🎯 For administratorer som ønsker å overføre sine medarbeidere fra en type fraværskonto til en annen, som fra en opparbeidet konto til en fast konto.

Du er kanskje her fordi du står overfor en av følgende vanlige situasjoner: ⬇️

Situasjon 1	En medarbeider endrer sin ansettelsestype, enten fra timebasert til fastlønnet eller omvendt.
Situasjon 2	Du vil endre kontoen fra dagsbasert til timebasert, eller omvendt.
Situasjon 3	Du ønsker å overføre en medarbeider fra en type opparbeidet konto til en annen type opparbeidet konto
Situasjon 4	En medarbeiders konto ble opprettet basert på et feil regelsett.
Situasjon 5	Medarbeiderens fraværskonto bruker for øyeblikket det gamle regelsettet, og du vil bytte til det nye fraværsregelsettet. Du kan følge veiledningen Overgang fra gamle fraværskontoer til nye fraværskontoer (EN) for å finne ut hvordan du gjør det.

Merk: Finn flere detaljer om situasjonene her.

Generelle trinn: Overgang fra en type fraværskonto til en annen

Merk: Vi anbefaler at du overfører ved starten av det nye ferieåret når den første kontoen er i ferd med å utløpe. På den måten trenger du bare å overføre de søknadene som allerede er gjort for det kommende året, og du vil beholde konsistente feriedata.

Hvis du ønsker å overføre i løpet av ferieåret, kan det hende du må justere hver medarbeiders nåværende saldo individuelt og overføre søknader mellom endringsdatoen og slutten av ferieåret.

Følg trinnene nedenfor for å overføre fra en ferie konto til en annen. ⬇️

Trinn 1: Bruk den nye kontoen

Merk: Hvis kontoen er begrenset til spesifikke medarbeidertyper, husk å oppdatere medarbeiderens medarbeidertype (EN) i deres Ansettelse-fane.

Du må først ha det nye regelsettet for medarbeideren du ønsker å overføre. Se Hvordan opprette et fast fraværsregelsett (EN) eller Hvordan opprette et opparbeidet fraværsregelsett.

Deretter følger du disse trinnene:

Gå til Vaktplan > Fraværskontoer > Klikk på Administrer fravær > Opprett fraværskontoer. Se Hvordan bruke fraværskontoer på dine medarbeidere for flere detaljer.

Tips: Startdatoen for avviklingsperioden er vanligvis datoen for overgangen.

Trinn 2: Overfør de avventende feriesøknadene til den nye kontoen

⬆️ Rediger medarbeiderens profil og følg disse trinnene:

Gå til fanen Fravær
Endre startdatoen for perioden til endringsdatoen
Åpne hver avventende feriesøknad som er knyttet til kontoen du vil overføre fra
Klikk på feriedagene som er forespurt for å endre kostnaden til 0
Klikk på feriedagene du ønsker å søke fra den nye kontoen og skriv inn den daglige kostnaden
Klikk på Godkjenn

Trinn 3: Juster de godkjente fraværssøknadene for perioden etter endringsdatoen

Hvis du har godkjent feriesøknader som bør trekkes fra den nye kontoen i stedet, kan du redigere medarbeiderens profil og følge disse trinnene:

Gå til fanen Fravær
Endre startdatoen for perioden til endringsdatoen
Åpne hver godkjente søknad som er knyttet til kontoen du vil overføre fra
Klikk på feriedagene som er forespurt for å endre kostnaden til 0
Klikk på feriedagene du ønsker å søke fra den nye kontoen og skriv inn den daglige kostnaden
Klikk på Godkjenn/Lagre

Alternativt kan du navigere til Vaktplan > Fraværssøknader > Endre startdatoen for perioden til endringsdatoen > Endre filteret til Godkjent og følg trinnene ovenfor for å overføre kostnaden.

Trinn 4: Sett en utløpsdato for den gamle kontoen

For å opprettholde dataene knyttet til den gamle feriekontoen, er det nødvendig å sette en utløpsdato, vanligvis satt som dagen før endringsdatoen. For å sette en utløpsdato, følg disse trinnene:

Rediger medarbeiderens profil og naviger til fanen Fravær.
Rediger feriekontoen ved å justere sluttdatoen for både oppsparing og avviklingsperioder til å være dagen før endringsdatoen.
Klikk på Lagre

Trinn 5: Valgfritt - Juster åpningssaldoen for den nye kontoen

Tips:

Før dette trinnet anbefaler vi at du eksporterer saldoen for alle de nye kontoene og den gamle kontoen. For å gjøre dette, gå til Vaktplan > Fraværskontoer.

For å få saldoen til den gamle kontoen, juster perioden for å matche gyldighetsdatoene for denne kontoen, velg kontostatus Alle og i Filtre, velg navnet på kontoen du ønsker å eksportere data fra og klikk på Eksporter øverst til høyre.
For å få åpningssaldoen til den nye kontoen, juster perioden for å matche gyldighetsdatoene for denne kontoen, velg kontostatus Aktiv og i Filtre, velg navnet på kontoen du ønsker å eksportere data fra og klikk på Eksporter øverst til høyre.

