🎯 For administratorer og vaktplanadministratorer.
Lær det grunnleggende om vaktplanlegging.
Hva er vaktplanmaler?
Hva er vaktplanmaler?
Vaktplanmaler lar deg bygge en strukturert vaktplan som kan gjenbrukes for tilbakevendende vakter. I stedet for å opprette den samme vaktplanen manuelt hver uke, kan du bruke en mal på flere perioder og sikre konsistens og effektivitet.
Vaktplanmaler lar deg:
Opprett en vaktplan for én eller flere ansatte.
Tildel bestemte vakttyper til bestemte dager.
Opprett åpne vakter, vaktforespørsler og vaktbytter som ansatte kan søke på.
Utelat bestemte stillinger og seksjoner når de ikke er nødvendige.
Opprett en vaktplanmal
Slik oppretter du en vakrplanmal:
Gå til vaktplansiden.
Klikk på Maler øverst til høyre.
Velg Opprett en ny mal eller Lagre en eksisterende vaktplan som en mal.
Velg mellom:
Ukesmal – En fullstendig ukesvaktplan som du kan gjenta.
Dagsmal – En endagsplan for spesielle anledninger som helligdager eller travle perioder.
Bygg vaktplanen din som du vanligvis ville gjort, og klikk deretter på Lagre
Tips: Hvis du bruker automatiske pauseregler eller pauser fra stemplingsur, bør du unngå å legge til manuelle pauser i malen. Ellers kan pauser bli lagt til to ganger når malen brukes.
Flytt og kopier vakter i malen
Slik kan du kopiere og flytte på vakter i malen:
Kopier en vakt: Hold inne Alt (Windows) / Option ⌥ (Mac) og dra vakten til en ny dag.
Flytt en vakt: Dra og slipp den til et annet felt.
Dupliser en uke: Klikk på ➕-ikonet for å kopiere en fullført uke.
Sorter uker på nytt: Dra dem rundt i redigerings verktøyet.
Slik bruker du en vaktplanmal
Naviger til uken eller dagen i vaktplanen der du vil bruke malen.
Klikk Maler > Rull ut mal.
Velg malen og juster innstillingene:
Oppdater eksisterende og legg til nye vakter – Slår sammen eksisterende vakter med malens vakter.
Slett alle og legg til nye vakter – Tømmer vaktplanen og bruker malen.
Behold eksisterende vakter og legg til nye vakter – Legger til vakter fra malen uten å påvirke eksisterende vakter.
Velg hvor mange ganger malen skal brukes.
Velg hvilke medarbeidere, vakttyper eller funksjoner malen skal gjelde for.
Klikk Bruk og gjennomgå eventuelle advarsler som kan bryte arbeidstidsregler.
Når du bruker en vaktplanmal, har du to valg:
Bruk som utkast – Dette alternativet legger til vaktene fra malen som vaktutkast i vaktplanen når du bruker en mal.
Du må publisere vaktplanen for å gjøre vaktene synlige for medarbeidere. Les mer om hvordan du bruker vaktutkast i Planday.
Rull ut– Dette alternativet publiserer vaktene fra malen og gjør dem synlige for medarbeidere med én gang.
Innstillinger å vurdere når du bruker en vaktplanmal
Å bruke maler på tomme vaktplaner gir best kontroll og oversikt.
Hvis du har gjort en feil og vil starte på nytt, trykk på Verktøy > Slett denne uken for å fjerne opprettede vaktplaner.
Du har også muligheten til å skjule bestemte dager eller perioder fra vaktplanen, eller hvis du ikke er klar til å dele dem ennå.
Eksisterende ledige vakter erstattes bare hvis de har nøyaktig samme tid og samme personalgruppe som vakten fra malen. Ellers opprettes en ny vakt.
Når du velger hvor mange ganger du vil bruke malen:
Hvis du bruker en dagsbasert mal, kan du bruke den opptil 14 ganger for å fylle en toukersplan.
For større maler som dekker flere uker, er det best å begrense hvor mange ganger du bruker dem. Hvis du for eksempel bruker en 2-ukersmal 4 ganger, genereres en 8-ukers vaktplan.
Slik dupliserer du en vaktplanmal
Duplisering er den raskeste måten å lage varianter av en eksisterende mal på. Det opprettes en kopi med de samme vaktene, som du deretter kan tilpasse etter behov.
Gå til Vaktplan.
Åpne Maler.
Velg Rediger mal for å åpne listen over lagrede maler
5. Finn malen du vil kopiere, og velg Dupliser ved siden av den.
6. Den dupliserte malen vises i listen med et tall lagt til i navnet, for eksempel (1).
Merk: Vaktplanmaler kan bare dupliseres innenfor samme avdeling.
Kopier en vaktplan til en fremtidig uke
Hvis du vil gjenbruke en ukentlig vaktplan, kan du kopiere den:
Gå til Maler-menyen.
Klikk på Kopier uke.
Velg uken du vil kopiere til, og bekreft.
Viktig: Kopiering av en uke overskriver eksisterende vakter som ikke er godkjent for lønn eller ikke har stemplingsur-registreringer. For å unngå problemer bør du alltid kopiere til en tom uke.
Vaktplanmaler og arbeidstidsregler
Når du bruker en mal, utføres det automatisk en sjekk for brudd på arbeidstidsregler. Dette bidrar til å forhindre planleggingskonflikter og sikrer at selskapet ditt overholder sine regler. Systemet vil også sjekke regelbrudd når du f.eks.:
Flytter eller kopierer vakter.
Tildeler medarbeidere til ledige vakter.
Endrer vaktlengder.
Ta en titt på denne artikkelen for å få mer informasjon om hvordan du setter opp arbeidstidsregler.
ℹ️ Trenger du mer hjelp?
🔍 Søk i Help Center | Se Videoopplæringer på Tutorials.Planday.com (EN)
💬 For personlig support
Logg på Planday og kontakt supportteamet vårt via det blå ikonet nederst hvis du har flere spørsmål, eller bestill et en-til-en-opplæringsøkt med en ekspert.