🔓 Tilgangsnivå i Planday: Administrator, Vaktplanlegger.
🌐 Abonnementsplan: Alle.
⏱️ Oppsettid: 3 min. Lesetid: 6 min.
✅ Nødvendige trinn: Opsett Stemplingsur i app
ℹ️ Viktig å vite: Sett opp Stemplingsur for bruk i nettleser
Før du konfigurerer avrundingsregler for Stemplingsuret, må du sette opp Stemplingsur via app eller web.
Hva er avrundingsregler for Stemplingsur?
Hva er avrundingsregler for Stemplingsur?
Avrundingsregler for Stemplingsur lar deg justere stemplingstider til nærmeste 5, 10, 15 eller 20 minutter, eller til å matche den planlagte tiden når ansatte stempler inn utenom sine planlagte timer.
For eksempel, hvis en ansatt er planlagt til å begynne arbeid kl. 09:00, men stempler inn kl. 08:50, kan du sette opp avrundingsregler slik at den godkjente tiden i Stempelur enten blir 08:55 (avrundet opp til nærmeste 5 minutter) eller 09:00 (ingen avrunding, følger den planlagte tiden).
Før du godkjenner vakter, kan du alltid endre stemplings-tidene hvis det er nødvendig.
Avrundingsregler for Stemplingsur er nyttige hvis du ønsker å:
Effektivisere ved godkjenning av stemplingstider.
Alltid vise den planlagte tiden når en ansatt stempler inn for tidlig.
Alltid vise den planlagte vakttiden i stedet for den nøyaktige stemplete tiden når ansatte stempler inn eller ut innen 5 minutter av den planlagte tiden.
Alltid vise den nøyaktige stemplete tiden hvis ansatte stempler inn eller ut mer enn 5 minutter før eller etter den planlagte vakt.
Grunnleggende om avrundingsregler
Du kan få tilgang til innstillingene for avrunding ved å gå til Innstillinger > Stemplingsur > Avansert > Avrundingsregler.
Det finnes to forskjellige typer avrundingsregler du kan sette opp:
Vanlige regler – Vanlige avrundingsregler definerer hvordan stemplingstidene rundes av hvis ansatte stempler inn eller ut tidligere eller senere enn deres planlagte tid.
Egendefinerte regler – Tilpassede regler overstyrer vanlige regler. Du kan opprette spesifikke tilpassede regler for bestemte avdelinger, personalgrupper og medarbeidertyper. Ansatte må oppfylle alle tre kriteriene for at regelen skal gjelde.
Slik setter du opp vanlige avrundingsregler
For både start- og sluttidspunktene kan du velge mellom følgende avrundingsmetoder:
Ingen avrunding, vis stemplingstid – Som standard vil Planday vise de ansattes stemplingstider både for start- og sluttidspunkt og betale dem per minutt.
Ingen avrunding, vis vaktplantid – Hvis dine ansatte vanligvis blir betalt basert på sine planlagte timer, kan du endre innstillingene til Ingen avrunding, vis vaktplantid.
Rund ned – Dette alternativet vil runde ned til nærmeste 5, 10, 15, 20, 30 eller 60 minutter av stemplingstiden. Dette er nyttig hvis du alltid vil trimme ned stemplingstiden til nærmeste runde verdi.
Rund opp – Dette alternativet vil runde opp til nærmeste 5, 10, 15, 20, 30 eller 60 minutter av stemplingstiden. Dette er nyttig hvis du alltid vil trimme opp stemplingstiden til nærmeste runde verdi.
De grunnleggende innstillingene gjelder for start- og sluttidspunkt, men for å bygge et mer robust sett med regler kan du opprette tilpassede regler som gir deg mer kontroll over avrundingsatferden og begrense anvendelsen til spesifikke ansatte.
Slik setter du opp tilpassede avrundingsregler
Merk: Hvis du har satt opp egendefinerte avrundingsregler, vil disse ha prioritet over de vanlige reglene. Se eksempelet nedenfor for å forstå hvordan dette fungerer.
De tilpassede reglene kan kombineres med filtrering på andre variabler, som avdelinger og personalgrupper, og kan også settes til å gjelde for et bestemt antall minutter fra de planlagte tidene.
Trykk på Opprett og gi regelen et navn.
