Abwesenheit beantragen

Warum kann mein Mitarbeiter keinen Abwesenheitsantrag stellen?

Prüfen Sie in diesem Fall:

Ist dem Mitarbeiter aktuell ein aktives Abwesenheitskonto zugewiesen? Um das zu überprüfen, gehen Sie zu Dienstplan > Abwesenheitskonten > geben Sie den Namen des Mitarbeiters in er Suchleiste ein > wählen Sie oben den Filter Aktiv und geben Sie den aktuellen Zeitraum an. Wenn kein Konto erscheint, müssen Sie dem Mitarbeiter erst eines zuweisen – ohne Abwesenheitskonto kann kein Abwesenheitsantrag gestellt werden.
Wenn der Mitarbeiter ein aktives Konto zugewiesen hat, ist ein möglicher Grund, dass ein anderer Antrag vorliegt, der sich überschneidet. Dies können Sie unter Dienstplan > Abwesenheitsanträge prüfen. Wenn ein anderer Antrag vorliegt, lehnen Sie diesen erst ab, bevor ein neuer gestellt werden kann.
Ein weiter Grund kann sein, dass die Abwesenheitsrichtinie, auf deren Grundlage das Konto erstellt wurde, kein negatives Guthaben erlaubt. Diese Einstellung können Sie unter Einstellungen > Abwesenheit, Überstunden, Urlaub > Richtlinien prüfen. Wenn Mitarbeiter in der Lage sein dürfen, bei Anträgen mit ihren Guthaben ins Negative zu gehen, wählen Sie unter Negativer Kontostand die Option Zulassen.

Wie kann ich mit einem abgelaufenen Abwesenheitskonto Anträge erstellen?

Leider ist es nicht möglich, ein abgelaufenes Abwesenheitskonto für Urlaubsanträge zu nutzen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie vor Ablauf eines Gültigkeitszeitraums alle Anträge bearbeitet haben.
Beachten Sie, dass Sie am Guthaben von Abwesenheitskonten Manuelle Anpassungen vornehmen können. Informationen dazu finden Sie hier.

Ist es möglich, einen Abwesenheitsantrag zu stellen, obwohl der Kontostand nicht hoch genug ist?

Ja – Sie können das ermöglichen, indem Sie in den Einstellungen der Abwesenheitsrichtlinie, auf deren Grundlage das Konto erstellt wurde, die Option Negativen Kontostand zulassen aktivieren.

Abwesenheitsanträge bearbeiten und löschen

Wie kann ich einen Abwesenheitsantrag bearbeiten?

Gehen Sie dafür zu Dienstplan > Abwesenheitsanträge > stellen Sie in den Filtern den richtigen Zeitraum und Status ein > Öffnen Sie den Antrag. Hier können Sie die Reduktion vom Guthaben für jeden Tag einzeln bearbeiten.

Finden Sie hier weitere Informationen.

💡 Beachten Sie, dass Sie dabei den Zeitraum des Antrags nicht verändern können, nur die Reduktion. In diesem Fall müssten Sie den Antrag ablehnen und erneut anders eintragen.

Wie kann ich eine genehmigte Abwesenheit wieder löschen?

Sie können eine genehmigte Abwesenheit nicht wieder löschen, aber stattdessen den ursprünglichen Abwesenheitsantrag ablehnen.
Gehen Sie dafür zu Dienstplan > Abwesenheitsanträge > Wählen Sie den richtigen Zeitraum, Status (Genehmigt) und Filter aus und finden Sie den betreffenden Antrag. Gehen Sie auf den Antrag und klicken Sie auf Ablehnen.

Warum erhalte ich eine Fehlermeldung, wenn ich einen Abwesenheitsantrag ablehnen will?

Ein möglicher Grund ist, dass das dazugehörige Abwesenheitskonto inaktiv ist. Prüfen Sie dies unter Dienstplan > Abwesenheitskonten. Suchen Sie nach dem Namen des Mitarbeiters und filtern Sie nach inaktiven Konten.

Abwesenheitsanträge überblicken und exportieren

Wie kann ich Abwesenheitsanträge exportieren?

