🔓Tilgangsnivå i Planday: Administrator, Vaktplan admin
🌐Abonnementsplan: Alle
⏱️ Lesetid: 4 min.
✅ Obligatorisk steg: Opprett eller rediger vakter.
ℹ️ Viktig å lese: Vaktplanlegging forklart.
For medarbeidere, se disse veiledningene:
Hva er en ledig vakt?
Hva er en ledig vakt?
I Planday kan du opprette vakter uten å tildele dem til bestemte medarbeidere, kjent som ledige vakter. Disse er nyttige når du vil at personalet skal søke på vaktene selv i stedet for at du som leder fordeler vaktene.
Hvordan opprette ledige vakter i vaktplanen?
For å opprette en ledig vakt følger du samme steg som når du lager en vanlig vakt, men lar den stå uten en medarbeider.
I medarbeider-visningen oppretter du en ledig vakt i den øverste raden i vaktplan. Hvis du oppretter vakten i raden til en medarbeider, velg "Ledig vakt" fra nedtrekksmenyen for medarbeider. I Grupper- eller Funksjoner-visningen er ledige vakter standardmåten å opprette vakter på.
Når de er opprettet, blir ledige vakter uthevet i rødt. Bare medarbeidere i den aktuelle personalgruppen kan søke på dem, eller de som oppfyller kravene til funksjonen, og de forblir ledige til de er godkjent av en administrator eller leder av vaktplan.
Medarbeidere får automatisk pushvarsler om tilgjengelige ledige vakter hvis de oppfyller vilkårene, som tilgjengelighet, ingen motstridende vakter eller at de er i riktig personalgruppe.
Bytte, overføre og selge vakter
Medarbeidere kan bytte, overføre eller selge vakter(EN) med kolleger i samme Personalgruppe og Avdeling. Vakten forblir tildelt til en kollega og en leder har bekreftet endringen.
Bytte – Bytt vakter med en kollega ved å bli enige om å ta hverandres vakter.
Overføre – Overfør en vakt direkte til en annen kollega med gjensidig enighet.
Selge – Legg ut en vakt for salg, slik at den vises som en ledig vakt som kolleger kan søke på. Vakter til salgs vises i gult i vaktplanen.
💡 Hvis medarbeiderne dine ikke ser alternativet Selg, logg inn på Planday-portalen som Administrator og kontakt Support-teamet vårt for å få funksjonen aktivert.
Medarbeidere må først bekrefte bytte eller overføring seg imellom før det sendes videre til en leder for godkjenning.
Styr når vaktendringer trenger godkjenning (valgfritt)
Planday er satt opp til å varsle ledere om alle vaktønsker, slik at ingen endring skjer uten din uttrykkelige godkjenning. Administratorer kan likevel tilpasse hvordan ansatte kan bytte eller booke vakter, og når din bekreftelse er påkrevd. Gå til Innstillinger > Vaktplan > Bytting og tilgjengelighet > Innstillinger for vaktbytter.
Skriv inn et tall for å definere grensen (eks. 48 = godkjenning er bare nødvendig for bytter innen 2 dager).
Skriv inn 0 eller la feltet stå tomt for full fleksibilitet, ingen ledergodkjenning.
Skriv inn et høyt tall som 50000 for alltid å kreve godkjenning.
Tips for innstillinger:
24 - 48 timers buffer gir deg tid til å reagere på endringer og sikre bemanning.
Noen virksomheter håndterer uforutsigbare bemanningsbehov, så noe fleksibilitet er viktig, men du trenger fortsatt oversikt over sene endringer.
Oppmuntrer til ansvar i teamet samtidig som din daglige administrasjon reduseres.
Tidsrammeveiledning
Tidsrammeveiledning
Tidsramme | Timer å skrive inn | Hva det betyr (Eksempel) |
Alltid kreve godkjenning | 50000 | Leder må godkjenne alt, uansett hvor lang tid i forveien. |
Ingen godkjenning nødvendig | 0 | Ansatte kan bytte/overføre vakter fritt, også i siste liten. |
2 uker før vakt | 336 | 14 dager × 24 timer = 336 |
1 uke før vakt | 168 | 7 dager × 24 timer = 168 |
3 dager før vakt | 72 | 3 × 24 = 72 |
1 dag før vakt | 24 | 24 timer før vakt |
12 timer før vakt | 12 | En halv dag |
4 timer før vakt | 4 | Veldig nær oppstart av vakt |
Hvordan godkjenne ledige vakter og vaktbytteønsker
For å godkjenne ledige vakter eller bytter, gå til Vaktplan > Vaktanmodninger. Du kan også gå direkte inn via Avventende handlinger-widgeted på forsiden.
Bytt mellom fanen Søknader om bytte for vaktbytter og overføringer eller fanen Vakter forespurt for vakter til salgs eller søknader på ledige vakter. Bruk avdelingsfilteret ved behov.
Bytteønsker: Klikk på blyantikonet for å redigere. Du kan tildele en Vakttype og enten godkjenne eller avvise søknaden.
Bookingønsker: I kolonnen Tildelt medarbeider klikker du på Tildel medarbeider for å velge en medarbeider fra listen over søkere og bekrefter deretter.
Når du tildeler en ledig vakt til en medarbeider, kan du fortsatt se andre som har søkt på den, markert med et blått ikon. Dette er nyttig ved endringer i siste liten.
Hvordan håndtere vaktønsker i Planday-appen
Du kan håndtere avventende handlinger i appen under Søknader-widgeten på Oversiktsskjermen.
For å tillate Søknader om bytte
For å tillate Søknader om bytte
Trykk på Bytte og overleveringer, velg søknaden og godkjenn eller avvis den.
For å godkjenne vakter som er lagt ut for salg
For å godkjenne vakter som er lagt ut for salg
Trykk på Vaktønsker på Oversiktsskjermen. Velg søknaden, trykk på Medarbeider for å velge blant de som har søkt eller en annen tilgjengelig medarbeider, og tildel vakten.
For å godkjenne søknader på Ledige vakter
For å godkjenne søknader på Ledige vakter
Trykk på Vaktønsker, velg søknaden på Ledig vakt og velg en medarbeider fra listen over søkere. Bekreft ved å lagre de nye innstillingene.
Sett opp varslinger basert på vaktønsker
Gå til Innstillinger > Din organisasjon > Varslinger for å velge hvem som får varsel ved Byttegodkjenninger, Overføringer eller søknader på ledige vakter.
Les mer om å sette opp varslinger ved vaktendringer eller søknader(EN) her.
Les neste:
ℹ️ Trenger du mer hjelp?
🔍 Søk i Help Center | Se Videoopplæringer på Tutorials.Planday.com (EN)
💬 For personlig support
Logg på Planday og kontakt supportteamet vårt via det blå ikonet nederst hvis du har flere spørsmål, eller bestill et en-til-en-opplæringsøkt med en ekspert.