Die Planday App als Admin/Manager nutzen – FAQ

🎯 Für Admins. Als Mitarbeiter, lesen Sie Planday App für Mitarbeiter – FAQ oder Einführung in die Planday App.

In dieser Tabelle sehen Sie eine Übersicht, welche Aktionen Sie in der Web-Version, und welche Sie in der Planday App durchführen können: ⬇️

Manager-Aktion	App & Web	Nur Web
Mitarbeiter erstellen, bearbeiten und einladen	✔️
Anwesenheit sehen	✔️
Schichttausch / -übernahme, Übernahme Offener Schichten bearbeiten	✔️
Stempelzeiten genehmigen	✔️
Schichten erstellen, bearbeiten und löschen	✔️
Neuigkeiten und Events sehen	✔️
Mitarbeitern Nachrichten schicken	✔️
Benutzernamen / Passwörter von Mitarbeitern bearbeiten		✔️
Dokumente und Verträge in Mitarbeiterprofile hochladen		✔️
Infos zu Lohn und Umsatz sehen und bearbeiten		✔️
Abteilungen oder Personalgruppen erstellen		✔️
Neuigkeiten und Events erstellen		✔️
Abwesenheitsanträge bearbeiten		✔️
Guthaben auf Abwesenheitskonten sehen		✔️

Wir empfehlen, die meisten Aktionen in der Web-Version von Planday durchzuführen.

Mitarbeiter

Ich kann nicht alle meine Mitarbeiter aufgelistet sehen

Die Kontaktinformationen von Mitarbeitern können so eingestellt sein, dass sie nicht öffentlich sind. In diesem Fall können Manager, die nicht die Berechtigung haben, Mitarbeiterdaten zu bearbeiten, diese Mitarbeiter nicht sehen – selbst, wenn diese in der selben Abteilung sind.
Mehr über die Sichtbarkeit von Mitarbeiterdaten erfahren Sie hier.

Ein Mitarbeiter kann seine Einladungs-E-Mail nicht sehen

Mögliche Lösungen finden Sie im Artikel Warum kann ich mich nicht einloggen?

Abwesenheit

Kann ich Abwesenheitsanträge in der App genehmigen?

Diese Aktion lässt sich im Moment nur in der Web-Version durchführen.

Mein Mitarbeiter sagt, dass er keine Abwesenheitsanträge stellen kann

Prüfen Sie, ob der Mitarbeiter ein aktives Abwesenheitskonto zugewiesen hat. Dafür gehen Sie in der Web-Version zu Dienstplan > Abwesenheitskonten > suchen Sie in der Suchleiste nach dem Mitarbeiter > filtern Sie nach aktiven Konten, und beachten Sie den Gültigkeitszeitraum. Wenn Sie kein passendes Konto finden, müssen Sie dem Mitarbeiter zuerst ein Abwesenheitskonto zuweisen. Denn: Ohne aktives Konto kann kein Abwesenheitsantrag gestellt werden.
Ein anderer möglicher Grund ist, dass ein anderer Abwesenheitsantrag vorliegt, der sich zeitlich überschneidet. Prüfen Sie dies unter Dienstplan > Abwesenheitsanträge. Falls ein anderer vorliegt, lehnen Sie ihn zunächst ab, bevor ein neuer gestellt werden kann.

Meine Mitarbeiter sagen, dass ihnen in der App ein anderes Guthaben auf dem Abwesenheitskonto angezeigt wird, als in der Web-Version

In der App-Ansicht werden im angezeigten Guthaben sowohl genehmigte als auch ungenehmigte Anträge berücksichtigt. Wenn Sie auf das Konto tippen, sehen Mitarbeiter:

- das Saldo bis heute (Berücksichtigt werden: Die genehmigten Urlaubstage bis heute. Nicht berücksichtigt werden: Die ungenehmigten Urlaubstage oder genehmigte Urlaubstage, die in der Zukunft liegen)
- das Verfügbare Guthaben (sowohl genehmigte und noch ungenehmigte Urlaubstage werden berücksichtigt)
In der Web-Ansicht werden ungenehmigte Urlaubstage im angezeigten Guthaben nicht berücksichtigt.

Meine Mitarbeiter sagen, dass ihnen in der App ein anderes Guthaben auf dem Überstundenkonto angezeigt wird, als in der Web-Version

In der App-Ansicht werden sowohl genehmigte als auch ungenehmigte Anträge im angezeigten Guthaben berücksichtigt.
In der Web-Ansicht werden ungenehmigte Urlaubstage nicht im angezeigten Guthaben berücksichtigt.

Stempeluhr / Zeiterfassung

Ein Mitarbeiter hat sich ein- und ausgestempelt, aber ich kann in der App keine Stempelzeit zum genehmigen finden. Warum?

Wenn Sie Abweichungsregeln eingerichtet haben, können Sie Stempelzeiten nur in der Web-Version genehmigen. Lesen Sie mehr im Artikel Wie Sie Stempelzeiten genehmigen.