Type - Du kan velge mellom følgende regeltyper:
Stemplet inn: Innstempling, uavhengig av planlagte tider
Stemplet ut: Ustempling, uavhengig av planlagte tider
Stemplet inn før vaktplantid: Innstempling, registrert før den planlagte starttiden
Stemplet inn etter vaktplantid: Innstempling, registrert etter den planlagte starttiden
Stemplet ut før vaktplantid: Utstempling, registrert før den planlagte sluttiden
Stemplet ut etter vaktplantid: Utstempling, registrert etter den planlagte sluttiden
Merk: Hvis du velger typene "stemplet inn før vaktplantid", "stemplet inn etter vaktplantid", "stemplet ut før vaktplantid" eller "stemplet ut etter vaktplantid", vil du få et ekstra konfigurasjonsparameter: maksimal avvikstid i avrundingsmetoden. Denne parameteren spesifiserer den maksimale varigheten av avviket som regelen kan anvendes på.
Avrundingsmetode - Velg hva som skal skje med tidene som påvirkes av regelen:
Ingen avrunding: Vist tid er den faktiske inn- eller utstemplingstiden.
Rund ned: Avrunder til nærmeste 5, 10, 15, 30 eller 60 minutter
Rund opp: Avrunder til nærmeste 5, 10, 15, 30 eller 60 minutter
Rund til nærmeste: Avrunder enten opp eller ned til nærmeste 5, 10, 15, 30 eller 60 minutter.
Ingen avrunding, vis vaktplantid: Vist tid er den opprinnelig planlagte tiden.
Ingen avrunding, vis stemplingstid: Vist tid er den faktiske tiden som ble stemplet.
Hvis du har valgt en av alternativene som avrunder opp, ned eller til nærmeste, kan du sette antall minutter som stemplingstiden skal avrundes til.
Målgrupper og typer - Avhengig av oppsettet av Planday-portalen din, kan du velge mellom følgende for å begrense anvendelsen av den tilpassede avrundingsregelen:
Avdelinger - Bruk regelen kun for spesifikke avdelinger.
Personalgrupper - Bruk regelen kun for spesifikke personalgrupper.
Medarbeidertyper - Bruk regelen kun for spesifikke medarbeidertyper.
Merk: Dine ansatte må oppfylle alle tre kriteriene for at regelen skal gjelde. For eksempel, hvis en ansatt er en del av avdelingen og personalgruppen, men ikke tilhører den valgte medarbeidertypen i filterne, vil regelen ikke gjelde for denne medarbeideren.
Trykk Lagre når du er ferdig.
Hvordan fungerer godkjenning av stemplingsur med avrundingsregler?
Når du har lagt til noen avrundingsregler, og går for å godkjenne de innstemplede timene under Vaktplan (Schedule) > Stemplingsur (Punch Clock), vil du se to forskjellige varsler:
🟨 Et gult varsel indikerer at det er en forskjell mellom den planlagte arbeidstiden og stemplingstiden.
🟥 Et rødt varsel indikerer at medarbeideren ikke har stemplet ut.
I skjermbildet ovenfor er det fire stemplingstider:
Planday User One: Starttiden påvirkes av en generell avrundingsregel, som sier at når en medarbeider stempler inn før vakten starter, skal vakttiden som er planlagt brukes. Derfor ingen varsel. De stempler ut senere enn den planlagte tiden, og derfor er det et gult varsel på sluttiden.
Planday User Two: Stemplet inn før den planlagte vakttiden, og her gjelder den samme regelen som for Bruker En, og derfor er det ingen varsel. På sluttiden er det et rødt varsel som indikerer at utstempling mangler.
Planday User Three: Stemplet inn og ut for sent, og ettersom ingen avrundingsregler gjelder her, blir stemplingstidene foreslått som start- og sluttider. Både start- og sluttid er markert med et gult varsel, da tidene avviker fra de planlagte arbeidstimene.
Planday User Four: Medarbeiderens planlagte tid og stemplingstid er identiske, så her er det ingen varsler for verken start- eller sluttid.
Tidene i Start- og Slutt-feltene kan redigeres her før godkjenning av timer for lønnsutbetaling.
