🔓 Tilgangsnivå i Planday: Administrator, Vaktplanlegger.

⏱️ Oppsettid: 2 min. Lesetid: 2 min.

Hva er en vakttype?

Vakttyper markerer ikke-regulære vakter i vaktplanen. For eksempel kan en vakttype brukes for å markere opplæring eller sykdom på enkelte vakter i vaktplanen.

Dette gir deg en rekke muligheter når du bruker Planday til å dokumentere variasjoner i vakter og bruke dem til rapportering eller lønnskjøring. I denne artikkelen vil du lære hvordan du oppretter vakttyper og hva du kan bruke dem til.

Slik oppretter du en vakttype

For å gjøre dette, gå til Innstillinger > Vaktplan > Vakttyper. Klikk på Opprett for å lage nye vakttyper.

Hvis det finnes noen forhåndsgenererte vakttyper, eller du allerede har opprettet noen, kan du se og redigere dem her.

Når vinduet for å opprette vakttype åpnes, kan du angi følgende detaljer for å definere vakttypen din.

I eksempelet opprettes en fiktiv vakttype kalt "Sykdom dekket".

Navn – Navnet er synlig for alle brukere med tilgang til vaktplanen.

Lønnsart – Les mer om lønnsarter i artikkelen Hvordan sette opp lønnsarter. Du kan bruke lønnsarter for å gjøre lønnskjøringen tydeligere, eller om nødvendig, bruke dem med eksterne lønnsintegrasjoner. La feltet stå tomt hvis det ikke er relevant for deg.

Viktig å merke seg:

Avhengig av oppsettet til lønnssystemet ditt, kan det være at du vil sette opp lønnstillegg for å matche lønnsartene dine korrekt.

Farge – En fargekode kan gjøre det lettere å kjenne igjen vakttypen på vaktplanen og når du trekker ut/eksporterer rapporter for vakttyper.

Satsendring – Definer hvordan vakttypen skal påvirke lønnsutbetalingen.

For å betale full lønn når vakttypen er brukt, la verdien stå på 100 prosent.
Hvis det ikke skal betales noe, for eksempel ved ulønnet fravær, skriv inn 0 prosent.
For timer som skal betales til en høyere sats enn normalt, skriv inn en verdi over 100 prosent, for eksempel 150 prosent for 1,5 ganger lønn for helgevakter.
Valgfritt kan du, i stedet for prosenter, etter å ha valgt fra nedtrekkslisten, også angi et beløp som erstatter eksisterende sats (merk: dette alternativet fungerer kun for timebasert lønn og ikke for skiftbasert lønn) eller et beløp som legges til eksisterende sats i den lokale valutaen for din Planday-organisasjon.

Beskrivelse – Legg til en beskrivelse for intern forståelse, spesielt hvis flere vaktplanansvarlige jobber med vakttyper. Beskrivelsen er kun synlig ved redigering av vakttypen.

Ytterligere innstillinger

Tillat konfliktende vakter – Hvis dette ikke er avkrysset, vil du motta en advarsel i vaktplanen hvis du prøver å planlegge den samme medarbeideren til to vakter samtidig. Hvis du har omstendigheter som krever at en medarbeider er registrert for flere vakter samtidig, aktiverer du dette alternativet.

Tillat booking – Ved å krysse av i denne boksen kan vakttypen bookes når den er satt til åpen, solgt eller tilgjengelig for bytte. Dette bør vanligvis forbli deaktivert for vakttyper som brukes til å registrere sykefravær, opplæring eller personalmøter.

Overskriv ved utrulling av mal – En vakttype med dette alternativet aktivert vil bli overskrevet når du bruker en vaktplanmal. Fjern avkrysningen for vakttyper som brukes til å planlegge fremtidige hendelser som personalmøter, permisjon eller langtidssykdom.

Utskrives ved vaktplansprint – Hvis du skriver ut eller laster ned vaktplanen, kryss av i denne boksen for å inkludere vakttypen.

Inkluder i vaktplansbeskjed – Når du sender meldinger til medarbeidere i vaktplanen for en spesifikk dag, vil vakttypen bli inkludert. Dette alternativet bør vanligvis være deaktivert for vakttyper som brukes til å registrere sykefravær og ferie.

Tell timer i lønn-output – Deaktiver dette alternativet for vakttyper som ikke trenger å inkluderes i totalen av arbeidede timer i lønnsrapporten. For de fleste vakttyper er dette alternativet aktivert.

Lønnstillegg – Kryss av i denne boksen hvis du vil at timer fra denne vakttypen skal påvirkes av lønnstillegg.

