Din Planday URL (også kjent som virksomhets- eller portal-URL) er den unike webadressen til ditt Planday workspace. URL-en er vanligvis i følgende format virksomhetsnavn.planday.com og opprettes samtidig med kontoen din.

Som administrator kan du dele denne URL-en med teamet ditt, slik at de kan logge inn via en nettleser eller ved hjelp av Planday-appen for smarttelefon. Når du inviterer ansatte, inkluderer Planday denne URL-en i invitasjonen deres, slik at de kan bekrefte kontoen sin.

Hvis du trenger å oppdatere Planday URL-en din, kan du kontakte Planday Support, siden den ikke kan endres manuelt. Du må være administrator for hele portalen for å kunne be om denne endringen.

Tildel ansatte et Tilgangsnivå for å gi dem ytterligere rettigheter i Vaktplan, Ansatte eller Planday kontoadministrasjon. Dette er nyttig hvis du har ansatte med ulike ansvarsområder som administrerer Planday sammen med deg.

En Avdeling representerer en lokasjon eller et område i virksomheten din. Hver avdeling har sin egen vaktplan.

Eksempler: Restaurant, Kjøkken

Formoppsettet ditt brukes til å tilpasse hvilke felter som er inkludert i de ansattes profiler, og hvem som kan se og redigere dem.

En Personalgruppe brukes til å definere roller i virksomheten din. Du kan legge til ansatte i én eller flere personalgrupper basert på kompetansene deres.

Eksempler: Kokk, Servitør

Bruk Medarbeidertype til å gruppere ansatte basert på deres ansettelsesvilkår. Det gjør det enklere å bruke arbeidstidsregler, lønnstillegg og mye mer.

Eksempler: Fulltid, Praktikant

Auto-vaktplan er et verktøy som automatisk fordeler vakter basert på et sett forhåndsdefinerte regler, for eksempel arbeidstidsregler, normtimer eller ferier. Auto-vaktplan er kun tilgjengelig i Pro- og Enterprise-pakker.

Bruk Tilgjengelighet til å la ansatte angi når de kan eller ikke kan jobbe. Du kan deretter ta hensyn til disse preferansene når du oppdaterer vaktplanen.

Bruk Kontraktfestet tilgjengelighet til å se om du forsøker å planlegge vakter for ansatte utenfor deres definerte ukedager eller tidspunkter. Kontraktfestet tilgjengelighet er vanligvis basert på en ansettelseskontrakt eller en annen avtale.

I oversikten for Avtalefestede timer kan du se om betingelsene i kontraktreglene dine er oppfylt. På bakgrunn av dette kan du ta beslutninger om vaktplanlegging og overtidskompensasjon.

Bruk Kontraktsregler til å sammenligne de ansattes planlagte timer med timene de er kontraktlig forpliktet til. Dette gir deg mulighet til å se hvem som har fått tildelt for mange, for få eller riktig antall timer.

Et Utkast er en vakt som ikke er synlig for ansatte, og som du kan opprette og tildele fritt. Ansatte kan ikke se den før du publiserer den, og eventuelle allerede publiserte vakter forblir synlige i mellomtiden.

Naviger til vaktplanen for å opprette et utkast ved å aktivere Utkast og lagre det.

En Ledig vakt er en vakt som ennå ikke er blitt tildelt en ansatt. Ansatte med riktig personalgruppe kan be om å ta de ledige vaktene.

En Funksjon eller Jobfunksjon opprettes for å hjelpe deg med å spesifisere hva en ansatt er ansvarlig for i løpet av vakten. Hver Funksjon er knyttet til en Personalgruppe, noe som sikrer at kun ansatte i den aktuelle gruppen kan dekke vakter opprettet for den jobfunksjonen.

Eksempler: Bord 1–10, Cocktailbar

En Mal eller Vaktplanmal er en samling vakter som du ved behov kan bruke gjentatte ganger på vaktplanen. Maler hjelper med å spare tid og sikre ensartethet.

