🔓 Behörighetsnivåer i Planday: Administratör, HR-Admin

🌐 Abonnemangsplan: Plus, Pro, Enterprise.

⏱️ Uppsättningstid: 0. Lästid: 5 min.

✅ Nödvändiga steg: How to set and update your employees wages, How to set and update an employees fixed salary.

ℹ️ Viktig å lese: Förberedelser för lönekörning.

Löneexportformat

PDF format

Varför skiljer sig timlönen från den som anges i medarbetarens profil?

Ändring av lön mitt i löneperioden: Det kan hända att den anställdes lön har ändrats under löneperioden. Så här kontrollerar du detta,
- Gå till Medarbetare > Anställda.
- Redigera den eller de berörda medarbetarna.
- Gå till fliken Anställning > Personalgrupper > Klicka på pennan för att redigera.
- Kontrollera de tidigare tillagda lönerna genom att välja fliken Lönehistorik.
- Uppdatera giltighetsdatumet om den nya lönen ska börja gälla från ett visst datum.
Olika medarbetargrupper med olika timpriser: Det kan hända att den anställde har arbetspass i två olika personalgrupper som betalar olika mycket. Så här kontrollerar du detta:
- Gå till Medarbetare > Anställda.
- Redigera den anställde.
- Gå till Arbetspass.
- Ändra datumintervallet så att det matchar den löneperiod du tittar på.
- Kontrollera de personalgrupper som arbetspassen är tilldelade.

Lönen visar 0

Följ dessa steg för att lösa problemet:

Kontrollera den anställdes lön: Kontrollera att lönen inte är inställd på 0.
- Gå till Medarbetare > Anställda.
- Klicka på den anställdes namn.
- Kontrollera fältet för lön.
Kontrollera giltighetsdatumet för lönen: Se till att lönen är giltig och korrekt daterad:
- Gå till Medarbetare > Anställda.
- Redigera den eller de berörda medarbetarna.
- Gå till deras flik Anställning.
- Under Personalgrupper klickar du på pennan för att redigera.
- Öppna fliken Lönhistorik för att granska tidigare tillagda löner. Gör nödvändiga uppdateringar på fliken Detaljer.
- Se till att eventuella korrigeringar skriver över tidigare data om det behövs.

Hur utesluter man vissa timmar från de totala arbetstimmarna i löneexporten?

För att utesluta specifika timmar från de totala arbetstimmarna i löneexporten:

Skapa en arbetspasstyp genom att gå till Inställningar > Schema > Arbetspasstyper.
I inställningarna för arbetspasstypen, avmarkera alternativet "Räknas som arbetstid".

Detta säkerställer att timmarna visas i löneexporten men inte inkluderas i de totala arbetstimmarna.

Om du inte vill att timmar som betalar 0 ska visas i löneexporten, kan du följa dessa steg:

Gå till Inställningar > Lön > Allmänt.
Under avsnittet "Nul-vakter" avmarkera "Nul-vakter i PDF" och "Nul-vakter i fil" (CSV och Excel).

Excel eller CSV formats

Varför är timlönen olika från den som är angiven i medarbetarens profil?

Det kan finnas ett par anledningar till detta.

Betalda raster: Om det finns betalda raster under löneperioden och du har Excel-datakolumnen "Totalt arbetade timmar (exkl. raster)", justerar Planday timlönen för att säkerställa korrekta löneberäkningar

Till exempel, om en medarbetares timlön är 10 SEK, och de arbetade 15 timmar (exklusive raster) med en 30-minuters betald rast, kan timlönen visas som 10,33 kr. eftersom 15 * 10,33 = 155 kr. (den totala lönen).

För att se medarbetarens faktiska timlön (som angiven i deras profil), välj Excel-datakolumnen "Genomsnittlig timlön". Gör så här: Gå till Inställningar > Lön > Utskrifter > Skapa och lägg till kolumnen "Genomsnittlig timlön".

Ändring av lön mitt under löneperioden: Det kan hända att medarbetarens lön ändrades under löneperioden. För att kontrollera detta:

Gå till Medarbetare.
Redigera den aktuella medarbetaren/medarbetarna.
Gå till fliken Anställning > Personalgrupper > Klicka på pennikonen för att redigera.
Kontrollera de tidigare angivna lönerna genom att välja fliken "Lönehistorik"

Olika Personalgrupper med olika timlöner: Det kan hända att medarbetaren har pass i två olika Personalgrupper som betalar olika. För att lösa detta kan du antingen:

Gå till Inställningar > Lön > Allmänt > Gruppering av arbetspass och markera alternativet Gruppera efter timlön.

Eller tilldela en lönekod till varje personalgrupp genom att gå till Medarbetare > Personalgrupper. Lär dig mer om detta här. Se till att tilldela en annan lönekod för varje personalgrupp.

Lönen visas som noll i exportfilen

För att lösa detta, kontrollera följande:

Medarbetarens lön är inte inställd på 0. Gå till Medarbetare > Klicka på medarbetarens namn och kontrollera lönen.