Pause – Kryss av i denne boksen hvis du vil at pauser skal gjelde for denne vakttypen. Les mer om oppsett og arbeid med pauser.

Kosttillegg / kostfradrag – Kryss av i denne boksen hvis du vil at kosttillegg og fradrag skal gjelde for denne vakttypen. Kosttillegg og fradrag kan settes opp ved å gå til Innstillinger > Lønn > Mattillegg og matdrag.

Påvirker medarbeidere med fastlønn – Aktiver dette alternativet hvis denne vakttypen skal gjelde for fastlønnede ansatte.

Bekreft ved å klikke på Lagre. Du kan endre innstillingene senere ved å redigere vakttypen.

Merk: Når du oppretter en ny vakttype, sjekk om den bør kobles til en eksisterende kontraktregel. Dette sikrer fullstendigheten av kontraktsvilkåret, ettersom alle relevante vakttyper vil bli inkludert. Les mer i artikkelen om opprettelse og bruk av kontraktregler.

Slik endrer du vakttype for en vakt i vaktplanen

Du kan manuelt endre vakttypen for en vakt i vaktplanen. Du har flere muligheter for å gjøre dette:

Klikk på de tre prikkene på vakten og velg Bruk vakttype. Velg deretter fra listen (se skjermbilde).
Klikk på en vakt og rediger den, velg en ny vakttype fra nedtrekksmenyen under Vakttype og bekreft med Lagre.
Når du redigerer flere vakter samtidig, kan du endre vakttype på alle valgte vakter.

Statistikk for bruk av vakttyper

Hvis du bruker vakttyper, kan du få tilgang til innsiktsfulle rapporter: Se sykefravær, opplæringsstimer, punktlighet, overtidsarbeid eller andre vakttyper du har opprettet.

For å gjøre dette, gå til Rapporter > Vakttypestatistikk.

Finn alle detaljer i artikkelen How to generate reports on schedule statistics and Shift type usage.

Bruk vakttyper til å registrere overtidstimer

En av metodene for å registrere overtid er ved å bruke vakttyper som kan settes opp for overtid eller avspasering. I praksis blir minus- eller plusstimer overført til medarbeidernes avspaseringskontoer så snart den tilsvarende vakttypen brukes på en av vaktene deres.

For å lære mer om denne metoden og sammenligne den med andre måter å håndtere overtid på, se artikkelen Hvordan håndteres overtid med vakttyper (TOIL).

Still inn lønnssatser ved bruk av vakttyper

Vakttyper kan brukes på hvilken som helst medarbeider per vakt for å justere lønn, for eksempel ved ubetalt permisjon eller manuell overtidsbetaling.

Eksempel på bruk av en vakttype for å generere en ekstra godtgjørelse

shift type extra allowance1_new.001.jpeg

shift type extra allowance2_new.001.jpeg

I eksempelet ovenfor er det opprettet en vakttype for medarbeidere som arbeider overtid og skal betales 50% ekstra i tillegg til sin vanlige lønn (1).

Ytterligere innstillinger (2):

Valget for Tillat konfliktende vakter er aktivert i dette eksempelet, siden vakttypen kan gjelde bare en del av en vakt for en medarbeider.
Valget Tillat booking er deaktivert, ettersom en vakt med denne vakttypen ikke bør byttes eller settes som åpen.
Valget Overskriv ved utrulling av mal er avmarkert for å forhindre at en mal overskriver vakttypen.
Alternativene for å Utskrives ved vaktplansprint og Inkluder i vaktplansbeskjed er avmarkert, mens valget for å Tell timer i lønn-output er aktivert slik at vaktene teller mot arbeidede timer i lønnsrapporten i dette eksempelet.
Til slutt er vakttypen satt slik at vakter merket med den vil telle mot Lønnstillegg, pauser og kosttillegg, og bruken av den vil påvirke medarbeidere med fast lønn.

Hvis du vil trekke lønn fra en månedslønnet medarbeiders faste lønn, må du sette Satsendringen til 0%.

Vær oppmerksom på: Husk å sette timelønnen til null "0" for dine fastlønnede medarbeidere slik at systemet legger til den ekstra betalingen på lønnen.

ℹ️ Trenger du mer hjelp?

🔍 Søk i Hjelpesenteret | Se videoer på Tutorials.Planday.com | Se webinarer

💬 For personlig støtte

Logg inn og kontakt supportteamet vårt via det blå ikonet nederst hvis du har spørsmål, eller bestill en personlig produkttreningstime med en ekspert.