Hvad er vagtkladder?

I Planday har du mulighed for at gemme vagter som kladder, før du udgiver uge- eller to-ugersplaner. På denne måde kan du oprette og tildele vagter efter behov og derefter udgive dem alle på én gang, når planen er klar.

Med kladdevagter kan du arbejde på vagtplanen uden at skulle skjule hele ugen eller enkelte dage. Medarbejderne kan ikke se kladdevagter, før de udgives, mens eksisterende udgivne vagter forbliver synlige.

Sådan opretter du og anvender vagtkladder:

Start med at oprette en ny vagt i vagtplanen.
Angiv et start og slut tidspunkt for vagten
Lad vagten være ledig, eller tildel den til en medarbejder
Vælg en personalegruppe eller funktion, og eventuelt en vagttype hvis det er nødvendigt.
Aktiver alternativet Vagtkladde, og klik på Gem som kladde.
Vagtkladden vil da gemmes og vagten vil blive vist i en orange farve i vagtplanen

Du kan redigere dine kladdevagter, flytte dem eller tildele dem, præcis som du ville gøre med andre vagter. Vagterne vil ikke være synlige for andre medarbejdere end dem, der har adgangsniveauerne Administrator eller Vagtplanadmin. Når du har oprettet alle de planlagte vagter som kladder, klikker du på knappen Offentliggør vagter øverst til højre for at gøre vagtplanen synlig.

⬆️ Skærmbilledet ovenfor viser vagtkladder (torsdag til lørdag) og en åben vagt (fredag) sammen med nogle offentliggjorte vagter i samme vagtplan. Denne fleksible løsning gør det nemmere for dig at planlægge – tildele nogle vagter, beholde andre som kladder og lægge åbne vagter ud, mens du færdiggør vagtplanen.

Offentliggør kun udvalgte vagter

Ved at klikke på Offentliggør vagter kan du gøre alle vagterne synlige eller kun offentliggøre udvalgte. Du kan også udelade enkelte medarbejdere eller vælge ikke at offentliggøre åbne vagter, hvilket giver dig mere fleksibilitet og kontrol over din vagtplan.

Du kan vælge vagter fra vagtplanen og kun offentliggøre de vagter du har udvalgt.

Informer de ansatte om offentliggøring af vagter

Når du offentliggør vagter, vises en bekræftelsesmeddelelse, der viser antallet af vagter, der vil blive offentliggjort. Du får derefter mulighed for at informere dine medarbejdere med en enkel besked om, at nye vagter er tilgængelige for dem:

Via en Planday-besked: Der sendes en besked i Planday-appen til dine planlagte medarbejdere og/eller en e-mail. Læs mere om beskeder i Planday.
Via SMS: Der sendes en SMS til de planlagte medarbejderes mobilnummer. (Der påløber et gebyr for SMS-beskeder)

Når du vælger at informere medarbejdere, uanset hvor mange vagtkladder du har tilføjet i planen, vil hver planlagt medarbejder kun modtage én besked.

screenshot-cceteam.planday.com-2024.02.27-14_25_56.png

Sådan bruger du kladder sammen med vagtplanskabeloner

Du kan gemme ugens vagtplan som en skabelon – dette er nyttigt, hvis din vagtplan følger et mønster og ligner fra uge til uge. Læs mere om, hvordan du opretter og bruger vagtplanskabeloner.

Når du bruger en vagtplanskabelon, har du to muligheder:

Anvend som kladde – Denne mulighed betyder, at vagterne fra skabelonen indsættes som kladder i vagtplanen, når du ruller en skabelon ud. Du skal derefter udgive vagtplanen for at gøre vagterne synlige for medarbejderne.
Udrul – Denne mulighed udgiver vagterne fra skabelonen og gør dem synlige for medarbejderne med det samme.

Den samme logik gælder, når du bruger funktionen Kopier uge i Vagtplan > Skabeloner > Kopier uge.

Hvordan bruger man Vagtkladder sammen med funktionen Skjulte dage?

Her er en tabel, der viser, hvordan du kan bruge vagtkladder sammen med at skjule dage eller perioder i vagtplanen.

