🎯 Für Admins. Lernen Sie hier Automatische und Manuelle Pausen kennen. Erfahren Sie hier mehr zu Pausen in der Stempeluhr.

Pausenregeln / Automatische Pausen

Wie ändere ich eine automatische Pause in einer Schicht?

Gehen Sie dafür wie folgt vor:

Wählen Sie im Dienstplan die Schicht, in der Sie die automatische Pause ändern wollen.
Im Bereich Pause, klicken Sie auf das Stift-Symbol, um zu Bearbeiten.
Ändern Sie die Dauer der Pause.
Wenn Sie die automatische Pause löschen wollen, wählen Sie Automatische Pausen verwenden ab.
Bestätigen Sie über Schließen.

Warum erscheinen meine automatischen Pausen nicht in Schichten?

Prüfen Sie:

Womöglich versuchen Sie, eine Schichtart anzuwenden, die keine Pausen erlaubt. Prüfen Sie unter Einstellungen > Dienstplan > Schichtarten, ob die Option Pause ausgewählt ist.
Die Option muss ausgewählt sein, wenn Sie wollen, dass bei Schichten mit dieser Schichtart Pausen eingetragen werden können.
Gehen Sie zu Dienstplan > Pausenregeln > Prüfen Sie, ob die Pause auf den gewünschten Mitarbeitertyp / Personalgruppe / Abteilung angewandt werden kann. Prüfen Sie auch, ob die Schichtlänge lang genug ist, damit die automatische Pause aktiv werden kann.

Warum ist eine Pause länger als erwartet?

Nutzen Sie Dienstplan-Vorlagen, ist der Grund wahrscheinlich, dass Sie in Schichten in Ihrer Vorlage bereits Pausen hinterlegt haben. Wenn Sie die Vorlage anwenden und gleichzeitig eine automatische Pausenregel aktiv ist, entstehen längere Pausenzeiten.

Beispiel: Sie haben in Ihrer Dienstplan-Vorlage in einer Schicht eine 30-minütige Pause eingetragen. Jetzt wenden Sie diese Vorlage an. Parallel haben eine Pausenregel aktiv, die der Schicht ebenfalls eine 30-minütige Pause hinzufügt. Im System werden die Pausenzeiten addiert, und somit insgesamt 60 Minuten eingetragen.

Um das zu ändern, können Sie:

die Pausen in der Dienstplan-Vorlage löschen. Gehen Sie dafür zu Dienstplan > Vorlagen > Vorlagen bearbeiten > Finden Sie die gewünschte Vorlage und bearbeiten Sie sie.
die Pausen in den Schichten löschen, die durch das Anwenden der Vorlage erstellt wurden.

Manuelle Pausen

Können in der gleichen Schicht automatische und manuell eingetragene Pausen sein?

⬆️ Im Beispiel im obigen Screenshot sind für eine 9-stündige Schicht zwei Automatische Pausen von jeweils 15 Minuten aktiviert. Dazu wird eine bezahlte Pause von 15 Minuten Länge manuell hinzugefügt – Insgesamt ergibt sich eine Pausenlänge von 45 Minuten.

Grundsätzlich lassen sich Automatische Pausen mit manuell eingetragenen Pausen kombinieren – Es ist für eine bessere Übersicht und für die Einheitlichkeit empfehlenswert, nur einen Pausentyp zu nutzen. Geben Sie dabei Acht darauf, dass sich die Pausen nicht überschneiden.

Bezahlte / unbezahlte Pausen

Wie ändere ich eine unbezahlte zu einer bezahlten Pause, oder andersherum?

Gehen Sie in den Dienstplan und auf die gewünschte Schicht.

Im Bereich Pause, klicken Sie auf das Stift-Symbol, um zu Bearbeiten.
Wählen Sie dann Bezahlt bzw. Unbezahlt aus.
Bestätigen Sie über Schließen.

Wenn die Pause durch eine Pausenregel automatisch erstellt wurde, müssten Sie die Änderung direkt in der Pausenregel vornehmen. Beachten Sie, dass diese Änderung dann auch rückwirkend für alle anderen Pausen gültig wäre, die von dieser automatischen Pausenregel erstellt wurden – für einzelne Pausen, die automatisch erstellt wurden, ist die Änderung derzeit nicht möglich. Nehmen Sie diese Aktion also nur mit Bedacht vor.
Falls Sie sich dafür entscheiden: Gehen Sie zu Einstellungen > Dienstplan > Pausenregeln > Bearbeiten Sie die gewünschte Pausenregel und wählen Sie unter Typ die Option Bezahlt bzw. Unbezahlt.

Kann ich in der gleichen Schicht bezahlte und unbezahlte Pausen eintragen?

Ja. In einer Schicht können sowohl bezahlte, aus auch unbezahlte Pausen eingetragen sein. Diese können sowohl durch Pausenregeln automatisch eingetragen, als auch manuell hinzugefügt worden sein.

