Hva er avviksregler for stemplingsur?

Avviksregler for stemplingsur brukes til å tildele en spesifikk vakttype til avvik fra den planlagte arbeidstiden. Disse reglene kan være spesielt nyttige hvis du ønsker å:

Registrere overtidsarbeid ved å tildele en vakttype som dekker timer jobbet utover den planlagte vakten. Du kan knytte denne vakttypen til avspaseringskontoen for å overføre overtidstimene.
Registrere minustid/avspasering for hver vakt ved å tildele en vakttype som dekker manglende tid sammenlignet med de planlagte timene.
Registrere forsinkelser.

Avvikene vil vises som forslag sammen med resten av vakten i godkjenningen av stemplingsuret, slik at de kan godkjennes av en administrator eller vaktplanlegger.

Hvordan opprette en avviksregel

Merk: Bruk av avrundingsregler i stemplingsuret kan komme i konflikt med avviksregler. Du må kanskje deaktivere dem eller konfigurere avrundingsregler til å starte med nøye beregnede varigheter.

Hvis du bruker avviksregler, vil det ikke være mulig å godkjenne stemplingsregistreringer i Planday-appen.

For å begynne, opprett en avviksregel ved å gå til Innstillinger > Stemplingsur > Avansert > Avvik fra vaktplanstid > Opprett.

Konfigurer en avvikstype

Etter å ha trykket på Opprett, kan du velge i hvilke scenarier avviksregelen skal gjelde, og hva som skal skje deretter. Du kan endre dette senere hvis den opprinnelige konfigurasjonen ikke passer til dine planleggingsbehov.

screenshot-ssademo2.planday.com-2022.07.12-15_19_02.png

Navn – Dette vil bli brukt som navnet i listen over avviksregler..

Avvikstype – De ulike avvikstypene beskriver ulike scenarioer hvor du kan definere hva som skal skje når scenarioet oppstår. Klikk på Vis mer under Avvikstype for å lære mer.

Merk: Regler som gjelder vaktlengde, har alltid høyeste prioritet sammenlignet med andre typer. Når en regel knyttet til vaktlengde er matchet med en vakt, vil alle andre regler ignoreres for vakten.

Endelig vakttype – Definerer vakttypen som skal brukes på den nye vakten som opprettes av avviket. For eksempel, hvis en medarbeider stempler ut for sent, kan dette generere overtid i henhold til en avviksregel. Se eksempelet nedenfor for denne brukssituasjonen.

Minimumslengde – Definerer minimumsvarigheten for avviket før regelen trer i kraft. 0 betyr at regelen gjelder for alle avvik. Med andre ord, hvis du setter en verdi som ikke er 0, må avviket minst være på denne verdien før regelen trer i kraft. Hvis du for eksempel setter 15, må avviket være minst 15 minutter før regelen aktiveres. Hvis det er under 15, vil vakttypen forbli Normal.

Start på vakten – Definerer når denne regelen begynner å gjelde for et avvik, angitt som tid i minutter. 0 betyr at regelen gjelder for alle avvik. Hvis du for eksempel setter 15 minutter, velger avvikstypen Før vaktplanstid, og deretter velger den endelige vakttypen Overtid, vil vakttypen bli brukt på perioden mellom tidspunktet medarbeideren stempler inn og de 15 minuttene før vakten starter.

Lengde – Dette er maksimalt antall minutter avviket kan håndtere. Hvis en regel for eksempel er satt slik at maksimal avvikslengde er 120 minutter (2 timer), og den endelige vakttypen er Overtid, betyr det at medarbeiderne kun kan få 2 timers overtid når vaktlengden overskrides.

Avhengig av dine behov kan du begrense avviksreglene til kun å gjelde under visse betingelser. Du kan sette dem opp ved å bruke følgende innstillinger. Som standard gjelder regelen for alle vakter og ansatte.

Vakttyper – Bruk avviksregelen kun på spesifikke vakttyper.

Avdelinger – Bruk avviksregelen kun for visse avdelinger.

Personalgrupper – Begrens avviket til kun bestemte grupper av ansatte ved å velge en personalgruppe.

Medarbeidertype – Bruk avviksregelen kun på visse medarbeidertyper (EN).

Merk: Hvis du har en ansatt som tilhører avdelingen og personalgruppen, men ikke tilhører medarbeidertypen valgt i filtrene, vil regelen ikke gjelde for vedkommende.

Husk å trykke Lagre og gjenta samme prosess for alle ønskede avviksregler du oppretter.

Se et eksempel med en avviksregel som er brukt for å registrere forsinkelser:

Registrer forsinkelser

For å vise hvordan avviksregler fungerer i praksis, er her et eksempel med typen Møter for sent.

For å opprette regelen, gå til Innstillinger > Stemplingsur > Avansert > Avvik fra vaktplanstid > Opprett.

⬆️ Denne avvikstypen brukes når du ønsker å spore og flagge en ansatts forsinkelse. I dette eksemplet blir vakttypen Møter for sent automatisk brukt mellom tidspunktet da vakten starter og tidspunktet når den ansatte stempler inn. Minimumsvarigheten er satt til 0, noe som betyr at regelen trer i kraft så snart den ansatte stemplet inn 1 minutt for sent.

Hvordan blir denne avviksregelen brukt på stemplingsur-godkjenningssiden og i vaktplanen?

I eksemplet nedenfor har den ansatte en vakt fra 12:00-15:00. Hun stempler inn 27 minutter etter starten av vakten og stempler ut på slutten av den planlagte vakten.

Under Vaktplan > Stemplingsur kan du se hvordan vakten er delt opp når avviksregelen brukes. Systemet har brukt vakttypen Møter for sent på forsinkelsen på 27 minutter, og delt opp vakten i 2 deler. Tiden etter at den ansatte stemplet inn regnes som normal arbeidstid. Du kan velge om du vil bruke avviksregelen eller ikke ved å velge mellom Ja eller Nei, før du godkjenner timene for betaling.

Når vakten er godkjent, kan du se den delte vakten, som vist nedenfor. ⬇️

Du kan deretter kjøre en rapport om vakttypestatistikk under Rapporter > Vakttypestatistikk for å se hvor ofte ansatte er forsinket innenfor en valgt periode. Alternativt kan du generere en rapport om vaktplanstatistikk under Rapporter > Vaktplanstatistikk for å se spesifikt hvor mange timer en ansatt har vært forsinket innenfor en valgt tidsperiode.

Se et eksempel med en avviksregel for å registrere overtid (+ eller -)

Registrere overtid (+ eller -)

Du kan bruke avviksregler for stemplingsuret for å registrere overtid og undertime og automatisk overføre timene til en avspaseringskonto. For å lære mer om dette og se eksempler i praksis, klikker du på Hvordan håndteres avspasering og overtid med avviksregler.

ℹ️ Trenger du mer hjelp?

🔍 Søk i Help Center | Se Videoopplæringer på Tutorials.Planday.com (EN)

💬 For personlig support

Logg på Planday og kontakt supportteamet vårt via det blå ikonet nederst hvis du har flere spørsmål, eller bestill et en-til-en-opplæringstime med en ekspert.