Lohnkosten im Dienstplan – FAQ | Planday-Hilfecenter

🎯 Für Admins. Erfahren Sie hier, wie Sie mit Umsatz arbeiten.

Wo finde ich die Lohnkosten?

Im Dienstplan, gehen Sie zu Einstellungen anzeigen (unter den drei Punkten) > aktivieren Sie die Option Lohn – Stunden und Kosten.

⬆️ Die Lohnkosten werden daraufhin an den folgenden Orten angezeigt:

in der Leiste unter dem Dienstplan
in der Mitarbeiter-Ansicht: neben den Namen von Mitarbeitern
in der Gruppen-Ansicht: neben den Namen von Personalgruppen
in der Positionen-Ansicht: neben den Namen von Kategorien

💡Wenn Sie auf einen Blick Lohnkosten für beispielsweise einen bestimmten Mitarbeiter oder eine bestimmte Schichtart sehen wollen, können Sie Filter anwenden ⬇️

Welche Kosten werden bei der Berechnung der Lohnkosten im Dienstplan berücksichtigt?

Kosten durch Stundenlohn / Lohn per Schicht

Stundenlöhne
Löhne per Schicht
Kosten für eine bestimmte Schicht, die Sie in der Schicht unter Lohn eingetragen haben
ggf. Standard-Stundensatz für offene Schichten, den Sie unter Einstellungen > Berichte > Umsatz > Erweitert eingestellt haben

💡 Unbezahlte Pausen werden von den Lohnkosten abgezogen.

Gehaltskosten

(bei Mitarbeitern, die keinen Stundenlohn, sondern ein Festgehalt bekommen.)

Die Berechnung ist abhängig davon, wie Sie Gehaltskosten im Dienstplan berechnen lassen. Erfahren Sie mehr im Artikel So lassen Sie sich Ihre Gehaltskosten im Dienstplan anzeigen.

Kosten von Offenen Schichten

Sie können entscheiden, wie Kosten von Offenen Schichten zur Anzeige im Dienstplan berechnet werden sollen. Standardmäßig geschieht die Berechnung auf Grundlage der Standardlöhne der Personalgruppen. Weitere Informationen erhalten Sie hier.

Lohnzuschläge

Die Lohnkosten im Dienstplan werden inkl. der folgenden Lohnzuschläge angezeigt: Normale Lohnzuschläge, Manuelle Lohnzuschläge und Vertragsbedingungen-Lohnzuschläge werden berücksichtigt.

💡Beachten Sie: Nicht berücksichtigt werden Lohnzuschläge auf Tages- oder Wochenbasis, Persönliche Lohnzuschläge und Lohnzuschläge für Dienstzugehörigkeit.
Auch Verpflegungszuschläge oder -abzüge werden nicht berücksichtigt.

Finden Sie Beispiele und einen Überblick über Lohnzuschläge hier.

Beispiel: Festgehalt & Lohnzuschläge

Einer Ihrer Mitarbeiter erhält ein Festgehalt. Ein Lohnzuschlag, der 50% zum Lohn hinzufügt, wird aktiv, wenn zwischen 20 - 24 Uhr gearbeitet wird. Da eine 6-stündige Schicht von 16 - 22 Uhr eingetragen ist, wird der Lohnzuschlag für 2 Stunden aktiv. Wie funktioniert die Berechnung der angezeigten Lohnkosten am Tag der Schicht?

Gehen wir für das Beispiel von diesem Szenario aus:

Für den Mitarbeiter haben Sie eine Festgehaltssumme von 2.000,00 € / Monat und 100 Voraussichtliche Arbeitsstunden / Monat eingetragen.
Bei Gehaltskosten im Dienstplan haben Sie eingestellt, dass Kosten auf Grundlage von Öffnungstagen angezeigt werden sollen. Für den aktuellen Monat sind 21 Öffnungstage angegeben.

Die Lohnkosten für diesen Mitarbeiter für diesen Tag sind 115,24 €. So erfolgt die Berechnung:

Komponente A – Grundkosten pro Tag
2.000,00 € (Festgehaltssumme) / 21 (Öffnungstage im aktuellen Monat) = 95,24 €
Komponente B – Lohnzuschlag
2.000,00 € (Festgehaltssumme) / 100 (Voraussichtliche Arbeitsstunden) = 20,00 € * 0,5 (50 % Lohnzuschlag) = 30,00 € * 2 (Anzahl an Stunden der Schicht, für die der Lohnzuschlag aktiv wird) = 20,00 €

A und B werden addiert: 95,24 € + 20,00 € = 115,24 €

Satzanpassungen von Schichtarten

Bei den Lohnkosten im Dienstplan werden die Satzanpassungen von Schichtarten (beispielsweise 1,5-fache Bezahlung für Arbeit in der Nacht) berücksichtigt. Erfahren Sie mehr zu Satzanpassungen im Artikel Schichtarten erstellen und anwenden. Im Artikel finden Sie auch ein Beispiel, wie sich Satzanpassungen auf den Stundenlohn auswirken.

