og kontakt supportteamet vårt via det blå ikonet nederst hvis du har flere spørsmål, eller bestill et en-til-en-opplæringstime med en ekspert.