Det giltiga datumet för medarbetarens lön. Följ dessa steg:

Gå till Medarbetare.
Redigera den aktuella medarbetaren/medarbetarna.
Gå till fliken Anställning > Personalgrupper > Klicka på pennikonen för att redigera.
Kontrollera de tidigare angivna lönerna genom att välja fliken "Lönehistorik". Välj sedan fliken "Detaljer" och gör nödvändiga ändringar. Se till att du skriver över tidigare data.

Lär dig mer om att ändra det giltiga datumet för en timlön.

Mina medarbetare tillhör 2 olika Personalgrupper och alla deras timmar visas på en rad. Hur kan jag få deras timmar att visas på en separat rad för varje personalgrupp?

Om en medarbetare arbetar i olika Personalgrupper och du vill att deras timmar ska visas på separata rader, har du 2 alternativ:

Alternativ 1:

Gå till Inställningar > Lön > Allmänt > Gruppering av arbetspass och markera alternativet Gruppera efter lön.

Alternativ 2:

Tilldela en lönekod till varje personalgrupp genom att gå till Medarbetare > Personalgrupper. Lär dig mer om detta här.
För att förbättra tydligheten i din rapport kan du lägga till fältet "Lönekod" i löneutskrifterna genom att gå till Inställningar > Lön > Utskrifter > Skapa.
Som ett alternativ kan du lägga till datafältet Personalgruppens namn för att bättre identifiera grupper eller yrkesroller

Detta säkerställer att timmarna för varje personalgrupp visas på separata rader i lönerapporten.

Ett exempel på en Excel-fil med timmar per personalgrupp och timmar per tillägg kan se ut så här:

Hur man visar icke-regelbundna timmar på separata rader i exporten?

För att visa timmar som "Sjuk" eller "Utbildning/Introduktion" (markerade med en passtyp) på separata rader från vanliga timmar i löneexporten:

Gå till Inställningar > Schema > Arbetspasstyper.
Redigera de relevanta arbetspasstyperna.
Tilldela en lönekod till dem. Lär dig mer här.

Jag vill inte att vissa timmar ska visas i min löneexport eftersom jag inte kommer att skicka dem till mitt lönesystem. Hur gör jag detta?

Om du inte vill att vissa timmar ska visas eller inkluderas i arbetstimmarna i din Excel- eller CSV-lönrapport kan du göra följande:

Tilldela en lönekod till den arbetspasstyp som används för dessa timmar i Planday.
Gå till Inställningar > Lön > Utskrifter > Ignorera lönekoder och skriv in lönekoden för den arbetstyp du vill utesluta

För mer information, gå till Customise your Payroll Exports.

För att lära dig hur du öppnar en CSV-fil i Excel eller Google Sheets, se Hur du öppnar en CSV-fil.

Körning av löner

Var kan jag ändra standardstartdatumet för min lönerapportperiod?

Du kan ändra standardstartdatumet för din lönerapportperiod under Inställningar > Lön > Allmänt. Detta datum kommer automatiskt att visas när du genererar en löneexport under Lön > Löneexport.

Observera: Detta datum kommer också att vara startdatumet för den löneperiod som anställda ser när de tittar på sina timmar i appen, under "Dina timmar".

Varför kan jag inte exportera en lönerapport?

Här är några saker att kontrollera:

Anpassad löneexport: Om du exporterar en anpassad lönerapport, se till att löneperioden inte är låst. Kontakta vårt supportteam om du behöver hjälp med att låsa upp den.
Anställdas löner: Kontrollera att alla anställda har en lönesats (0 eller högre) och en lönetyp tilldelad.
- Du kan uppdatera dessa löner under Medarbetare > Personalgrupper.

Alternativt:

Webbläsarinställningar:
- Inaktivera eventuell webbläsares mjukvara som kan blockera viktiga Planday-cookies.
- Se till att Planday har tillåtelse att använda cookies.
- Rensa din webbläsares cache för att förhindra att föråldrad data påverkar din rapportgenerering
Om du har laddningsproblem när du exporterar löner, kan orsaken vara störande data som sparats i dina cookies och cache på din dator. Se hur du rensar din webbläsardata och historia.

Om problemet kvarstår kan du kontakta vårt supportteam.

Hur kan jag exportera en lönerapport för en vecka, från måndag till söndag?

Om du vill exportera en lönerapport för en vecka, från måndag till söndag, måste du justera start- och slutdatum i dataintervallet.

Varför syns en anställd fortfarande i lönerapporten för en avdelning efter att de har tagits bort från den?

En anställd med fast lön eller timlön kan fortfarande visas i en avdelnings lönerapport efter att ha tagits bort om de har kvarstående tilldelade skift i den avdelningen.

Hur kan jag inkludera rätt anställda baserat på deras löneperioder i exporten?

Några av dina anställda kan få lön på en veckobasis eller varannan vecka. Om du vill inkludera rätt anställda baserat på deras löneperioder behöver du göra följande:

Tilldela en löneperiod till dina anställda i deras profil under fliken anställning.
När du exporterar en lönerapport, välj de löneperioder du behöver.

Lär dig mer om löneperioder i How to set a pay period.

Några av våra anställda har fast lön och några får timlön. Hur skulle jag ställa in datumen om våra anställda med fast lön har olika lönecykler?