Wie erkenne ich Bezahlte/Unbezahlte Pausen im Lohndatenexport?

Sie können Ihre bezahlten/unbezahlten Pausen im Lohndatenexport getrennt voneinander betrachten.

Eine unbezahlte Pause wird einfach als Pause angegeben. Der Betrag ist negativ, und wird dadurch von den Bezahlung abgezogen.
Eine bezahlte Pause wird als Pause (Bezahlt) angegeben. Der Betrag ist 0, da die Pause nichts an der Bezahlung ändert.

Werfen Sie dazu einen Blick auf dieses Beispiel:

⬆️ Im Screenshot wird ein Lohndatenexport mit einer Schicht von 4 Stunden betrachtet.

Nr. 1 – Insgesamt sind 45 Minuten Pause eingetragen worden.
Nr. 2 – Von 11:00 bis 11:30 Uhr ist eine unbezahlte Pause von 30 Minuten eingetragen, die von der Bezahlung abgezogen wird (-15,00€).
Nr. 3 – Von 13:00 bis 13:15 Uhr ist eine bezahlte Pause von 15 Minuten eingetragen, die keine Auswirkungen auf die Bezahlung hat.

💡 Zeitangaben werden im Lohndatenexport in der Spalte Menge in Dezimalform angegeben. Beispiel: 30 Minuten = 0,5.

Pausen in der Stempeluhr

Kann ich Pausen in der Stempeluhr nutzen?

Ja – Wenn Ihr Betrieb die Stempeluhr nutzt, können Sie es Ihren Mitarbeitern ermöglichen, sich mit der Stempeluhr zu Pausen ein- und auszustempeln. Mehr erfahren Sie im Artikel So aktivieren Sie Pausen in der Stempeluhr.

💡 Beachten Sie, dass Pausen in der Stempeluhr standardmäßig unbezahlt sind. Dies können Sie bei Bedarf manuell in der Pause ändern.

Kann ich gleichzeitig automatische Pausenregeln und Pausen in der Stempeluhr nutzen?

Pausen in der Stempeluhr unterscheiden sich von den Automatischen Pausen. Diese werden über Pausenregeln eingerichtet (Einstellungen > Bereich Dienstplan > Pausenregeln). Es ist nicht empfehlenswert, beide Pausentypen gleichzeitig zu nutzen.

Wenn für die gleiche Abteilung sowohl Pausen für die Stempeluhr als auch Automatische Pausen eingerichtet sind, haben die Automatischen Pausen nur noch eine Prognose-Funktion und erscheinen nicht mehr im Lohndatenexport.

Im Dienstplan werden Sie Automatische Pausen noch sehen können – Jedoch werden diese Pausen entfernt, sobald die Schicht beendet ist. Die ggf. eingetragenen Pausen über die Stempeluhr werden eingetragen. Auch, wenn Ihre Mitarbeiter keine Pausen über die Stempeluhr eintragen, werden die Automatischen Pausen entfernt.

Ich nutze Pausen in der Stempeluhr. Was passiert, wenn ich einer Schicht manuell eine Pause hinzufügen möchte?

Eine manuell eingetragene Pause bleibt in einer Schicht eingetragen, solange eine Pause in der Stempeluhr sich nicht zeitlich mit ihr überschneidet.

Pausen & Lohnzuschläge

Wie wirken sich Pausen auf Lohnzuschläge aus?

Ist in den Einstellungen des Lohnzuschlags die Option Von Pausen betroffen ausgewählt, werden Pausen von der Schichtzeit abgezogen, auf die sich der Lohnzuschlag auswirkt.

Wenn Sie bezahlte und unbezahlte Pausen haben, erscheinen diese wie folgt im Lohndatenexport:

Ist die Pause unbezahlt, zählt der Lohnzuschlag die Pausenzeit nicht zur Schichtzeit hinzu.
Ist die Pause bezahlt, zählt der Lohnzuschlag die Pausenzeit zur Schichtzeit hinzu.

Um die Einstellungen des Lohnzuschlags zu ändern, gehen Sie zu Einstellungen > Bereich Lohn > Lohnzuschlag.

Pausen in der App

Welche Informationen zu Pausen sehen Mitarbeiter in der App?

In den Schichtdetails werden Mitarbeitern Start- und Endzeit der Schicht, sowie die Pausen während der Schicht angezeigt.

Wenn eine Pause für einen bestimmten Zeitraum geplant ist, sehen Mitarbeiter die genaue Start- und Endzeit.
Wenn eine Pause nach einer bestimmten Arbeitszeit geplant ist (siehe Screenshot oben), sehen Mitarbeiter:
- die Startzeit der Pause, abhängig von der Startzeit der Schicht
- die Länge der geplanten Pause

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