Beispiel: Festgehalt & Satzanpassungen von Schichtarten

Einer Ihrer Mitarbeiter erhält ein Festgehalt. Ihm ist eine 6-stündige Schicht mit einer Schichtart mit 150 % Satzanpassung zugewiesen. Wie funktioniert die Berechnung der angezeigten Lohnkosten am Tag der Schicht?

Gehen wir für das Beispiel von diesem Szenario aus:

Für den Mitarbeiter haben Sie eine Festgehaltssumme von 2.000,00 € / Monat und 100 Voraussichtliche Arbeitsstunden / Monat eingetragen.
Bei Gehaltskosten im Dienstplan haben Sie eingestellt, dass Kosten auf Grundlage von Öffnungstagen angezeigt werden sollen. Für den aktuellen Monat sind 21 Öffnungstage angegeben.

Die Lohnkosten für diesen Mitarbeiter für diesen Tag sind 275,24 €. So erfolgt die Berechnung:

Komponente A – Grundkosten pro Tag
2.000,00 € (Festgehaltssumme) / 21 (Öffnungstage im aktuellen Monat) = 95,24 €
Komponente B – Satzanpassung
2.000,00 € (Festgehaltssumme) / 100 (Voraussichtliche Arbeitsstunden) = 20,00 € * 1,5 (150 % Satzanpassung) * 6 (Anzahl an Arbeitsstunden der Schicht) = 180,00 €

A und B werden addiert: 95,24 € + 180,00 € = 275,24 €

Zusätzliche Lohnkosten

Dies sind von Ihnen hinzugefügte simulierte Kosten, die zu der Berechnung Ihrer gesamten Personalkosten beitragen. Beispielsweise können Sie damit Sozialversicherungsbeiträge oder freiwillige Zahlungen wie Prämien oder Provisionen darstellen.

💡 Zusätzliche Lohnkosten werden im Dienstplan abgebildet, jedoch nicht im Lohndatenexport.

Erfahren Sie mehr im Artikel Wie Sie Zusätzliche Lohnkosten abbilden.

Die Lohnkosten sind höher/niedriger als erwartet. Woran liegt das?

Bedenken Sie generell, dass alle Kosten, die weiter oben im Artikel gelistet sind, kombiniert angezeigt werden. Je komplexer Sie Planday einrichten, umso mehr Faktoren spielen in die Berechnung hinein.

Wenn die Lohnkosten höher sind, ist möglicherweise einer dieser Gründe verantwortlich:

Sie haben Zusätzliche Lohnkosten für den Dienstplan aktiviert. Zum Prüfen, gehen Sie zu Einstellungen > Umsatz > Zusätzliche Lohnkosten.
Das Gehalt ist für einen oder mehrere Mitarbeiter nicht richtig zugewiesen worden. Prüfen Sie die Gehaltseinstellungen Ihrer Mitarbeiter in ihren Profilen unter Anstellung > Festgehalt, und nehmen Sie ggf. Änderungen vor.

Wenn die Lohnkosten niedriger sind, ist möglicherweise einer dieser Gründe verantwortlich:

Der Standardlohn eines Mitarbeiters wurde kürzlich erneuert, aber das Datum, an dem die Änderung gültig werden soll, ist falsch. Zum Prüfen, informieren Sie sich im Artikel So weisen Sie Mitarbeitern einen Standardlohn zu.
Unbezahlte Pausen sind manuell in Schichten angewendet worden. Unbezahlte Pausen werden von den Lohnkosten abgezogen.
Die Option Stunden im Lohnbericht zählen wurde in einer Schichtart deaktiviert, sodass die Kosten der Schichten mit dieser Schichtart nicht mehr mitberechnet werden.
In einzelnen Schichten wurden unter Lohn geänderte Bezahlungssummen eingetragen.

Warum ist mein Lohnkostenanteil ist niedriger als erwartet?

Oft ist der Grund, dass eine oder mehrere Positionen nicht bei der Berechnung des Lohnkostenanteils berücksichtigt werden.

Zum Prüfen, gehen Sie im Dienstplan in die Positionen-Ansicht > Position bearbeiten (✏️ Stift-Symbol) > (De-)Aktivieren Sie nach Bedarf die Option Wirkt sich auf Lohnabrechnungsprozentsatz aus.

Warum kann ich Lohnkosten nicht sehen?

Stellen Sie sicher, dass die Option Lohn – Stunden und Kosten aktiviert ist. Sie finden sie unter Einstellungen anzeigen (unter den drei Punkten).
Wenn Sie die Option aktiviert haben und trotzdem nichts sehen, kontaktieren Sie ggf. Ihren Admin / Manager – Es kann sein, dass Sie nicht die Berechtigung haben, Lohnkosten einzusehen.

Wenn Sie die Kosten trotz Allem nicht sehen können, wenden Sie sich gerne an unser Support-Team.

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