Om dina anställda med fast lön och dina timanställda har olika lönecykler, till exempel från 26 till 25 i månaden för dina anställda med fast lön och från 17 till 16 i månaden för dina timanställda, behöver du köra två rapporter separat.

Lönade anställda i lönerapporter

Lönen visas som 0 i rapporten

Om lönen för en anställd visas som 0 i exporten finns det några saker du kan kontrollera:

Kontrollera det giltiga datumet för den anställdes lön. Följ dessa steg:
- Gå till Medarbetare > Anställda.
- Redigera relevant anställd(e).
- Gå till deras Anställningssida > Lön > Redigera lön.
- Ändra giltigt datum om det behövs.
Kontrollera att dina löneinställningar inkluderar löner. Följ dessa steg:
- Gå till Inställningar > Lön > Allmänt.
- Under "Standardinställningar för lönerapport" kontrollerar du att "Visa fasta löner" är markerade.

Varför är lönen för en anställd inkluderad i löneexporten för flera avdelningar?

Om en fastanställd medarbetare arbetar i flera avdelningar kommer deras lön att visas i löneexporten för var och en av dessa avdelningar.

Semester i löne rapporter

Semester visas två gånger i Excel-löneexporten, men den bör endast visas en gång

Om semestern visas två gånger i Excel-löneexporten, beror det troligen på överlappande semester arbetspasstyper och frånvaroansökningar. För att åtgärda detta:

Tillämpa en lönekod på semester arbetspasstypen under Inställningar > Schema > Arbetspasstyper.
Gå till Inställningar > Lön > Utskrifter > Ignorera lönekoder och ange semester arbetspasstypens lönekod.

Obs: Detta gäller endast CSV- och Excel-format, inte PDF.

Jag vill veta vilka mina avhoppare är under löneperioden så jag kan betala deras återstående semester saldo. Hur kan jag ta reda på det?

För att ta reda på avhoppare under löneperioden kan du exportera en rapport om anställdas förändringar. Gör så här:

Gå till Medarbetare > Verktyg.
Klicka på Exportera data och under "Medarbetares ändringar", klicka på Skapa rapport.
Markera Inkludera inaktiva anställda och justera perioden så att den matchar löneperioden.

Jag har inaktiverat en anställd och jag måste betala deras återstående semester saldo. Hur gör jag det?

Du kan exportera en rapport om semester konton. För att göra detta, följ dessa steg:

Gå till Schema > Semesterkonton (eller Frånvarokonton).
Ställ in perioden från början av ackumuleringsperioden till den anställdes inaktiveringsdatum.
Klicka på "Filter" och välj semesterkontot.
Klicka på "Exportera".

Den sista kolumnen "Semesterlön - vid slutdatum för perioden" visar beloppet att betala. För att få en exakt siffra, neka framtida semesterförfrågningar. Gör så här:

Gå till Schema > Frånvaroansökningar (eller Frånvaroförfrågningar).
Justera periodfiltret och välj statusarna "Godkänd" och "Väntande".
Hitta frånvaroansökningar, redigera dem och klicka på "Avvisa".

Planday lägger inte till den slutliga semesterlönen i lönerapporten, så du behöver lägga till detta nummer i din Excel- eller CSV-löne rapport om du behöver det.

Skapa ett Textfält under Inställningar > Lön > Utskrifter > Skapa.
Kalla det "Slutlig semesterlön" till exempel.
När du har exporterat rapporten, lägg till den slutliga semesterlönen du fått från din semester rapport till din lönerapport.

Inaktiverade anställda i löneexporter

Hur kan jag inkludera inaktiverade anställda i löneexporten?

För att inkludera avaktiverade anställda i löneexporten:

Gå till Lön > Löneexport.
Klicka på Anpassat urval av anställda (1) och välj Inaktiverade anställda (2).

‎payroll export_deactivated_new.‎001.jpeg

Varför visas inte alla mina inaktiverade anställda i filtren?

Om alla inaktiverade anställda inte visas i filtren kan det bero på en specifik inställning i Planday. Du kan kontakta vårt supportteam som kan hjälpa dig med detta problem.

Synlighet av löneuppgifter

Hur kan mina HR-administratörer som bara har tillgång till en avdelning endast se löneuppgifter för en avdelning?

Om du vill att HR-administratörer som är begränsade till en eller flera avdelningar endast ska kunna exportera löneuppgifter för de avdelningar de hanterar, måste du kontakta vårt supportteam som hjälper dig med din begäran.

Varför kan min HR-administratör inte välja inaktiverade anställda när de exporterar en lönerapport?

Om din HR-administratör inte kan välja inaktiverade anställda när de drar en lönerapport kan det bero på att de bara har tillgång till vissa avdelningar. När anställda inaktiveras förlorar de sin koppling till en avdelning.

ℹ️ Behöver du mer hjälp?

🔍 Sök i Hjälpcentret | Se videor på Tutorials.Planday.com | Se webbinarier

💬 För personlig support

Logga in och kontakta vårt supportteam via den blå ikonen längst ner om du har frågor, eller boka en personlig produktutbildning med en expert.