Dette skjer når startsaldoen ikke ble satt i avspaseringskonto-regelsettet eller ved oppretting av kontoen. Hvis saldoen skal være tom, skriv «0» i stedet for å la feltet stå blankt.

Dette kan skje hvis medarbeiderens konto er inaktiv. Når en konto deaktiveres, blir den tilknyttede avspaseringskontoen også inaktiv, noe som hindrer deg i å tildele en ny.

Slik sjekker du om kontoen er inaktiv:

Slik løser du problemet:

Kontakt Planday Support for å gjenopprette den inaktive kontoen.

Systemet tillater ikke at en medarbeider har 2 avspaseringskontoer med overlappende perioder.

For å sjekke dette, gå til Vaktplan > Fraværskontoer > Avspaseringskontoer. Sett deretter kontostatus til Inaktiv.

Hvis medarbeideren har en inaktiv avspaseringskonto, kan du:

Sletting av en konto sletter permanent all relatert data.

Før du sletter den gamle kontoen, anbefaler vi at du noterer timene du vil beholde eller eksporterer dataene. En konto bør være helt «tømt» før du sletter den.

Ta kontakt med Planday Support for å få kontoen gjenopprettet.

Det kan oppstå en feil hvis noen medarbeidere allerede har en konto. Medarbeidere kan ikke ha overlappende avspaseringskontoer. Sjekk oversikten for å se hvilke medarbeidere som har en konto, og fjern merket for dem i «Opprett»-kolonnen

Hvis en konto allerede har en avspasersaldo, kan du ikke fjerne den fra en medarbeider før saldoen er null. Du kan:

For å forstå de 4 saldoene, gå til Vis en medarbeiders avspaseringssaldoer (EN).

Avspaserings-rapporten viser både avspaserings- og feriekontoer. For å vise kun avspaseringskontoer, bruk avspasering-filteret i Vaktplan >fraværskontoer > Avspaseringskontoer før du klikker Export.

Avspaseringsrapporten inkluderer:

Hvis summen avviker fra totalen, kan det skyldes transaksjoner gjort etter eksportens sluttdato.

Saldoen som vises i medarbeiderprofilen (avspasering-fanen) er forskjellig fra den du ser i avspaserings-rapporten du henter fra Vaktplan > fraværssøknader > Eksporter > fraværsrapport.​

I medarbeiderprofilen er det ikke mulig å velge nøyaktig periode du vil se saldo for. Du kan bare velge år. Standardperioden går fra 01/01 til 31/12, noe som betyr at hvis en avspaseringskonto som går over to år, for eksempel 01/04/2022 til 31/03/2023, vil saldoen som vises under 2023 omfatte avspaserings-timene fra 2022.​

Derfor anbefaler vi kundene våre å ikke sette en nullstillingsdato i oppsettet for avspaserings-regelsettet slik at det ikke er gyldighetsdatoer.

Hvis du ikke kan se saldoene deres i Vaktplan > Fraværskontoer > Avspaseringskontoer, er det fordi kontoene deres er inaktive. For å se dem, velg «inaktiv» eller «alle» i kontostatus.

Selv om timene ble godkjent og Vakttypen «Avspasering» er satt til å trekke fra kontoen, kan det ha skjedd en endring i hvilke vakttyper som teller mot Avspasering etter godkjenning. For å fikse dette, godkjenn vaktene på nytt.

I medarbeiderens profil kan du se at timene for fri samme dag ble trukket to ganger når det bare skulle skjedd én gang.

Dette kan skyldes at timer ble overført som undertid fra siden for Avtalefestede timer, og at Vakttypen «Avspasering» ikke teller mot Kontraktsregel. Timene ble deretter trukket igjen fordi Vakttypen «Avspasering» er koblet til Avspasering-kontoen.

1. Sett Vakttypen «Avspasering» til å telle mot Kontraktsregel for å unngå at det ser ut som om medarbeideren var underplanlagt.

2. Alternativt, hvis du bruker Avtalefestede timer til å overføre overtid og minustid til Avspasering-kontoer, koble «Avspasering» fra Regelsett for Avspasering og bruk kun siden for Avtalefestede timer til disse overføringene.

Hvis du ved en feil har overført timer via siden for Avtalefestede timer (EN), kan du slette overføringen i medarbeiderens profil og gjøre den på nytt. Følg disse trinnene:

Gjør en manuell Regulering i medarbeiderens Avspasering-fane for å enten trekke fra eller legge til timer. Se denne veiledningen omhvordan du justerer Avspasering-timer manuelt (EN).

Alternativt kan du ganske enkelt slette en feil overføring i medarbeiderprofilen > Avspasering ved å klikke på det røde krysset.

Overtidstimer kan ikke overføres til en Inaktiv Avspasering-konto. De vil i stedet gå til den nye Avspasering-kontoen. For å unngå dette anbefaler vi å ikke sette en Nullstill-dato for Regelsett for Avspasering, slik at det er mulig å gjøre justeringer på fjorårets konto ved behov.

Den enkleste måten er å sette opp kontraktsreglertillegg under Innstillinger > Lønn > Lønnstillegg.

I praksis vil timene som overstiger medarbeiderens Avtalefestede timer vises på Lønnsrapport og bli utbetalt til medarbeideren.​

Andre måter er:

I så fall, for de tre alternativene nevnt over, må du gjøre en manuell regulering i medarbeiderens avspaseringskonto (EN).

Nei, det er ingen automatisk overføring. Derfor anbefaler vi å ikke sette en Nullstill-dato for Regelsett for Avspasering.

Nei, det blir den ikke, fordi selv om du gjenoppretter medarbeideren, vil avspasering-kontoen deres forbli Inaktiv. Du må da kontakte Support-teamet vårt for hjelp.