Juster åpningssaldoen for den nye kontoen hvis den gamle kontoen hadde noen saldo igjen på den justerte sluttdatoen.

Merk: Hvis en medarbeider starter midt i perioden og har en fast feriekonto, må du manuelt sette inn åpningssaldoen. Planday utfører ikke proporsjonale beregninger i slike tilfeller.

For å justere åpningssaldoen, følg disse trinnene:

Rediger medarbeiderens feriekonto
I Åpningssaldo-seksjonen, endre Saldo på startdatoen
Klikk på Lagre

Alternativt,

Rediger medarbeiderens feriekonto
I Manuelle justeringer-seksjonen, klikk på Rediger
Legg til eller trekk fra dager eller timer
Bruk justeringen på startdatoen for kontoen

Lær mer om Manuelle justeringer i Hvordan gjøre justeringer til fraværssaldo (EN).

Tips: Med det andre alternativet vil du ha en historikk over justeringen (hvem som gjorde det og når) og du kan legge til en kommentar.

Brukstilfeller

Eksempel 1: Bytt fra opparbeidet konto til fast konto

For medarbeidere som endrer ansettelsesstatus, for eksempel fra timebasis til fastlønnet, kan du overføre dem til en ny feriekonto.

I eksempelet nedenfor er Tom en medarbeider på timebasis og har en opparbeidet konto. Han bytter til fastlønnet medarbeider 01.10.2023. Hans opparbeidede konto avsluttes 31.03.2024.

For å overføre ham til en ny konto, må du:

Sørge for at han har riktig medarbeidertype. Se hvordan du oppdaterer medarbeiderens medarbeidertype (EN).
Bruk den nye faste kontoen med startdato satt til datoen for overgangen (i Toms tilfelle, 01.10.2023)
Åpne alle avventende fraværssøknader for perioder etter 01.10.2023 og overfør dem til den nye kontoen. Se Trinn 2 som viser deg hvordan du gjør det
Juster de godkjente fraværssøknadene for perioden etter overgangsdatoen. Se Trinn 3 ovenfor som viser deg hvordan du gjør det

Hvis medarbeideren har dager igjen fra den opparbeidede fraværskontoen som du må betale ut, kan du eksportere en fraværskontorapport ved å gjøre følgende:

Gå til Vaktplan > Fraværskontoer
Sett datoene i periodefilteret fra starten av oppsparingsperioden til dagen før overgangsdatoen
Klikk på Filtre og velg fraværskontoen
Klikk på Eksporter
Den siste kolonnen Fraværslønn - på sluttdagen av periodefilteret i eksporten vil gi deg beløpet som skal betales.

Merk: Hvis du ikke vil betale ut de gjenværende dagene, kan du sette den gjenværende saldoen som Åpningssaldoen (EN) for den nye kontoen.

Sett en utløpsdato for den gamle kontoen. Gå til Trinn 4 for å finne ut hvordan du gjør det.

Eksempel 2: Bytt fra en type opparbeidet konto til en annen type opparbeidet konto

En medarbeider går opp eller ned i timer, så du må overføre denne medarbeideren til en ny konto. Du må gjøre følgende:

Valgfritt: Bytt medarbeidertype i medarbeiderens Ansettelse-fane
Bruk den nye feriekontoen med startdato satt til datoen for overgangen.
Følg Trinn 2: Overfør de avventende feriesøknadene til den nye kontoen
Hvis det er noen saldo igjen på den gamle kontoen, nullstill den
Utløp den gamle fraværskontoen til medarbeideren ved å sette sluttdatoen til dagen før overgangsdatoen
Sett inn antall dager igjen i startsaldoen til den nye opparbeidede fraværskontoen

Merk: For å nullstille en konto, enten gjør en manuell justering eller book ferie fra den.

Eksempel 3: En konto ble opprettet ved en feil

Hvis kontoen ble opprettet ved en feil, for eksempel en medarbeider på timebasis fikk en fast fraværskonto i stedet for en opparbeidet fraværskonto, må du følge disse trinnene:

Eksporter en Fraværssøknader-rapport som matcher gyldighetsdatoene for kontoen. Dette gir deg alle søknadene som må legges inn på nytt for den nye kontoen
Avvis alle de Avventende og Godkjente søknadene for kontoen som må slettes.
Slett fraværskontoen fra medarbeiderens Fravær-fane eller under Vaktplan > Fraværskontoer
Bruk den nye fraværskontoen
Legg inn alle Godkjente og Avventende Fraværssøknader på nytt i de nye kontoene som ble avvist i Trinn 2.

Merk: Saldoen på kontoen må være 0 for å kunne slette den.

ℹ️ Trenger du mer hjelp?

🔍 Søk i Help Center | Se Videoopplæringer på Tutorials.Planday.com (EN)

💬 For personlig support

Logg på Planday og kontakt supportteamet vårt via det blå ikonet nederst hvis du har flere spørsmål, eller bestill et en-til-en-opplæringstime med en ekspert

Hvordan overføre fra en type fraværskonto til en annen