🔓 Tilgangsnivå i Planday: Administrator, Vaktplan admin

ℹ️ Viktig å lese: Vaktplanlegging forklart ;Slik endrer du dine personlige varsler i Planday.

⏱️ Lesetid: 3 min.

✅ Obligatorisk steg: Opprett eller rediger vakter.

I denne veiledningen lærer du hvordan varslingsfunksjoner knyttet til vaktplanen hjelper administratorer med å informere medarbeidere om vaktendringer. Fra automatiserte prosesser til tilpassbare varsler kan du holde teamet ditt oppdatert med minimal innsats.

Varsle medarbeidere om vaktendringer

Når du oppretter, oppdaterer eller sletter en vakt i vaktplanen, kan du varsle den tildelte medarbeideren ved å sende:

Meldinger (gratis) – Send en push-varsling i appen.
SMS (betalt) – Send en tekstmelding.

Slik varsler du en medarbeider:

Når du oppretter eller redigerer en vakt > Huk av for Beskjed eller SMS, og velg deretter Lagre.
Når du sletter en vakt > Åpne vakten, velg Slett, velg varslingsmetode, og bekreft slettingen.

Viktige merknader om SMS-kostnader:

Hvis du eller dine ledere velger SMS for å varsle medarbeidere, kan SMS-kostnader påløpe på fakturaen din. Selv om SMS-varslinger ble deaktivert under oppsett, kan ledere fortsatt velge SMS i stedet for meldinger i appen når de utfører visse handlinger (for eksempel avbryte en vakt eller sende tidskritisk informasjon til ansatte).
For å unngå SMS-kostnader anbefaler vi å bruke meldinger i appen og informere ledere om at sending av SMS-varslinger kan medføre kostnader.
For øyeblikket kan ikke SMS-varslinger deaktiveres fullstendig på tvers av plattformen.

Automatiser aktiviteter knyttet til vaktplanen

Du kan automatisere repeterende vaktplanprosesser ved å gå til Innstillinger > Portalinnstillinger > Planlagte oppgaver.

Vanlige automatiserte oppgaver inkluderer:

Stemplingsur - automatisk utstempling: Stempler automatisk ut medarbeidere som glemmer å stemple ut på det konfigurerte tidspunktet.
Vakter – FTP/SFTP csv-opplasting: Eksporter timelistedata automatisk til serveren din.
Vaktplan SMS – Flere dager: Send SMS-påminnelser til medarbeidere som jobber på utvalgte kommende dager.
Vaktplan SMS – Samme dag: Varsle automatisk medarbeidere som jobber samme dag.

Lær mer i Slik oppretter og bruker du planlagte oppgaver(EN).

Varslinger knyttet til vaktplanen for administratorer

Gå til Planday web > Innstillinger > Portalinnstillinger > Varslinger for å legge til ledere som skal varsles om søknader om vaktskiftegodkjenninger eller vaktønsker. På denne måten kan lederne dine motta e-post eller SMS-varslinger når disse søknadene avventer godkjenning.

Lær mer i Angi varslinger for vaktskifter eller vaktønsker(EN).

Automatiske varslinger om ledige vakter i Planday-appen

Når en vaktplan admin oppretter en ledig vakt, varsles kun de relevante medarbeiderne automatisk. Varslinger er basert på hver medarbeiders rolle, avdeling og tilgjengelighet, noe som bidrar til å redusere manuell meldingsutsending og holder medarbeiderne informert uten at de trenger å sjekke appen konstant.

Viktige merknader om vaktvarsler:

Varslinger om ledige vakter sendes ikke umiddelbart. De sendes vanligvis noen minutter etter den siste vaktplanendringen, og kan noen ganger ta opptil 10 minutter å bli levert. Ytterligere redigeringer kan forsinke varslingen noe.
Administratorer kan ikke deaktivere automatiske varslinger om ledige vakter for medarbeidere. Medarbeidere kan imidlertid administrere disse varslene i Planday-appen ved å gå til Profil > Varslinger og slå av varsler for ledige vakter.