Ich möchte, dass meine Mitarbeiter eine Nachricht sehen, wenn sie sich mit der Planday App einstempeln. Wie mache ich das?

Wenn Sie in der Web-Version eine Nachricht verschicken, können Sie dies einstellen. Aktivieren Sie dafür beim Schreiben einer neuen Nachricht unter Nachrichtendetails die Option Nachricht in der Zeiterfassung anzeigen.

💡 Mitarbeiter sehen diese Nachricht nur, wenn sie sich mit der App einstempeln – nicht über die Web-Version oder die Kiosk-App.

Ein Mitarbeiter kann seine Schichten nicht sehen, wenn er sich über die App einstempeln will

Es könnte daran liegen, dass er am falschen Standort ist. Sie können gerne den Artikel Wie Sie mit Problemen mit der Stempeluhr umgehen empfehlen.
Zudem können Sie in der Web-Version prüfen:

Gehen Sie zu Einstellungen > Stempeluhr > Allgemein. Unter Für die Zeiterfassung aktivierte Schichtarten, prüfen Sie, welche Schichtarten für die Stempeluhr aktiviert sind. Es kann sein, dass Ihr Mitarbeiter sich zu einer Schicht einstempeln will, zu der man sich wegen der Schichtart nicht einstempeln muss.

Meine Mitarbeiter können sich nicht mit der App einstempeln

Zunächst können Sie Mitarbeitern den Artikel Wie Sie mit Problemen mit der Stempeluhr umgehen empfehlen, oder selbst darin nach einer Lösung suchen. Wenn Sie darin keine finden, versuchen Sie folgendes:

Gehen Sie zu Einstellungen > Bereich Stempeluhr > Mitarbeiterzugriff > App-Zugriff und prüfen Sie, ob für die Option Stempeluhr in App verfügbar die Auswahl Ja eingetragen ist.
Gehen Sie zu Einstellungen > Bereich Stempeluhr > Mitarbeiterzugriff > Standorte und prüfen Sie, ob die Abteilung, in der sich der Mitarbeiter einstempeln möchte, mit eingetragen ist
Versuchen Sie, den Radius des Standorts zu vergrößern. Empfehlenswert ist ein Radius von mindestens 100 Metern.

Gibt es eine Begrenzung, wie weit rückwirkend ich in der App Stempelzeiten sehen und genehmigen kann?

In der App werden Stempelzeiten gezeigt, die maximal eine Woche alt sind. Für das Genehmigen anderer Stempelzeiten können Sie die Web-Version nutzen.

Können sich Mitarbeiter einstempeln, obwohl für sie keine Schicht eingetragen ist?

Ja, das können Sie ermöglichen.
Gehen Sie dafür in der Web-Version von Planday zu Einstellungen > Stempeluhr > Anzeigeeinstellungen und aktivieren Sie unter Ohne Schicht einstempeln die Option Mitarbeiter einstempeln lassen, auch wenn sie nicht im Dienstplan stehen.

Dienstplan

Kann ich die Dienstplan-Ansicht vor Mitarbeitern verbergen, sodass sie die Schichten ihrer Kollegen nicht sehen?

Ja, das ist möglich. Wenden Sie sich dafür gerne an unser Support-Team, das Ihnen dabei helfen kann.

Verfügbarkeit von Mitarbeitern

Ich kann die Verfügbarkeit meiner Mitarbeiter in der App nicht sehen

Wenn Sie eine Schicht in der Gruppen- oder Positionen-Ansicht erstellen, wird die Verfügbarkeit der Mitarbeiter in der Liste angezeigt. ⬇️

Warum können Mitarbeiter ihre Verfügbarkeit nicht eintragen?

In diesem Fall ist diese Funktion für Ihren Account womöglich deaktiviert. Wenden Sie sich gerne an unser Support-Team.

Wie kann ich einstellen, dass meine Mitarbeiter ihre Verfügbarkeit nicht eintragen?

Wenden Sie sich gerne an unser Support-Team, falls Sie diese Funktion nicht nutzen wollen.

Lohn / Gehalt

Kann ich in der App Lohn-/Gehaltsinformationen sehen?

Nein – Nutzen Sie dafür bitte die Web-Version von Planday.

Nachrichten

Wie kann ich die Nachrichten-Funktion auf eine Abteilung beschränken?

Sie können aus der App einer ganzen Abteilung oder Personalgruppe eine Nachricht schicken.
Falls nicht, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.

Neuigkeiten und Veranstaltungen

Wie kann ich in der App Neuigkeiten und Veranstaltungen erstellen?

Diese Aktion können Sie nur in der Web-Version von Planday durchführen (Start > Veranstaltungen). In der App können Sie Neuigkeiten und Veranstaltungen sehen, sowie Einladungen annehmen oder ablehnen.

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