🔓 Tilgangsnivå i Planday: Administrator, HR manager

🌐 Abonnementsplan: All

⏱️ Lesetid: 3 min.

✅ Nødvendige trinn: Opprette, redigere og invitere Medarbeidere

ℹ️ Viktig å vite: Opprett, vis og rediger medarbeidere — Vanlige spørsmål og feilsøking

Deaktiver medarbeidere

Hva skjer med dataene til en medarbeider når kontoen deres blir deaktivert?

Noen data beholdes mens andre slettes eller deaktiveres.

Dataene som beholdes inkluderer:

medarbeiderens arbeidet tid
historikken over fraværssøknader samt fraværssaldo og avspaseringssaldo
dokumentene som er vedlagt profilen, som kontrakter, personlige dokumenter osv.
detaljene som er knyttet til profilen, som timelønn, fastlønn, avtalefestede timer

Det som blir inaktivt er følgende:

medarbeiderens tilgang til Planday
deres fraværskonto og avspaseringskonto
medarbeideren er ikke lenger del av en avdeling
deres brukernavn

Du kan ikke registrere fravær eller godkjenne eller avslå ventende fraværssøknader på en inaktiv konto.

Før du deaktiverer en medarbeider, sørg for at du:

godkjenner eller avslår deres ventende fraværssøknader
godkjenner eller sletter i vaktplanen vaktene som er knyttet til medarbeiderens avspaseringskonto

Hvor lenge beholdes dataene til en deaktivert medarbeider i Planday?

Alle data beholdes i en standardperiode på 5 år, men som admin kan du endre denne perioden ved å gå til Planday web > Innstillinger > HR > Generelt > Autoslett deaktiverte medarbeidere. Der kan du velge antall måneder etter hvilke en deaktivert medarbeider skal slettes permanent.

Når en medarbeiderkonto slettes permanent, kan kontoen ikke gjenopprettes, og vi anbefaler derfor at du bare gjør dette når det er nødvendig og med varsomhet, da en medarbeider vil miste all lønns- og HR-historikk.

Når en medarbeider deaktiveres med umiddelbar virkning, når stopper deres tilgang til Planday?

De vil ha tilgang til Planday ut dagen de ble deaktivert.

Hvis deaktiveringsdatoen er tilbake i tid, mister medarbeideren tilgang umiddelbart, både på web og i appen.

Planday Web: Brukeren får en feilmelding om at brukernavn eller passord er feil.
Planday App: Brukeren får en feilmelding om at tilkobling til server mislyktes.

Kan jeg deaktivere en medarbeider og sette en fremtidig dato?

Ja. I så fall vil det vises et oransje banner med datoen når medarbeideren blir deaktivert.

Det vil kun være synlig for brukere som kan redigere medarbeiderens profil.

Hvis en fremtidig dato er satt, vil medarbeideren ha tilgang til systemet frem til denne datoen og blir deaktivert påfølgende dag.

Jeg har deaktivert en medarbeider og må utbetale deres resterende feriesaldo. Hvordan gjør jeg det?

Du kan eksportere en fraværskonto-rapport. Slik gjør du det:

Gå til Planday web > Vaktplan > Fraværskontoer
Angi datoene i periodefilteret fra starten av oppsparingsperioden til dagen medarbeideren deaktiveres
Klikk på Filtre og velg feriekontoen
Klikk på Export

Den siste kolonnen Feriebetaling - per sluttdato i periodefilteret i eksporten gir deg beløpet som skal betales.

Det anbefales å slette fremtidig ferie for å få et korrekt tall for opptjent fravær som skal utbetales i sluttoppgjøret. Gå til Vaktplan > Fraværssøknader > Juster periodefilteret > Velg statusene Godkjent og Avventer > Finn fraværssøknadene > Rediger dem og klikk Avvis.

Kan lønn fortsatt behandles for de deaktiverte medarbeiderne?

Ja, du kan fortsatt kjøre lønn for dem. Gå til Lønn > Lønnseksport > Egendefinert valg av medarbeidere > Velg medarbeidere > klikk på Deaktiverte medarbeidere.

Hvis du ikke kan se navnet til en deaktivert medarbeider, kontakt Support-teamet vårt som vil hjelpe deg.

Hvor kan jeg se hvem som deaktiverte en medarbeider?

Du finner deaktiveringshistorikken for den deaktiverte medarbeideren i medarbeiderens profil. Gå til Medarbeidere > Diverse > Deaktivert > finn medarbeideren og klikk Rediger. Klikk på Vis deaktiveringshistorikk i det røde banneret, som vist på bildet under. ⬇️

Hvorfor får jeg en astronaut når jeg prøver å deaktivere en medarbeider?

Det kan være av følgende grunner:

Medarbeideren er ikke del av noen avdeling. Legg medarbeideren til en avdeling ved å klikke på navnet deres og på knappen +Legg til under Avdeling
fødselsdatoen er satt til et ugyldig år som 2984. For å fikse dette, endre fødselsdatoen fra Planday-appen

Hvorfor kan jeg ikke se de deaktiverte medarbeiderne?

Dette er vanligvis fordi du er begrenset til én eller flere avdelinger og ikke har tilgang til alle. Når medarbeidere deaktiveres, mister de tilknytningen til en avdeling.

Du kan ta kontakt med support så hjelper de deg med denne forespørselen.

Gjenopprett medarbeidere

Jeg har gjenopprettet en medarbeider, men jeg kan ikke registrere ferie på fraværskontoen deres. Hvorfor?

Da medarbeideren ble deaktivert, ble fraværskontoen inaktiv. Å gjenopprette medarbeideren reaktiverer ikke fraværskontoen.

Kontakt Support-teamet vårt som kan hjelpe deg med dette, eller tildel en ny fraværskonto til medarbeideren.

Hvordan gjenoppretter jeg en medarbeiders avspaseringskonto?

Etter at en medarbeider er deaktivert, blir avspaseringskontoen inaktiv og kan ikke gjenaktiveres selv om medarbeideren gjenopprettes.

Hvis du vil ha denne kontoen gjenaktivert, må du kontakte Support-teamet vårt

Alternativt kan du beholde den gamle avspaseringskontoen og opprette en ny.

Slik gjør du det:

Gå til Planday web > Vaktplan > Fraværskontoer > Avspaseringskontoer > Velg kontostatusen Inaktiv
Sett en utløpsdato for den gamle avspaseringskontoen
Gå til Innstillinger > Fravær > Regelsett > Rediger avspaseringsregelsettet
Sett en Nullstill-dag i avspaseringsregelsettet. Sørg for at alternativet Forny automatisk ikke er avkrysset
Tildel den nye avspaseringskontoen og sett startdato til dagen etter utløpsdatoen du satte, og fjern sluttdato på den nye kontoen
Gå tilbake til avspaseringsregelsettet og fjern Nullstill-dagen

Hvor kan jeg se hvem som gjenopprettet en medarbeider?

Du kan gå til Medarbeidere > Rediger relevant medarbeider > Klikk på Brukerfunksjoner > Deaktiveringshistorikk.

Jeg gjenopprettet en medarbeider, men hen kan fortsatt ikke logge inn i Planday. Hva gjør jeg?

Du må sjekke om brukernavnet er korrekt. Rediger medarbeiderens profil og sjekk brukernavnet (e-mail) øverst til venstre. Hvis e-mailen er feil, følg stegene i.oppdater en medarbeiders brukernavn (e-mail) som leder. .
Send en lenke for å nullstille passord slik at medarbeideren kan nullstille passordet. Følg stegene i hvordan nullstille et passord på vegne av medarbeideren.