Status	Beskrivelse	Synlig for	Formål
Kladde	Vagter er under udarbejdelse og endnu ikke klar til medarbejdere.	Ledere med redigeringsrettigheder til vagtplanen.	Samarbejdende redigering uden at gøre ændringer offentlige.
Udgivet	Vagter er færdiggjort og klar til at blive set af medarbejdere.	Alle medarbejdere.	Færdiggjorte og udgivede vagter.
Skjult (Udgivet)	Vagter er offentliggjort, men midlertidigt skjult. Medarbejdere kan ikke se vagtplanen, før den er gjort synlig.	Ledere med redigeringsrettigheder til vagtplanen.	Midlertidigt skjule offentliggjorte vagtplaner.

Godt at vide:

Med Vagtkladder kan du notificere medarbejdere om nye vagter ved udgivelse, i modsætning til skjul/vis-funktionen, som gør vagter synlige uden at sende notifikationer.
Vagtkladder fokuserer på vagt-niveau forberedelse og redigeringer før udgivelse. Skjulte dage fokuserer på dag/uge-niveau synlighedskontrol, uafhængigt af vagtstatus. For eksempel, hvis du vil have vagter synlige for nogle personalegrupper på en dag, ville du bruge vagtkladdefunktionen, der tillader at udgive nogle af vagterne på en dag.

Eksempelscenarier for håndtering af vagtplansynlighed

A. Midlertidigt skjule offentliggjorte vagtplaner

Behov: Forhindre medarbejdere i at se vagtplaner, mens der foretages opdateringer.

Løsning: Brug Skjulte Dage til midlertidigt at skjule vagtplaner:

Aktivér Skjulte Dage for at gøre vagtplanen usynlig.
Opdater vagtplanen uden afbrydelser.
Gør vagtplanen synlig igen, når opdateringerne er færdige.

B. Justere vagtplaner før udgivelse

Behov: Færdiggør vagter, før medarbejdere kan se dem.

Løsning: Brug Kladde-tilstand:

Hold vagter i Kladde-tilstand for at skjule dem for medarbejdere.
Færdiggør alle ændringer.
Udgiv vagtplanen, når den er klar til at gå live.

Sådan bruger du kladder i vagtplanen i Planday-appen

For dem, der bruger Planday-appen til at oprette vagtplaner, vil kladder blive vist i deres vagtplaner, og præcis som i webversionen vil kladder være markeret med orange farve.

Vagtplanlæggere kan redigere og udgive kladder, der er oprettet via websiden, ved at bruge mobilappen. Hvis du trykker på Gem som kladde, vil vagten forblive som kladde i web-vagtplanen.

Vær opmærksom på følgende:

Du kan ikke oprette nye kladdevagter via Planday-appen; du skal bruge webversionen af vagtplanen til at oprette kladdevagter.
Dette gælder også, når du bruger vagtplanskabeloner. Alle kladdevagter, der er en del af en skabelon og rulles ud via Planday-appen, vil automatisk blive udgivet.

Sammenligning mellem kladdevagter, ledige vagter og tildelte vagter

Kladdevagter adskiller sig fra ledige eller tildelte vagter på følgende måder:

Du eller dine medarbejdere kan ikke stemple ind/ud på en vagt, der er gemt som kladde. Stempeluret kan kun bruges til vagter, efter at de er blevet udgivet.
Dine medarbejdere kan ikke sælge eller bytte vagter, der er gemt som kladder, da disse vagter ikke er synlige for dem, før de bliver udgivet.

Men kladdevagter ligner også ledige eller tildelte vagter på nogle punkter:

For at redigere eller oprette kladdevagter skal du være vagtplanadministrator eller have et højere adgangsniveau.
Når du tildeler kladdevagter, vil tilgængelighed i henhold til kontrakten for hver medarbejder være synlig. Læs mere om, hvordan du bruger tilgængelighed i henhold til kontrakt.
Du kan informere dine medarbejdere om den nye plan efter, at kladdevagterne er udgivet, med blot én besked.
Kladdevagter kan tilgås via vores API, hvis du har en tilpasset applikation eller integration, der kræver adgang. Læs mere på Developer.Planday.com.

ℹ️ Har du brug for mere hjælp?

🔍 Besøg hjælpecenteret | Se video vejledninger på Tutorials.Planday.com, se et webinar.

💬 For personlig support

Log ind og kontakt vores support team via det blå ikon i nederste højre hjørne eller book en personlig produkttræningssession med en ekspert.