🔓 Tilgangsnivå i Planday: Administrator
🌐 Abonnementsplan: Plus, Pro, Enterprise
⏱️ Lesetid: 8 min.
✅ Nødvendige trinn: Opprett en fast fraværskonto, Slik setter du opp opptjente fraværskontoer, Opprett fraværskontoer for dine ansatte, og administrer fraværsforespørsler
ℹ️ Viktig å vite: Fraværshåndtering i Planday
Notat:
Du kan ikke booke fravær fra en utløpt konto siden denne kontoen har blitt inaktiv. Sørg derfor for å behandle alle fraværssøknader før kontoene utløper.
Sørg for å godkjenne alle vakter som teller mot opptjening og at du godkjenner alle søknader før kontoene utløper, ellers vil eventuelle overføringskontoer bli opprettet med feil saldo
Be om fravær
Hvorfor kan ikke en av mine medarbeidere sende inn en fraværssøknad?
Hvorfor kan ikke en av mine medarbeidere sende inn en fraværssøknad?
Det kan skyldes en av disse årsakene:
Sjekk om medarbeideren har en aktiv fraværskonto ved å gå til Vaktplan > Fraværskontoer, skriv inn medarbeiderens navn i søkefeltet, og velg filteret "Aktiv" i Konto-status for kontoens gjeldende periode. Hvis ingen konto vises, må du først tildele en konto til medarbeideren, siden ingen fraværssøknad kan sendes inn uten en fraværskonto.
Hvis medarbeideren allerede har en aktiv fraværskonto, kan en annen årsak være overlappende søknader. For å kontrollere dette, gå til Planday web > Vaktplan > Fraværssøknader. Hvis det finnes en annen søknad, må du avvise den før en ny kan sendes inn.
En annen årsak kan være at regelsettet for fravær som medarbeiderens konto er opprettet fra, ikke tillater negativ saldo. For å sjekke dette, gå til Planday web > Innstillinger > Fravær og Overtid > Regelsett. Velg avkrysningsboksen "Tillate" under "Negativ saldo" hvis medarbeidere skal kunne søke om flere dager/timer enn eksisterende saldo.
Hvordan legger jeg til fraværssøknader på en utløpt feriekonto?
Hvordan legger jeg til fraværssøknader på en utløpt feriekonto?
Det er dessverre ikke mulig å booke fravær fra en utløpt konto. Du må sørge for å behandle alle fraværssøknader før ferieåret utløper.
Alternativt kan du gjøre en manuell regulering på den utløpte kontoen ved å trekke fra noen dager eller timer. For å gjøre en manuell regulering, se How to make adjustments to leave balance.
Er det mulig å booke ferie selv om du ikke har opptjent timene?
Er det mulig å booke ferie selv om du ikke har opptjent timene?
Ja, det er mulig hvis du har aktivert alternativet tillate negativ balance i regelsettet for fravær under Planday web > Innstillinger > Fravær > Regelsett.
Redigere og slette fraværssøknader
Hvordan kan jeg redigere en fraværssøknad?
Hvordan kan jeg redigere en fraværssøknad?
For å redigere en fraværssøknad, gå til Planday web > Vaktplan > Fraværssøknader > Juster perioden > Velg status godkjent eller avventer i Filter > Finn søknaden og åpne den. Deretter kan du redigere påvirkningen for en dag.
Notat: Du kan ikke utvide eller redusere datoperioden for fraværssøknaden. Du må avvise den og booke den på nytt.
Når en medarbeider søker ferie, eller jeg søker på deres vegne, er antall dager eller timer 0. Hvorfor er det slik?
Når en medarbeider søker ferie, eller jeg søker på deres vegne, er antall dager eller timer 0. Hvorfor er det slik?
Antall dager eller timer som trekkes avhenger av innstillingene i regelsettet for fravær og av andre bakgrunnsinnstillinger som en supportkonsulent kan aktivere.