Se et eksempel på et vanlig avrundingsoppsett
Se et eksempel på et vanlig avrundingsoppsett
Her viser vi et eksempel på et oppsett som er populært blant mange Planday-kunder. Den grunnleggende ideen er at når ansatte stempler inn eller ut innen noen minutter fra den planlagte tiden, vil Planday foreslå den planlagte vakttiden for godkjenning. Når forskjellen mellom den planlagte tiden og stemplingstiden overstiger et bestemt antall minutter, vil Planday i stedet foreslå den faktiske stemplingstiden for godkjenning. Lederen kan alltid redigere hvilke tider som skal inkluderes for lønnsutbetaling, avhengig av kommentarer eller selskapets retningslinjer.
Scenario:
Når ansatte stempler inn eller ut innen 5 minutter før eller etter den planlagte tiden, vil Planday foreslå den planlagte arbeidstiden i stedet for den stemplede tiden.
Når ansatte stempler inn eller ut mer enn 5 minutter før eller etter den planlagte vakten, vil Planday foreslå den stemplede tiden i stedet. Start- og sluttider vil bli flagget for kontroll.
Oppsett:
Gå til Innstillinger > Stemplingsur > Avansert. Sjekk at nedtrekksmenyene for Start og Slutt er satt til Ingen avrunding, vis stemplingstid under Avrundingsregler.
⬆️ Dette er standardinnstillingene for tilfeller utenom de reglene du kommer til å sette opp under Egendefinerte regler.
Trykk deretter på Opprett-knappen under Egendefinerte regler.
⬆️ Den første regelen er for når de ansatte stempler inn før vakten starter:
Gi regelen et navn.
Velg Stemplet inn før vaktplantid.
Sett Avrundings-metoden til Ingen avrunding, vis vaktplantid.
Antall minutter regelen gjelder bestemmer hvor mange minutter før vakten starter regelen vil gjelde. I dette tilfellet, 5 minutter. Etter denne tiden vil den vanlige regelen Ingen avrunding, vis stemplingstid gjelde.
Bla ned for å gjøre endringer i Målgrupper og typer om nødvendig.
Klikk på Lagre.
Deretter, opprett en annen regel for når de ansatte stempler inn for sent etter at vakten har startet:
Velg Stemplet inn etter vaktplantid.
Sett Avrundings-metoden til Ingen avrunding, vis vaktplantid.
Antall minutter regelen gjelder bestemmer hvor mange minutter etter at vakten starter regelen vil gjelde. I dette tilfellet, 5 minutter. Etter denne tiden vil den vanlige regelen Ingen avrunding, vis stemplingstid gjelde.
Bla ned for å gjøre endringer i Målgrupper og typer om nødvendig.
Klikk på Lagre.
Den tredje regelen er for når de ansatte stempler ut for tidlig før vakten slutter:
Velg Stemplet ut for tidlig.
Sett Avrundings-metoden til Ingen avrunding, vis vaktplantid.
Antall minutter regelen gjelder bestemmer hvor mange minutter før vakten slutter regelen vil gjelde. I dette tilfellet, 5 minutter. Etter denne tiden vil den vanlige regelen Ingen avrunding, vis stemplingstid gjelde.
Bla ned for å gjøre endringer i Målgrupper og typer om nødvendig.
Klikk på Lagre.
Til slutt, en regel for når de ansatte stempler ut etter at vakten er over:
Velg Stemplet ut etter vaktplantid.
Sett Avrundings-metoden til Ingen avrunding, vis vaktplantid.
Antall minutter regelen gjelder bestemmer hvor mange minutter etter at vakten slutter regelen vil gjelde. I dette tilfellet, 5 minutter. Etter denne tiden vil den vanlige regelen Ingen avrunding, vis stemplingstid gjelde.
Bla ned for å gjøre endringer i Målgrupper og typer om nødvendig.
Klikk på Lagre.
Merk: Å endre antall minutter regelen gjelder for, er en effektiv måte å gjøre ytterligere justeringer på. Hvis de ansatte vanligvis blir betalt fra starten av vakten, gir det mening å øke antallet minutter under Antall minutter regelen gjelder for når de ansatte stemples inn for tidlig.
ℹ️ Trenger du mer hjelp?
🔍 Søk i Hjelpesenteret | Se videoer på Tutorials.Planday.com | Se webinarer
💬 For personlig støtte
Logg inn og kontakt supportteamet vårt via det blå ikonet nederst hvis du har spørsmål, eller bestill en personlig produkttreningstime med en ekspert.