Det er enkelt å komme i gang med Planday, men før du starter å planlegge, må du registrere medarbeiderne dine i systemet. Følg trinnene under for å komme i gang.
Har du ikke en Planday-konto? Gå til www.planday.com/signup for å prøve gratis i 30 dager.
I denne veiledningen kommer vi til å bruke en liten restaurant som eksempel, men trinnene er de samme for virksomheter i alle bransjer.
​

I Planday er vaktplanen organisert i avdelinger, noe som betyr at du trenger én avdeling for hver av dine nåværende vaktplaner. For en restaurant betyr dette vanligvis at du har én avdeling for serveringsområdet og én for bakrommet.
Senere vil du tilordne medarbeiderne dine til en avdeling basert på hvor i virksomheten de kan arbeide. Ta en titt på strukturen til Planday hvis du vil se mer om systemlogikken.

Personalgrupper bidrar til å organisere personalet ditt basert på ferdigheter og rollene de utfører i virksomheten. Avdelinger styrer hvor medarbeidere kan arbeide, mens personalgrupper styrer hvilke roller og vakter en medarbeider kan påta seg. Gå til Personer > Medarbeidere > Opprett personalgruppe.
Avdelinger og personalgrupper er de to primære byggeklossene i Planday. Av hensyn til fleksibilitet kan hver medarbeider tilordnes til flere avdelinger og personalgrupper.
Når du senere oppretter vakter i Planday, kan kun medarbeidere som er tilordnet til avdelingen og personalgruppen som er angitt for vakten, påta seg den.

Du kan nå opprette medarbeidere og tilordne dem til avdelinger og personalgrupper basert på hvilke roller de kan utføre i virksomheten. Gå til Personer > Medarbeidere > Opprett medarbeider.
Når du oppretter medarbeidere, anbefaler vi deg å legge til kontaktopplysningene deres så du kan invitere dem til Planday. I tillegg kan du tilordne medarbeiderne dine til avdelinger og personalgrupper, som vil avgjøre hvilke vakter på vaktplanen de kan påta seg.

Når du har opprettet avdelinger, personalgrupper og medarbeidere, er du klar til å starte å planlegge. Gå til Vaktplan > Vaktplan i toppmenyen og velg hvor du ønsker å opprette en vakt. Så enkelt er det.
I vaktplanen kan du arbeide i tre ulike visninger: Medarbeidere, Grupper og Vaktplanfunksjoner. Inntil videre finner du det du trenger i visningene Medarbeidere og Grupper. For å få mer informasjon om visningen Vaktplanfunksjoner kan du ta en titt på denne artikkelen.
​

For å opprette en vakt klikker du på vaktplanen der du ønsker å opprette vakten. Vakter kan opprettes i hvilken som helst av de tre visningene: Grupper, Medarbeidere og Vaktplanfunksjoner.
​

For å flytte en vakt trenger du bare å dra og slippe den der du vil. Denne funksjonen er spesielt nyttig hvis du skal tildele ledige vakter i visningen Medarbeidere. Bare dra en ledig vakt og slipp den for å tildele den til en medarbeider.
​

Hvis du har den samme vakten på flere dager, kan du kopiere vakten ved å bruke Alt/Option (Mac) eller Alt (Windows) og plassere en kopi av vakten der du trenger den.
For å kopiere en vakt holder du inne Alt/Option (Mac) eller Alt (Windows) og drar den dit du vil ha den kopiert.
​

Vakter kan slettes individuelt, eller du kan slette alle vakter i en enkelt uke på en gang.

Når du har gjort deg kjent med vaktplanen og ønsker å redusere tiden du bruker på å planlegge, er det på tide å sette seg inn i vaktplanmaler. Ta en titt på denne artikkelen for å få mer informasjon om maler.
​

Vil du spore timene til medarbeiderne dine i Planday? Med stemplingsuret kan medarbeiderne starte og avslutte vaktene sine ved å bruke appen, og du kan godkjenne timelister for lønnskjøring i Planday. I tillegg kan du alltid sammenligne de planlagte vaktene med hvordan medarbeiderne faktisk arbeidet. Dette er et flott verktøy for å forbedre vaktplanen din kontinuerlig og holde kontroll på kostnadene. Du kan finne ut mer om stemplingsuret i denne artikkelen.

Når vaktplanen din er klar og stemplingsuret er satt opp, kan du invitere alle medarbeiderne dine på en gang.
Gå til Personer > Medarbeidere og klikk på Send innlogginger, som du finner på Verktøy-menyen. Du kan også filtrere etter avdelinger.
Du finner mer informasjon om å invitere medarbeidere i denne artikkelen.
​

Etter at du har kommet i gang med din første vaktplan og du har invitert medarbeiderne dine, ønsker du kanskje å lære mer om: