Sobald Sie ein Abwesenheitskonto angelegt und Mitarbeitern zugeordnet haben, kann es in vielen Bereichen nicht mehr verändert werden. Davon ist auch das Startdatum betroffen, das nicht mehr für mehrere Mitarbeiter auf einmal geändert werden kann.

Navigieren Sie dazu zu Mitarbeiter > wählen Sie den betreffenden Mitarbeiter aus > Bearbeiten > Bereich Abwesenheit. Klicken Sie auf die Zeile des betreffenden Kontos oder rechts auf das Stift-Symbol für Bearbeiten.
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Das Fenster Abwesenheitskonto bearbeiten öffnet sich. Hier können Sie das Startdatum des Anspruchszeitraums im linken Feld bei Zeitraum anpassen. Verschieben Sie das Startdatum des Anspruchszeitraums nach hinten, muss auch das Startdatum des Verwendungszeitraums nach hinten verschoben werden.
Bestätigen Sie über Speichern.
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💡 Für Mitarbeiter, die später als das ursprüngliche Startdatum des Kontos eingestellt wurden, sollte das Startdatum mit dem ersten Arbeitstag übereinstimmen.
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Sie können optional auch das Enddatum ändern. Dies kann beispielsweise relevant, wenn der Mitarbeiter den Betrieb verlässt.

Die oben beschriebene Änderung können Sie auch vornehmen, indem Sie zu Abwesenheit > Abwesenheitskonten navigieren und das gewünschte Abwesenheitskonto in der Liste anwählen.

Ändern Sie das Startdatum eines Urlaubsjahres im MitarbeiterprofilSie können das Startdatum auch ändern, indem Sie auf Abwesenheit > Abwesenheitskonten klicken. Hier können Sie mit der Suchfunktion einen Mitarbeitenden finden, auf Mitarbeiter bearbeiten klicken und anschließend das Abwesenheitskonto auswählen, dass Sie abändert möchten.

Beim Erstellen eines Abwesenheitskontos können Sie wählen, ob es automatisch verlängert werden soll. Die meisten Personen entscheiden sich dafür, um sich nicht jedes Jahr erneut um die Einrichtung eines neuen Abwesenheitskontos kümmern zu müssen. In diesem Fall erstellt das System automatisch ein neues Abwesenheitskonto, sodass für den Mitarbeiter ein aktives und ein zukünftiges Abwesenheitskonto vorhanden ist. Da der Verwendungszeitraum in der Regel länger ist als der Anspruchszeitraum, können Mitarbeiter Abwesenheit vom nächsten Konto beantragen, obwohl noch ein Restguthaben auf dem alten Konto vorhanden ist.

Sie haben ein Abwesenheitskonto mit der Gültigkeit 01.01.26 – 31.12.26 erstellt, und basierend auf der Einstellung „Automatisch verlängern" wurde automatisch ein neues Konto mit der Gültigkeit 01.01.27 – 31.12.27 angelegt. Der Mitarbeiter beginnt im Jahr 2027, Urlaub vom letzteren Abwesenheitskonto zu beantragen.
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Als Administrator und Mitarbeiter möchten Sie den ältesten Urlaub zuerst verbrauchen. Dies lässt sich durch eine Änderung des Anspruchszeitraums und des Verwendungszeitraums lösen. Um das Startdatum des Jahres auf den 01.02.27 zu ändern, müssen Sie – zusätzlich zur Anpassung des Verwendungszeitraums des ursprünglichen Kontos – zunächst folgende Schritte ausführen:
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​1. Abwesenheitsanträge vom 01.01.27 – 31.12.27 als Sicherung exportieren

Gehen Sie zu Abwesenheit > Abwesenheitsanträge > Exportieren > Abwesenheitsbericht

Sie haben dann die Möglichkeit, die gewünschten Zeiträume und Abwesenheitsanträge nach Status, Abwesenheitskontotyp und Abteilungen auszuwählen.

​2. Anfragen vom 01.01.27 – 31.12.27 ablehnen. Weitere Informationen finden Sie unter Abwesenheitsanträge von Mitarbeitern genehmigen oder ablehnen.
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​3. Alle Abwesenheitskonten mit dem Gültigkeitszeitraum 01.01.27 – 31.12.27 löschen.
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Leider ist es nicht möglich, mehrere Abwesenheitskonten gleichzeitig zu löschen. Sie können die Konten daher nur einzeln löschen: Gehen Sie zu Abwesenheit > Abwesenheitskonten und klicken Sie auf das Löschen-Symbol (siehe unten).

4. Das Abwesenheitskonto mit der Gültigkeit 01.02.26 – 31.01.27 erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Wie Sie eine Abwesenheitsrichtlinie für angesammelten Urlaubsanspruch einrichten.
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​5. Alle Abwesenheitsanträge für 2027 erneut einreichen und dabei das neu erstellte Abwesenheitskonto für den Zeitraum 01.02.26 – 31.01.27 verwenden. Nutzen Sie dazu die unter Schritt 1 erstellte Liste der Abwesenheitsanträge. Weitere Informationen finden Sie unter Wie Sie für Mitarbeiter Abwesenheit eintragen.