En Kategori (også kjent som Underavdeling eller Overskrift) er fra vaktplanen og kan brukes til å samle flere av funksjonene dine – for å angi et større aktivitetsområde på arbeidsplassen.

Eksempler: Første etasje eller Terrasse.

Bruk en Vakttype til å gi vakten en betegnelse, for eksempel Sykefravær eller Prøve. Du kan også bruke dem til å justere lønnssatsen, registrere overtid, generere rapporter og mye mer.

Bruk Arbeidstidsregler som retningslinjer for å minne deg på å planlegge de ansattes vakter i samsvar med lokal lovgivning, tariffavtaler eller andre regler.

Opprett en Pauseregel for automatisk å bruke pauser enten på et bestemt tidspunkt på dagen eller etter et bestemt antall timer.

Bruk Stemplingsur til å registrere de ansattes tilstedeværelse og punktlighet via app eller nett.

Aktiver Stemplingsurpauser for å gi ansatte mulighet til å bruke stemplerur til å registrere pausene sine.

Stemplings tid registreres når ansatte bruker stemplingsur til å stemple inn og ut av vakter. Du kan redigere og godkjenne registreringene som forberedelse til lønn.

Bruk en Stemplingsurprofil til å angi hvilke ansatte som kan bruke hvilke enheter til å stemple inn og ut med.

Bruk en Manuell pause til å legge til en pause spesifikt for en vakt direkte i vaktplanen.

Bruk Timelister til å administrere og godkjenne ansattes vakter, pauser og stempleurregistreringer.

En Policy, også kjent som feriepolicy eller fraværspolicy, kan brukes til å administrere ferier eller avspasering/fleks. Bruk dem til å definere dine foretrukne innstillinger, for eksempel varighet, overføring eller fornyelse. Du kan deretter tildele policyer til de ansatte for å kunne opprette ferier eller fleks.

En Fraværskonto eller feriekonto er en konto der en ansatts feriesaldo registreres. Fraværskontoer kan opprettes for ansatte ved hjelp av policy.

En Fraværssøknader eller ferieforespørsel gir deg beskjed om den ansattes ønske om å ta ferie. Du kan redigere, godkjenne og avslå forespørsler.

En Avspaserningskonto eller flekskonto er en konto der en ansatts avspaserningssaldo eller flekssaldo registreres. En ansatt kan bare ha én avspaserningskonto, og den kan tildeles med en kontomal.

En Lønnsrapport er en fil som inneholder informasjonen du trenger for å kjøre lønn. Den er basert på data fra Planday, som godkjente vakter, lønnstillegg, pauser og mye mer.

Lønnstillegg er en automatisk funksjon for å legge til ekstra betalinger på vakter basert på et sett med regler. Du kan for eksempel opprette et tillegg for overtid, helg eller nattevakter.

En Omsetningsenhet er i bunn og grunn et felt som inneholder omsetning. Du kan opprette flere omsetningsenheter for hver avdeling for å skille data og rapporteringsinformasjon. Minst én omsetningsenhet kreves for å bruke omsetningsmodulen.

Fastlønn er en fast betaling som en ansatt tjener for å jobbe over en bestemt periode.

En Lønnkode er en kode du kan tildele til lønnsrelaterte elementer. Dette er spesielt nyttig hvis du bruker et lønnsprogram eller en integrasjon for å behandle lønn.

En Satstype, også kjent som lønnssats, er en form for betaling som en ansatt tjener per time eller per vakt. Når det er per time, gjelder det en timesats.

Integrasjoner gjør det mulig for deg å eksportere lønnsinformasjon til lønnsprogrammer, importere salgstall fra kassesystemer, samle vaktplaninformasjon for strategisk innsikt og mer.

For å finne tilgjengelige integrasjoner for din spesifikke region, naviger til Planday web > Innstillinger > Integrasjoner > Oversikt.