Bakgrunnsinnstillinger som kun Planday Support kan endre:
Det kan være at du har aktivert alternativet som krever at vakter er planlagt på dagene medarbeidere søker fravær. Hvis du ikke har planlagt noen vakter på de aktuelle dagene, vil Planday ikke trekke noen dager eller timer. Det betyr at du må planlegge i god tid. I regelsettet for fravær kan du velge vakttypen "Ferie" som automatisk skal brukes på den planlagte vakten. Når du deretter godkjenner søknaden, vil vakttypen "Ferie" være valgt automatisk.
Ellers kan det være at du har aktivert alternativet "virkedager". I så fall vil Planday kun trekke ferie hvis den forespurte dagen er en virkedag. I din Planday settes virkedager opp i bakgrunnen. For å sjekke hvilke virkedager som er satt opp for kontoen din, kan du kontakte en Support-konsulent.
Hvis du ønsker å endre alternativet "virkedager" eller "timelister timer", kan du kontakte en Support-konsulent.
Innstillinger i regelsettet for fravær som du kan justere:
Hvis antall dager eller timer som trekkes er 0, kan det være at dagen er en helligdag. For å sjekke dette kan du se hvilken helligdagskalender som er knyttet til medarbeiderens feriekonto ved å gå til Vaktplan > Fraværskontoer og redigere medarbeiderens konto. For å se helligdager i kalenderen, gå til Innstillinger > Portalinnstillinger > Generelt > Kalender over helligdager.
Hvis fraværskontoen din er i timer, avhenger antall timer som skal trekkes for én feriedag av innstillingene beskrevet over, men også av regelsettets innstilling under "arbeidstimer per dag":
Medarbeiderinnstillinger: Trekket beregnes ved å dele Timer per måned (satt i medarbeiderens profil) på antall virkedager i måneden hvis alternativet "virkedager" er aktivert, eller etter vaktenes varighet hvis alternativet "timelister timer" er aktivert.
X foregående uker: Planday tar gjennomsnittet av timer jobbet per dag de forrige X ukene.
Angi fast sats: Angi selv i regelsettet et fast antall timer som skal trekkes.
Fravær viser ingen pengekostnad når det bookes, selv om jeg forventer en kostnad større enn 0. Hvorfor er det slik?
Fravær viser ingen pengekostnad når det bookes, selv om jeg forventer en kostnad større enn 0. Hvorfor er det slik?
Det kan være flere grunner til dette:
Medarbeideren har ikke en timelønn. For å sjekke dette, gå til Medarbeidere > Klikk på medarbeiderens navn og legg til en timelønn på relevant personalgruppe. For flere detaljer, se Sett opp og oppdaterer timelønn for dine ansatte.
Alternativet Ikke bruk er valgt i regelsettet for fravær som medarbeiderens fraværskonto er opprettet fra. For å aktivere pengeutbetaling i regelsettet for fravær, gå til Planday web > Innstillinger > Fravær og Overtid > Regelsett og rediger relevant regelsett. Under delen "Pengeutbetaling" velger du "12 foregående uker", "13 foregående uker", "52 foregående uker" eller "Angi fast sats" for å bestemme hvordan pengekostnaden beregnes.
Hvordan kan jeg slette en godkjent fraværssøknad?
Hvordan kan jeg slette en godkjent fraværssøknad?
Du kan ikke slette en godkjent fraværssøknad. Du må avvise den ved å gå til Planday web > Vaktplan > Fraværssøknader > Juster perioden > Velg den godkjente statusen i Filter > Finn søknaden og åpne den > Klikk på Avvis.
Jeg får en feilmelding når jeg prøver å avvise en fraværssøknad. Hvorfor?
Jeg får en feilmelding når jeg prøver å avvise en fraværssøknad. Hvorfor?
Det kan være fordi fraværskontoen du prøver å avvise søknaden for, er inaktiv. For å sjekke dette, gå til Vaktplan > Fraværskontoer, skriv inn medarbeiderens navn i søkefeltet, og velg filteret "Inaktiv" i Kontostatus for kontoens gjeldende periode.
Vise og eksportere fraværssøknader
Hvordan kan jeg eksportere medarbeidernes fraværssøknader?
Hvordan kan jeg eksportere medarbeidernes fraværssøknader?
Eksporter medarbeidernes samlede fraværssøknader for en valgt periode ved å gå til Planday web > Vaktplan > Fraværssøknader og klikke på Export.
