🔓 Tilgangsnivå i Planday: Administrator, Vaktplanlegger.
🌐 Abonnementsplan: Alle.
⏱️ Oppsettid: 5 min.
✅ Nødvendige trinn: Opprette, flytte, kopiere og slette vakter
ℹ️ Viktig å vite: Scheduling explained (EN), Vaktplan — Vanlige spørsmål og feilsøking.
🟡 Er dine medarbeidere kontraktfestet til bestemte arbeidstider? Bruk Kontraktfestet tilgjengelighet eller Arbeidstidsregler for å administrere vaktplanene deres mer nøyaktig.
For medarbeidere, se Hvordan angi din tilgjengelighet i Planday.
Hva er tilgjengelighet?
Tilgjengelighet er et verktøy som lar medarbeidere kommunisere sine foretrukne arbeidstider og tider de ikke kan jobbe. Denne funksjonen forenkler vaktplanleggingen, noe som fører til en mer effektiv vaktplan som minimerer stress for både ledere og ansatte ved å redusere behovet for hyppige vaktskifter og tilfeller av uteblivelse.
Start med å la dine medarbeidere legge inn sine tilgjengelighetspreferanser for en periode og lås dem. Denne informasjonen vil deretter fungere som en veiledning når du oppretter vaktplaner og når du skal fylle ledige vakter.
Godt å vite:
Selv om en medarbeider markerer seg som utilgjengelig, kan du fortsatt planlegge dem til arbeid ved behov. Å ha innsikt i deres tilgjengelighet bidrar imidlertid til å redusere frem-og-tilbake-kommunikasjon, unngå unødvendige vaktskifter og minimere risikoen for uteblivelse.
Oppfordre medarbeidere til å sende inn sine tilgjengelighetspreferanser på forhånd innen en bestemt dag. Når disse er mottatt, lås preferansene for å legge til rette for nøyaktig tildeling av vakter.
Ledere kan også manuelt sette og låse medarbeideres tilgjengelighetspreferanser i Planday for å gjenspeile avtaler gjort utenfor plattformen.
Bruke tilgjengelighet ved vaktplanlegging på Planday web
Når du oppretter en vakt, vises tilgjengelighet ved siden av hver medarbeider i form av en tommel opp eller ned. Slik fungerer det:
Medarbeidere setter sin tilgjengelighet i Planday-appen eller på web.
Tilgjengelighet vises på vaktplanen:
🟢Grønn tommel opp for tilgjengelig
🔴Rød tommel ned for utilgjengelig
Ledere bruker denne informasjonen til å tildele vakter basert på medarbeideres preferanser.
Hold musepekeren over tommel-ikonet for å se eventuelle kommentarer fra medarbeideren.
Bruk dette som en veiledning når du tildeler vakter. Selv om det ikke alltid er mulig å imøtekomme alles preferanser, hjelper denne informasjonen deg med å ta mer informerte valg.
Tilpass tilgjengelighetsalternativer via innstillinger
Hvis du trenger å endre standardalternativene, kan du tilpasse hvordan medarbeidere setter sin tilgjengelighet i ditt Planday-arbeidsområde for å bedre matche dine vaktplanbehov.
Gå til Planday web > Innstillinger > Vaktplan > Bytt og Tilgjengelighet > Tilgjengelighet
Her kan du sette følgende alternativer:
Begrense visning til X måneder frem i tid – (ikke lenger støttet) Ble tidligere brukt for å begrense hvor langt frem i tid medarbeidere kunne sette tilgjengelighet.
Tilgjengelige dager
Bruk kalenderdager - (standard) Lar medarbeidere sette tilgjengelighet for hvilken som helst dag i året.
Bruk virkedager fra vaktplanen - (ikke lenger støttet) Begrenset tidligere tilgjengelighet til planlagte virkedager.
Bruk CRM-prosjekter - (ikke lenger støttet)
Tilgjengelige alternativer
Kan / kan ikke jobbe - (standard) Spør medarbeidere om de kan eller ikke kan jobbe per dag
Intervaller - La medarbeidere velge fra egendefinerte tidsblokker du oppretter (f.eks. Dagvakter, Kveldsvakter, Nattevakter)
Velg start- og sluttidspunkt - Dette alternativet lar medarbeidere angi nøyaktige tidspunkter for når de kan eller ikke kan jobbe.
For eksempel, hvis du vil vite hvem som er tilgjengelig for helgevakter, men ikke er sikker på hvor lenge, kan du bruke Velg start- og sluttidspunkt. Medarbeidere blir da bedt om å velge hvilket tidsrom de kan jobbe når de oppdaterer tilgjengeligheten.Hvilke faner som er synlige, Forpliktelse, Filter, Avvik – Disse gamle innstillingene støttes ikke lenger.
Slik ser medarbeidere tilpassede tilgjengelighetsinnstillinger på Planday web
I dette eksempelet har en leder konfigurert tilgjengelighet for å samle inn spesifikke preferanser fra medarbeidere, som for eksempel tid på dagen. Dette gjøres ved å velge "Intervaller" fra "Tilgjengelige alternativer" på siden "Bytt og Tilgjengelighetsinnstillinger". Når dette er satt opp, blir medarbeidere bedt om å velge fra disse definerte alternativene når de sender inn sin tilgjengelighet.
Slik registrerer medarbeidere tilgjengelighet
Den beste måten for medarbeidere å angi sin tilgjengelighet på er via Planday-appen. For en mer detaljert visning kan de logge inn via en browser.
For instruksjoner om hvordan du setter din arbeidstilgjengelighet, se: Hvordan sette din arbeidstilgjengelighet i Planday.
Ofte stilte spørsmål om tilgjengelighet
Kan ledere angi tilgjengelighet på vegne av ansatte?
Kan ledere angi tilgjengelighet på vegne av ansatte?
Ja, men kun fra Planday web (ikke appen). Gå til Planday web > Vaktplan > Tilgjengelighet > Ny tilgjengelighet og angi tilgjengelighetsinnstillingen for en medarbeider.
På web kan tilgjengelighet kun settes for én medarbeider per dag, masseoppdateringer støttes ikke for ledere på web eller i appen.
I appen kan kun personlige tilgjengelighetsønsker settes av medarbeideren.
ℹ️ Trenger du mer hjelp?
🔍 Søk i Help Center | Se Videoopplæringer på Tutorials.Planday.com (EN)
💬 For personlig support
Logg på Planday og kontakt supportteamet vårt via det blå ikonet nederst hvis du har flere spørsmål, eller bestill et en-til-en-opplæringsøkt med en ekspert.