🔓 Tilgangsnivå i Planday: Administrator, Vaktplanlegger.
🌐 Abonnementsplan: Plus, Pro, Enterprise
⏱️ Oppsettid: 3 min. Lesetid: 2 min.
✅ Nødvendige trinn: Håndtering av avspasering og overtid forklart
ℹ️ Viktig å vite:How to apply for leave or absence (EN)
Hvis du er en administrator som ønsker å automatisere daglig overtid og avspaseringsporing og -fordeling, spesielt ved å bruke stemplingsur for å spore arbeidet timer, er denne metoden ideell. Den forenkler prosessen, fordi når du godkjenner stemplingsurpostene, enten de er overtid eller undertid, overføres timene automatisk til avspaseringskontoen.
Følg denne trinn-for-trinn-guiden for å administrere overtid og avspasering ved å bruke stemplingsurmetoden.
Trinn 1. Opprett vakttyper for å håndtere overtid og undertid
Med stemplingsuravvik, bør ansatte være planlagt i henhold til deres avtalefestede timer hver dag, da avvikene genereres basert på de planlagte timene.
Du vil primært trenge å opprette vakttyper for å merke av overtid og undertid. For eksempel kan du lage en vakttype kalt "Plus timer" (overtid) og en annen kalt "Avspasering" - ved å gå til Innstillinger > Vaktplan > Vakttyper.
I Norge og Sverige har både vakttypene Plustimer og Avspassering vanligvis en justeringssats på 100%, og timene er satt til å telle med i lønnsrapporten, slik at lederne kan se hvor mange Flex-timer hver ansatt har i Planday. Imidlertid håndteres Flex vanligvis i et eget lønnssystem, så for å sikre at ingenting overføres til lønnssystemet, må du ignorere lønnskodene som er tildelt vakttypene. Du kan sette opp dette ved å gå til Innstillinger > Lønn > Utskrifter > Ignorer lønnsart.
Lær mer om hvordan du oppretter og bruker vakttyper.
Trinn 2. Opprett avviksregler og koble dem til vakttyper
Deretter må du opprette avviksregler for planlagt tid, slik at systemet sammenligner stemplingsregistreringen med den planlagte tiden. Hvis det er et avvik, vil systemet foreslå:
HVIS vakttiden ikke er nådd (undertid) → Da bruk Avspasering vakttype.
HVIS vakttiden er overskredet (overtid) → Da bruk Plustid (Overtid) vakttype.
Gå til Innstillinger > Stemplingsur > Avansert > Avvik fra planlagt tid og trykk på Opprett.
Eksempelet nedenfor viser en avviksregel for Avspasering som gjelder for avvikstypen Vaktlengde ikke oppnådd, med Minimum lengde og Start av vakt satt til null, og en maksimal lengde på 2 timer (120 min).
Eksempelet nedenfor viser en avviksregel for Overtid som gjelder for avvikstypen Vaktlengde overskredet, og som skal brukes hvis avviket er minst 15 minutter, med en maksimal lengde på 2 timer (120 min).
Navn: Gi et navn til avviksregelen.
Avviks type: For overtid, velg “Vaktlengde overskredet”, for avspasering/undertid velg “Vaktlengede ikke oppnådd”
Endelig vakttype: Velg vakttypen som skal brukes når regelen slår inn.
Rekkefølge for sortering: Ikke aktuelt for oppsett i dette eksemplet.
Minimum lengde: Dette definerer minimumsvarigheten for avviket før det håndteres av denne regelen. 0 betyr at regelen gjelder for alle avvik. Med andre ord, hvis du setter en verdi som ikke er 0 her, må avviket minst være så langt før regelen gjelder. Hvis du setter 15 her, må avviket være minst 15 minutter før regelen trer i kraft. Hvis det er under 15, forblir vakttype Normal.
Start av vakt: Dette definerer når denne regelen starter i et avvik som tid i minutter. 0 betyr at regelen gjelder for alle avvik. Hvis du setter en verdi her, for eksempel 15 minutter, velger du avviks type “Kommer tidlig” og velger den siste vakttype som Overtid, vil vakttype brukes for perioden mellom når den ansatte stempler inn og de 15 minuttene før vakten starter.
Lengde: Definerer dybden i avviket som denne regelen skal prosessere som tid i minutter. Dette er den maksimale lengden avviket kan håndtere. Hvis du for eksempel setter 120 minutter (2 timer), betyr det at de ansatte kun kan få to timer med overtid når vakttiden overskrides.
Steg 3. Knytt vakttyper til avspaseringskontoen
I neste steg må du kartlegge de riktige vakttypene med deres tilsvarende avspaseringskonto slik at overtid eller undertid kan bli registrert. Gå til Innstillinger > Fravær > Avansert > Vakttyper for avspaseringskontoer.
I dette eksemplet er Overtid valgt for vakttypene som legges til avspaseringskontoens saldo. For avspasering/undertid vakttyper (minus), velg den relaterte vakt typen, i dette eksemplet Avspasering.
Hvis du gjør endringer i vakttypene i disse innstillingene etter at vaktene har blitt godkjent eller lagret, vil dette ikke påvirke avspaseringskonto-saldoen. Du må godkjenne vaktene på nytt eller lagre dem igjen.
Vis avvik i godkjenning av Stemplingstid
Når dette er satt opp, vil avspaseringskontoen svinge opp og ned ettersom ansattes vakter enten overskrides eller ikke nås.
For eksempel, hvis en ansatt er planlagt å jobbe fra 18:00 til 23:00 for en 5-timers vakt, men stempler 17:38-00:27, vil systemet automatisk oppdage at det er nesten to timers avvik 0:22m+01h:27m=01h:49m fra den opprinnelige planlagte tiden og registrere det som overtid. På Stemplingsur-siden under Vaktplan > Stemplingsur vil avvikene vises som nedenfor:
Hvis dette godkjennes, vil overtidstimene legges til den ansattes avspaseringskonto. Dette kan sees ved å gå til Medarbeidere > Medarbeidere > klikke på en medarbeider og trykke på Rediger > fanen Avspassering. Avvikene i kontoen vil vises som nedenfor for en individuell medarbeider:
💡Vær oppmerksom på at de godkjente timene vises som en desimalverdi.
ℹ️ Trenger du mer hjelp?
🔍 Søk i Help Center | Se Videoopplæringer på Tutorials.Planday.com (EN)
💬 For personlig support´
Logg på Planday og kontakt supportteamet vårt via det blå ikonet nederst hvis du har flere spørsmål, eller bestill et en-til-en-opplæringstime med en ekspert.