Du kan deretter velge datoperioden du vil se på, kontotypen (fjern haken for «Avspasering» hvis du ikke vil inkludere disse søknadene), statusen for søknadene og avdelingene du vil ha rapporten for.
Hvorfor kan jeg ikke se alle fraværssøknadene til en medarbeider i fanen Fraværsoversikt i medarbeiderens profil?
Hvorfor kan jeg ikke se alle fraværssøknadene til en medarbeider i fanen Fraværsoversikt i medarbeiderens profil?
Det er sannsynligvis fordi feil tidsramme er valgt.
Notat: Starten av perioden er som standard satt til den første dagen i inneværende måned.
For å se alle fraværssøknadene til en medarbeider, endre startdatoen for perioden til datoen kontoen er gyldig fra.
Diverse
Kan jeg hindre ledere i å godkjenne sin egen ferie?
Kan jeg hindre ledere i å godkjenne sin egen ferie?
Ja, det er mulig å hindre ledere i å godkjenne sine egne fraværssøknader. Du må kontakte Support-teamet vårt slik at de kan aktivere en innstilling for deg.
Hvordan sørger jeg for at fraværssøknader havner hos riktig leder?
Hvordan sørger jeg for at fraværssøknader havner hos riktig leder?
La oss anta at en administrator har tilgang til en bestemt avdeling og bare skal varsles når en medarbeider i samme avdeling søker om fravær. Du kan få til dette ved å bruke supervisor feature (EN).
Jeg kan ikke ha for mange medarbeidere på ferie samtidig. Kan jeg begrense hvor mange som kan ha ferie samtidig?
Jeg kan ikke ha for mange medarbeidere på ferie samtidig. Kan jeg begrense hvor mange som kan ha ferie samtidig?
Per nå kan du ikke sette en slik begrensning. Du kan imidlertid sjekke kalendervisningen for å få en oversikt over alle godkjente og avventende fraværssøknader innenfor en spesifikk tidsramme. For å gjøre dette, følg disse trinnene:
Gå til Planday web > Vaktplan > Fraværssøknader.
Øverst til høyre, bytt fra Liste til Kalender ved å klikke på ikonet. Rediger filtrene slik at riktig tidsramme, Avdelinger og Fraværssøknader vises.
Du vil kunne se alle de godkjente søknadene (i grønt) og avventende søknader (i oransje) i den valgte perioden.
Må du legge inn avviklet ferie i vaktplanen i tillegg til å ha dem som fraværssøknader? Hva er påvirkningen på lønnseksporten?
Må du legge inn avviklet ferie i vaktplanen i tillegg til å ha dem som fraværssøknader? Hva er påvirkningen på lønnseksporten?
Du må legge på en ferie-vakttype i tillegg til fraværssøknaden hvis du er i minst én av følgende situasjoner:
Du vil at ferietimene skal telle mot avtalefestede timer.
Du ønsker å legge en feriekostnad til lønnskostnadene i vaktplanen.
Hvis ingen av situasjonene over gjelder, trenger du bare fraværssøknadene, uten vakttypen i tillegg.
Hvis du også bruker vakttypen i tillegg, vil fravær vises to ganger i Lønnsrapporten, én gang for vakttypen og én gang for fraværssøknaden.
Tilordne en lønnsart til ferie-vakttypen
Gå til Planday webb Innstillinger > Lønn > Utskrifter > Ignorer lønnsarter og skriv inn vakttypens lønnsart som du vil ignorere.
Notat: Dette fungerer bare for csv- og Excel-formatene av lønnsrapporten.
Finnes det en måte å inkludere ferietimer i vaktplanen for hver medarbeider når du ser på kontraktsregler?
Finnes det en måte å inkludere ferietimer i vaktplanen for hver medarbeider når du ser på kontraktsregler?
Ja. For dette må du legge vakttyper på dagene medarbeideren er på ferie og få timene til å telle mot avtalefestede timer ved å gå til Planday web > Innstillinger > HR > Kontraktsregler.
Velg kontraktsregel
Klikk på Vakttyper og velg ferie-vakttypen som skal telle mot de avtalefestede timene.