🔓 Tilgangsnivå i Planday: Administrator, HR manager
🌐 Abonnement: Alle
⏱️ Lesetid: 4 min.
ℹ️ Viktig å lese: Deaktiver eller gjenopprett medarbeidere - vanlige spørsmål og feilsøking.
Notat: Deaktiverte medarbeidere teller ikke mot ditt totale antall medarbeidere, og du blir ikke fakturert for dem.
Deaktiver en medarbeider
Å deaktivere en medarbeiders Planday-konto er et nyttig steg når de slutter i selskapet, da det fjerner deres tilgang til systemet. Denne handlingen anbefales også for inaktive eller sesongbaserte medarbeidere for å unngå unødvendige kostnader på Planday-abonnementet ditt. Selv om tilgangen tilbakekalles, sikrer deaktivering av en konto at alle historiske data oppbevares trygt for lønn.
Gå til Planday web > Medarbeidere.
Finn medarbeideren og klikk på Rediger-ikonet.
I personlig informasjon, velg Brukerfunksjoner og velg Deaktiver.
I deaktiveringsvinduet, velg å:
Deaktivere umiddelbart, eller
Sette en fremtidig automatisk deaktiveringsdato.
(Valgfritt) Velg en Årsak til deaktivering og legg til et konfidensielt notat (kun synlig for administratorer og HR-ledere).
Bestem hva som skal skje med medarbeiderens fremtidige vakter (planlagte og de i eventuelle vaktplanmaler):
Slett vakter (standard)
Sett vakter til åpne
La vakter være uten endringer (hvis medarbeideren fortsatt skal jobbe dem)
Tildel vakter til en annen medarbeider i samme personalgruppe
Viktig: For å tildele vakter til en annen medarbeider, må vakter være knyttet til en funksjon i vaktplanen.
Hvordan avbryter jeg en fremtidig deaktivering?
Hvordan avbryter jeg en fremtidig deaktivering?
For å avbryte en fremtidig deaktivering, rediger medarbeiderens profil > Velg Brukerfunksjoner > Klikk Avbryt deaktivering.
Hvordan ser jeg hvem som deaktiverte en medarbeider og når?
Hvordan ser jeg hvem som deaktiverte en medarbeider og når?
For å se hvilken administrator eller leder som deaktiverte en medarbeiderkonto og når, gå til Planday web > Medarbeidere > Diverse > Deaktivert. Klikk deretter på medarbeiderens profil > trykk Vis deaktiveringshistorikk.
Kan jeg sette opp egendefinerte deaktiveringsårsaker?
Kan jeg sette opp egendefinerte deaktiveringsårsaker?
Du kan administrere deaktiveringsårsaker under:
Planday web > Innstillinger > HR > Generelt > Fratredelsestyper
Her kan du:
Opprette fratredelsesårsaker
Kreve en årsak ved deaktivering av medarbeidere
Disse årsakene kan også inkluderes i medarbeidereksporter via:
Medarbeidere > Verktøy > Eksporter data
Deaktivering av en administrator koblet til en integrasjon eller en OpenAPI-app
Hvis du deaktiverer en administrator som opprinnelig autoriserte en integrasjon (for eksempel Square, Lightspeed Retail X-Series eller Open API-apper), kan integrasjonen slutte å fungere.
Hvis dette skjer, må en annen administrator autorisere integrasjonen på nytt.
Autoriser en integrasjon på nytt
Gå til Innstillinger > Integrasjoner > Oversikt.
Finn integrasjonen og aktiver den.
For Open API-apper, følg trinnene i Hvordan bruke Open API for å integrere med Planday (EN).
Gjenopprett en medarbeider
Notat: Du må ha administratortilgang til alle avdelinger for å gjenopprette en medarbeider.
Gå til Medarbeidere.
Rull ned og velg Diverse > Deaktivert-gruppe.
Finn og åpne medarbeiderprofilen.
Klikk Gjenopprett medarbeider.
Viktig informasjon:
Feriekontoer og avspaseringskontoer deaktiveres automatisk når en medarbeider deaktiveres.
Kontakt Planday Support hvis du trenger hjelp til å tildele på nytt eller opprette nye feriekontoer.
Deaktiverte medarbeidere er fortsatt inkludert i lønnsfiler for arbeid fullført før deaktivering.
Eksempel: Hvis en medarbeider deaktiveres 1. september, vil deres arbeid i august fortsatt vises i lønnsrapporten for august.
Sett opp deaktiveringsvarsler
Du kan varsle ledere, bedriftseiere eller andre HR-ledere når en medarbeider deaktiveres.
Gå til Innstillinger > portalinnstillinger > Varslinger > Deaktivert.
Legg til mottakere.
Kun administratorer og HR-ledere med rettigheter til å deaktivere medarbeidere kan motta disse varslingene.
Sletting av inaktive medarbeiderkontoer
Under GDPR og retten til å bli glemt, kan medarbeiderkontoer slettes permanent kun under spesifikke forhold og med administrator eller bedriftseiers godkjenning.
Manuell sletting av Planday support:
Kontoer må være inaktive i minst 5 år.
Sletting håndteres av Planday Support etter administratorgodkjenning.
Slettede kontoer kan ikke gjenopprettes, og all lønns- og HR-historikk vil gå tapt.
Medarbeidere som ber om sletting må:
Kontakte sin Planday-administrator først, og
Deretter kontakte Planday Support.
Automatisk sletting av deaktiverte medarbeidere
I noen regioner er arbeidsgivere juridisk pålagt å slette medarbeiderdata etter at ansettelsen avsluttes.
For å automatisere denne prosessen:
Gå til Planday web > Innstillinger > HR > Generelt > autoslett deaktiverte medarbeidere.
Aktiver Slett deaktiverte medarbeidere.
Velg hvor mange måneder etter deaktivering kontoer skal slettes permanent.
Dette bidrar til å sikre GDPR-overholdelse og støtter medarbeideres rett til å bli glemt.
ℹ️ Trenger du mer hjelp?
🔍 Søk i Help Center | Se Videoopplæringer på Tutorials.Planday.com (EN)
💬 For personlig support
Logg på Planday og kontakt supportteamet vårt via det blå ikonet nederst hvis du har flere spørsmål, eller bestill en-til-en-opplæringsøkt med en ekspert.