Exportieren Sie die Abwesenheitsanträge für einen bestimmten Zeitraum unter Dienstplan > Abwesenheitsanträge > Exportieren > Abwesenheitsbericht. Im folgenden Fenster können Sie die Details für den Export angeben und dann über Bericht drucken > Datei herunterladen abschließen.

Warum kann ich nicht alle Abwesenheitsanträge eines Mitarbeiters in der Übersicht sehen?

Ein wahrscheinlicher Grund dafür ist, dass Sie nicht den richtigen Zeitraum ausgewählt haben.

💡Standardmäßig ist der Starttag des Zeitraums der erste Tag des aktuellen Monats.

Um alle Abwesenheitsanträge eines Mitarbeiters zu sehen, wählen Sie den Beginn des Gültigkeitszeitraums seines Abwesenheitskontos als das Startdatum des Zeitraums.

Verschiedenes

Wie stelle ich sicher, dass ein Mitarbeiter trotz Abwesenheit seine Vertragsbedingungen erfüllt?

Während ihrer Urlaubszeit sind Mitarbeitern normalerweise keine Schichten zugewiesen.

Derzeit gibt es in Planday zwischen Urlaubszeit und der Berechnung der Vertragsbedingungen keine automatische Verbindung.

Daher bewegt sich die Bilanz der Vertragsbedingungen ins Negative. Aus diesem Grund ist es üblich, dass Mitarbeitern mit Vertragsbedingungen während des Urlaubs Schichten mit einer Schichtart für Abwesenheit / Urlaub eingetragen werden, sodass die Vertragsbedingungen erfüllt bleiben.

Überprüfen Sie dafür, ob Ihre Schichtart für Urlaub auch in den Vertragsbedingungen aktiviert ist. Gehen Sie dafür zu Einstellungen > HR > Vertragsbedingungen > Wählen Sie die jeweilige Vertragsbedingung aus und setzen Sie einen Haken bei der Schichtart, die Sie für die Abwesenheit verwenden.

Wenn Sie eine Schichtart für Urlaub nutzen, erscheint die Abwesenheit in Ihrem Lohndatenexport doppelt – einmal wegen des Abwesenheitsantrags, einmal wegen der Schichtart. Wenn Sie dies vermeiden möchten, können Sie folgenden Schritten folgen:

Gehen Sie zu Einstellungen > Lohn > Ausdrucke > Lohnart ignorieren.
Geben Sie hier eine Lohnart ein, die Sie im Lohndatenexport ignorieren möchten.
Weisen Sie Ihrer Schichtart für Urlaub diese Lohnart zu.

In der CSV- und Excel-Version des Lohndatenexports tauchen Elemente mit dieser Lohnart dann nicht mehr auf.

Wie kann ich einstellen, dass Manager Ihren eigenen Urlaub nicht genehmigen dürfen?

Diese Einstellung ist möglich. Wenden Sie sich dafür bitte an unser Support-Team, das Ihnen bei der Einrichtung hilft.

Wie kann ich sicherstellen, dass die richtigen Manager Abwesenheitsanträge bearbeiten?

Dies kann z. B. der Fall sein, wenn einer Ihrer Manager Zugang zu einer bestimmten Abteilung hat und nur benachrichtigt werden soll, wenn ein Mitarbeiter dieser Abteilung Abwesenheit beantragt. Dafür können Sie die Teamleiter-Funktion nutzen – Erfahren Sie hier mehr dazu.

Ich möchte verhindern, dass zu viele Mitarbeiter gleichzeitig abwesend sind. Wo habe ich die beste Übersicht / Kann ich ein Limit einstellen?

Momentan gibt es keine Funktion, mit der Sie solch ein Limit einrichten können. Um zu viel gleichzeitige Abwesenheit zu verhindern, können Sie jedoch folgendes tun, um eine bestmögliche Übersicht zu bekommen:

Gehen Sie zu Dienstplan > Abwesenheitsanträge.
Wählen Sie oben rechts das Kalender-Symbol, um in die Kalenderansicht zu wechseln.
Geben Sie oben die richtigen Filtereinstellungen ein – z. B. den Zeitraum, die Abteilung oder Status des Antrags (Genehmigte Anträge entsprechen Abwesenheit).
Erhalten Sie so eine bessere Übersicht, wer wann im Urlaub ist. Genehmigte Anträge erscheinen in grün, ausstehende Anträge in orange.

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